ЭОС

«Архивное дело»

система автоматизации учета документов архивного фонда
«Архивное дело» – система, поддерживающая весь цикл работ архивной службы. Решение предназначено для автоматизированного учета, хранения и использования как бумажных, так и электронных документов.

Система «Архивное дело» включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 21.02.2022 №12896. Она полностью соответствует установленным на государственном уровне правилам, а также сложившимся практикам делопроизводства и архивной работы.

В 2022 году конфигурация системы «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», была признана лучшим продуктом, отвечающим задачам ипортонезависимости и получила престижную премию ПРИОРИТЕТ-2022 в номинации «Программное обеспечение».

Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.

Возможности
Ведение номенклатуры дел

Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации, что включает: 

  • подготовку и утверждение номенклатуры дел как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации;
  • возможность импорта номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
  • экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД

Особенностью системы «Архивное дело» является возможность ведения номенклатуры дел фонда по структурному либо по тематическому признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно. В системе «Архивное дело» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в данной системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:

  • путем создания регистрационных карточек дел «вручную»;
  • посредством импорта номенклатуры дел из СЭД или файла;
  • путем копирования номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства). 

Прием и передача дел на архивное хранение

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и подготавливает дела для передачи в архив организации. 

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и подготавливает дела для передачи в архив организации, в том числе:

  • создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
  • формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
  • осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
  • создает сдаточные описи дел в системе;
  • для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив, создает акты о выбытии;
  • отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» осуществляет прием подготовленных делопроизводителем дел в архив, их включение в годовые разделы сводных описей, систематизацию и топографирование.  

Экспертиза ценности документов
Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов предполагает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе следующие акты:

  • Акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
  • Акт об утрате документов (для утерянных документов);
  • Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» в системе отмечает выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования.
Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.  

Преимущества​
Несколько архивов – в одной системе
Поддержка работы с несколькими независимыми архивами. Доступ к данным разграничивается путем установки соответствующих прав пользователей.
Ролевой подход
Различные ролевые модели для доступа к функциям системы: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель». Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных функций.
Электронный архив
Учет, хранение и использование любых видов архивных документов (как бумажных, так и электронных).
Хранение электронных документов
Предусмотрены механизмы для реализации долговременного хранения электронных подлинников и организация доступа к рабочим экземплярам электронных документов.
Пользовательские папки
Возможность для пользователей самостоятельно создавать папки, помещать в них дела и документы. Доступ к любой папке может быть предоставлен неограниченному числу пользователей (вне зависимости от их роли в системе).
Полнотекстовый и атрибутивный поиск
Поиск дел и документов, в том числе по штрих-коду после загрузки через поточное сканирование. Наличие типовых поисковых запросов, возможность создания пользовательских.
Печатные формы в соответствии с требованиями Росархива
Формирование типовых печатных форм, установленных нормативными актами в сфере архивного дела и делопроизводства.
Протоколы
Протоколирование действий пользователей при работе с номенклатурными заголовками, регистрационными карточками дел и документов, справочниками системы.
Поточное сканирование
Оцифровка бумажных документов путем сканирования с последующей автоматической обработкой полученных изображений (с возможностью распознавания) и прикреплением полученных файлов к регистрационным карточкам документов в системе.
Интеграция с другими системами
Возможность интеграции с информационными системами (синхронизация справочников, экспорт/импорт баз документов и т.д.), в том числе системами оперативного делопроизводства и документооборота (СЭД).
Уничтожение электронных документов
Уничтожение выполняется с учетом концепции «остаточных реквизитов» и документальным подтверждением факта уничтожения.

Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?

Наши клиенты

Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться

В Смоленской областной Думе специалистами Вашей компании с декабря 2006 года по апрель 2007 года было произведено внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» и электронного архива «Архивное дело» компании «ЭОС». Программные продукты полностью отвечают нашим требованиям по ведению делопроизводства и архивного дела в Смоленской областной Думе, значительно облегчают поиск документов и контроль за их исполнением.

Системы «Дело» и «Архивное дело» реализованные на базе современных технологических решений, функционирующие в локальной вычислительной сети обеспечивают полный процесс как, автоматизации делопроизводства и документооборота, так и создания электронного архива, автоматизации деятельности работников архивной службы и деятельности работников служб ДОУ в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел.

За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.

Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.

Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.

За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.

Внедрение системы ДЕЛО позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.

В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «ДЕЛО» (далее - СЭД «ДЕЛО»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «ДЕЛО» была чётко отлажена. СЭД «ДЕЛО» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.

Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.

Презентация системы «Архивное дело» ​