Делопроизводство
Обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль исполнения, ознакомление с документами, поиск информации.
Обработка и регистрация документов
В системе возможно создание и регистрация любых документов, с прикреплением необходимых файлов любого формата и объема.
Поступающие документы заносятся в систему со сканера, электронной почты или из сервиса обмена.
Регистрация документа может происходить как в ручном режиме, так и в автоматическом с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки.
После занесения информации документ регистрируется в системе. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в соответствии с нормами российского делопроизводства.
Номер документу присваивается автоматически либо в ручном режиме, в зависимости от настроенных правил работы.
Ввод и контроль поручений
EOS4SP автоматизирует работу с поручениями, проектами резолюций, инициативными поручениями, контролирует сроки исполнения.
Информация о сроках, и результатах исполнения поручений доступна для ознакомления всем участникам работ.
В системе предусмотрен механизм контроля исполнения и оповещение сотрудников об изменении статуса, истечении сроков исполнения поручений, задач, документов.
Ознакомление с документами и поступающей информацией
Задачи по документам поступают на рабочее место сотрудника для ознакомления и исполнения.
В системе ведется журнал передачи, в котором фиксируются действия пользователя.
Системные уведомления позволят сотрудникам контролировать поступающую информацию и не пропустить ничего важного.
Рабочее место пользователя
Работа с поступающей информацией происходит на Рабочем месте пользователя. Рабочее место наглядно отображает данные по задачам и документам, назначенным сотруднику.
Интерфейс системы позволяет минимизировать затраты времени на восприятие и анализ информации из ECM-системы.
Система позволяет настроить шаблон рабочего места пользователя в зависимости от его функциональной роли в рабочих процессах: регистратор, контролёр, руководитель, сотрудник.
Работа руководителя в системе
При рассмотрении документов руководитель сам создает задачи и поручения для исполнителей, либо поручает данную работу помощнику.
Помощник может заранее подготовить проекты резолюции (предварительный вариант решения) по всем документам, а руководителю останется только утвердить их.
С помощью мобильных приложений руководители, могут оперативно решать поступающие задачи.
Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
Доступ сотрудников к оперативной информации, возможность совместной обработки документов, позволяют отслеживать информацию по текущим проектам и задачам компании.
