«Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ)
Подсистема «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) ускоряет процесс обмена документами между участниками, повышая прозрачность их обработки и контроля. Это решение особенно актуально для компаний, которые часто обмениваются большим количеством документов и контролируют их прохождение и исполнение в подведомственных, одноуровневых или вышестоящих структурах. Пользоваться СЭВ могут коммерческие компании с территориально распределенной структурой, такие как управляющие компании, дочерние фирмы, филиалы и партнеры, а также государственные органы, включая правительство субъектов РФ, министерства, ведомства, органы местного самоуправления, территориальные управления и другие учреждения.
Основные функции
Автоматическое получение документов из других организаций.
Проверка на дубликаты и ручная регистрация при необходимости.
Автоматическая регистрация документов в системе электронного документооборота.
Автоматическое создание и отправка отчетов о выполнении и статусе документов.
Получение отчетов от получателей и их отображение в интерфейсе СЭД.
Связывание входящих документов с уже существующими в системе.
Гибкая настройка правил обмена документами и отчетностью.
Отправка электронных документов через систему электронного взаимодействия (СЭВ).
Архитектура системы СЭВ
- Конвертер электронных сообщений.
- Интеграция с сервисами обмена данными.
- Извлечение и подготовку документов.
- Отправку документов.
- Автоматическую регистрацию и связывание.
- Формирование и отправку отчетов.
- Хранение данных об идентификационных характеристиках документов.
- Протоколирование событий и ошибок.
- Планирование работы подсистем.
Как это работает?
Отправка исходящего документа по СЭВ. Сервер Электронного Взаимодействия передающей стороны получает команду отправить исходящий документ и выполняет следующие действия:
- Определяет адрес электронной почты адресата отправляемого документа–участника СЭВ.
- Подготавливает документ к отправке (формирует паспорт документа – файл, содержащий реквизиты документа, полученные из СЭД).
- Отправляет паспорт документа и файлы документа (например, электронный образ) через почтовый сервер.
- В случае досылки поручений или отчетов по поручениям по ранее отправленному документу через СЭВ, происходит досылка файла поручения или отчета без повторной регистрации в СЭД документа.
Отправка исходящего документа по СЭВ. Сервер Электронного Взаимодействия передающей стороны получает команду отправить исходящий документ и выполняет следующие действия:
- Определяет адрес электронной почты адресата отправляемого документа–участника СЭВ.
- Подготавливает документ к отправке (формирует паспорт документа – файл, содержащий реквизиты документа, полученные из СЭД).
- Отправляет паспорт документа и файлы документа (например, электронный образ) через почтовый сервер.
- В случае досылки поручений или отчетов по поручениям по ранее отправленному документу через СЭВ, происходит досылка файла поручения или отчета без повторной регистрации в СЭД документа.
Получение входящего документа по СЭВ Сервер Электронного Взаимодействия принимающей стороны выполняет следующие действия:
- Выгрузка сообщений с почтового сервера.
- Анализ паспортов поступивших документов.
- Автоматическая (без участия пользователя) регистрация документов в СЭД.
- Формирование и отправка корреспонденту доклада по обработанному документу.
- Досылка поручений и отчетов о ходе исполнения (в случае наличия) дополнительными сообщениями.
Работа с докладами События по прохождению и исполнению документа в СЭД адресата документа, по которым может быть сформирован доклад:
- Прием документа.
- Регистрация документа.
- Пересылка документа.
- Создание поручения по документу.
- Редактирование поручения по документу.
- Удаление поручения по документу.
- Отправка документа.
- Отправка ответа.
СЭВ адресата автоматически формирует доклад (файл формата XML, содержащий информацию о событии с документом) и отправляет его корреспонденту. СЭВ корреспондента автоматически получает доклад и сохраняет его в СЭД корреспондента в удобной для пользователей форме. При этом XML-копия доклада сохраняется на сервере СЭВ корреспондента. Корреспондент, отправляя документ, может заказать доклады – указать события, о которых он хотел бы получать доклады (например, кому документ был переслан в организации-адресате или какие резолюции были на его основе созданы). Адресат при получении документа может отказаться направлять доклад об определенных событиях по полученному документу (даже при их заказе корреспондентом).
Обмен файлами поручений и отчетов об исполнении
СЭВ позволяет обмениваться двум и более организациям поручениями и отчетами о ходе их исполнения. Это позволяет существенно упростить контроль исполнения поручений с привлечением внешних исполнителей. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций.
Работа с отчетами
СЭВ создает отчеты о событиях, связанных с документом, и отправляет их отправителю. Эти отчеты доступны в пользовательском интерфейсе и в формате XML-файла на сервере СЭВ. Отправители могут делать запросы на отчеты о конкретных событиях, а получатели могут настраивать параметры их отправки.
В Сервер Электронного Взаимодействия добавлена функция синхронизации справочников о должностных лицах, зарегистрированных в системе СЭД участников. Это облегчает работу со справочниками, позволяет отправлять файлы с поручениями и отчетами, изменять реквизиты без необходимости повторной регистрации. Для того чтобы защитить переписку по электронной почте, можно включить функцию зашифрованного соединения, обеспечив конфиденциальность и безопасность передаваемых данных. Кроме того, появилась возможность настроить шифрованное подключение для безопасного обмена сообщениями через электронную почту.
С какими СЭД и обменными службами это работает
СЭВ представляет собой сервер – выделенный, постоянно функционирующий программный компонент, имеющий связь с СЭД и почтовой (или иной обменной службой, например ViPNet). Поскольку СЭВ разрабатывает компания «Электронные Офисные Системы», пользователю системы «Дело» доступны все услуги СЭВ в максимально удобной форме и в максимальном объеме. Например, данные по исполнению резолюции внешним исполнителем будут отображаться в том же интерфейсе, что и отчеты внутренних исполнителей, т.е. в окне отчета исполнителя.
Таким образом, создается впечатление работы в одной системе. Тем не менее СЭВ открыта для подключения и других СЭД, поддерживающих стандарт обмена сообщениями СЭВ. Взаимодействие между СЭД, сервером СЭВ и почтовой службой производится по стандартизированному протоколу, что позволяет обеспечить обмен информацией с СЭД, отличными от системы «Дело», и использовать другие обменные службы, а не электронную почту.
Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «Дело» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы Дело позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД «Дело»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «Дело» была чётко отлажена. СЭД «Дело» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.
Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.