EOS4SP
EOS4SP – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.
Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103).
EOS4SP упорядочивает задачи, файлы и обсуждения, позволяя тратить меньше времени на координацию работы и поиск информации.
Управление бизнес-процессами
EOS4SP воплощает концепцию управления бизнес-процессами BPM, согласно которой компания автоматизирует не только операции с документами, но и внутренние рабочие процессы и регламенты.
Оптимизация движения документов (технология Workflow)
Используя конструктор бизнес-процессов создаются жесткие и гибкие маршруты, учитывающие существующую логику взаимодействия.
Система автоматизирует бизнес-процессы и контролирует своевременность исполнения задач на каждом этапе.
Мониторинг и контроль
EOS4SP реализует четкую структуру рабочих процессов, предоставляет информацию по процессам в режиме Online.
Оповещает о наступлении контрольных сроков и просроченных задачах. Руководитель, используя аналитические отчеты может оценить эффективность и объем выполняемых работ.
Система оповещает пользователей о поступлении новых задач и документов, оповестит пользователя о контрольных сроках и важных событиях.
Быстрое создание документов
Договоры, акты, доп. соглашения, регистрируются в системе из электронной почты, со сканера или загружаются в ручном режиме с использованием шаблонов документов.
В EOS4SP ведется реестр договоров, классификация договоров формируется по категориям, организациям, подразделениям, контрагентам.
В карточке договора хранится комплект файлов, акты или дополнительные соглашения, которые заключались по этому договору.
Сократите время формирования документов для сопровождения сделки – используйте готовые шаблоны, загруженные в систему или конструктор документов.
С помощью конструктора документов пользователь может создавать любые комплекты документов необходимые для оперативной работы.
Гибкие маршруты согласования
Договоры согласуются в рамках бизнес моделей по маршрутам, существующим в компании, с соблюдением сроков и участниками процесса.
Система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора.
Руководитель имеет возможность подписывать договор квалифицированной электронной подписью, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания. Все электронные документы, отправляемые и получаемые через систему EOS4SP, могут подписываться электронной цифровой подписью и обладать юридической силой.
Электронный документ отправляется контрагенту из системы через сервис обмена или электронную почту.
Контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, обсуждения задач, предоставляет аналитические отчеты.
Интеграция с другими системами
Открытый API позволяет обмениваться данными с другими системами. Синхронизировать справочники, информацию по контрагентам, получать необходимую информацию из других систем.
Например, 1С: Предприятие, Microsoft Axapta/Navision, SAP, операторами ЭДО и др.
Обработка и регистрация документов
В системе возможно создание и регистрация любых документов, с прикреплением необходимых файлов любого формата и объема.
Поступающие документы заносятся в систему со сканера, электронной почты или из сервиса обмена.
Регистрация документа может происходить как в ручном режиме, так и в автоматическом с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки.
После занесения информации документ регистрируется в системе. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в соответствии с нормами российского делопроизводства.
Номер документу присваивается автоматически либо в ручном режиме, в зависимости от настроенных правил работы.
Ввод и контроль поручений
EOS4SP автоматизирует работу с поручениями, проектами резолюций, инициативными поручениями, контролирует сроки исполнения.
Информация о сроках, и результатах исполнения поручений доступна для ознакомления всем участникам работ.
В системе предусмотрен механизм контроля исполнения и оповещение сотрудников об изменении статуса, истечении сроков исполнения поручений, задач, документов.
Ознакомление с документами и поступающей информацией
Задачи по документам поступают на рабочее место сотрудника для ознакомления и исполнения. В системе ведется журнал передачи, в котором фиксируются действия пользователя. Системные уведомления позволят сотрудникам контролировать поступающую информацию и не пропустить ничего важного.
Рабочее место пользователя
Работа с поступающей информацией происходит на Рабочем месте пользователя. Рабочее место наглядно отображает данные по задачам и документам, назначенным сотруднику.
Интерфейс системы позволяет минимизировать затраты времени на восприятие и анализ информации из ECM-системы.
Система позволяет настроить шаблон рабочего места пользователя в зависимости от его функциональной роли в рабочих процессах: регистратор, контролёр, руководитель, сотрудник.
Работа руководителя в системе
При рассмотрении документов руководитель сам создает задачи и поручения для исполнителей, либо поручает данную работу помощнику.
Помощник может заранее подготовить проекты резолюции (предварительный вариант решения) по всем документам, а руководителю останется только утвердить их.
С помощью мобильных приложений руководители, могут оперативно решать поступающие задачи.
Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
Доступ сотрудников к оперативной информации, возможность совместной обработки документов, позволяют отслеживать информацию по текущим проектам и задачам компании.
Возможности
Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
Система EOS4SP, которая была внедрена в Собрании депутатов Ненецкого автономного округа компанией ЭОС, показала себя как инновационное, гибкое и качественное решение для автоматизации процессов управления документами. Широкий функционал решения позволил не только организовать документооборот внутри Собрания, но и автоматизировать работу с поручениями и создать электронный архив.
Благодаря этому была упрощена работа наших сотрудников, оптимизированы маршруты хождения документов, ускорены процессы их согласования, налажен контроль за выполнением поручений.
Мы признательны специалистам компании ЭОС за всестороннюю поддержку как в ходе реализации проекта, так и после его завершения.
Служба технической поддержки всегда открыта для наших запросов. Квалификация специалистов, работающих в ней, не вызывает сомнения. Ответы сотрудников техподдержки всегда грамотны, предельно точны и подробны.
Мы надеемся на продолжение сотрудничества с компанией ЭОС. Мы следим за выходом новых версий решения EOS4SP
и других продуктов ЭОС и оцениваем перспективы их использования в дальнейшем.
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы ДЕЛО позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «ДЕЛО» (далее - СЭД «ДЕЛО»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «ДЕЛО» была чётко отлажена. СЭД «ДЕЛО» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.
Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.
