ЭОС

Видеоматериалы по системе EOS4SP

СЭД бот EOS for SharePoint

В системе EOS for SharePoint предусмотрена работа пользователей через Чат-бот. С помощью бота можно автоматизировать различные бизнес-процессы компании и задействовать всех необходимых сотрудников, даже если они отсутствуют в офисе и не имеют доступа к СЭД. Решение позволяет автоматизировать различные бизнес-процессы компании, например, исполнение поручений, согласование документов, оформление заявок, контроль задач поступающих пользователю. Рассмотрим следующую ситуацию, в компанию поступил документ, руководитель, ознакомившись с информацией вводит поручение по документу, указывает ответственного сотрудника и сроки исполнения поручения. Если сотрудник отсутствует на рабочем месте, информация поступит ему на мобильное устройство. Нажав на уведомление, пользователь переходит в мессенджер и знакомиться с поступившей информацией. Сообщение содержит информацию о документе и поручении, а также встроенное меню действий доступных пользователю по документу. Нажав на вкладку вложения можно ознакомиться с файлами документа. Чат бот содержит настраиваемое меню команд, доступных пользователю. Выбрав необходимый раздел меню, пользователь приступает к работе. Нажав на раздел мои задачи, пользователь получает информацию о всех задачах и документах направленных ему на исполнение. Нажав в меню действий необходимый раздел можно принять задачу на исполнении либо отчитаться о выполнении, указав необходимую информацию. Бот позволяет создавать необходимые документы и направлять их заинтересованным сотрудникам по настроенному бизнес процессу. Создадим заявку на закупку хозтоваров. На основании выбранного документа бот запрашивает информацию и предлагает выполнить необходимые действия для корректного заполнения документа. Пользователь вносит необходимую информацию, добавляет дополнительные файлы любого формата. После этого – бот передает всю собранную информацию в СЭД, где формируется карточка заявки. Документ по настроенному бизнес процессу пересылается заинтересованному сотруднику. В зависимости от бизнеса процесса, система может настраиваться на различные алгоритмы взаимодействия с пользователем. При формировании заявки в техподдержку система попросит прислать фото с указанием проблемы и ее кратким описанием. СЭД бот EOS for SP повышает мобильность сотрудников компании, позволяя взаимодействовать с системой электронного документооборота, не будучи привязанным к рабочему месту. Сотрудники могут создавать необходимые документы в привычном интерфейсе мессенджера, а механизмы согласования и утверждения позволят сотрудникам, удаленно участвовать в процессах и оперативно выполнять свою работу. 

Управление закупками EOS for SharePoint

Для ускорения всех процессов, осуществляемых в рамках закупочной деятельности компании в системе EOS for SP автоматизированы процессы управления закупками, которые уменьшают количество потраченного времени и исключают ошибки сотрудников. Система позволяет автоматизировать все этапы закупочной деятельности от планирования до контроля исполнения условий контракта. На первом этапе от каждого подразделения собираются потребности в материалах, работах или услугах. При необходимости заявки согласуются с руководителями подразделений и другими заинтересованными сотрудниками компании. В процессе согласования может использоваться ЭП для подписания файлов заявок. После согласования заявки руководителями подразделения, заявка направляется ответственному сотруднику для включения ее в общий план закупок. На основании поступивших заявок от подразделений, схожие позиции объединяются в обобщённые заявки по номенклатуре. Например, заказы на ежедневники, калькуляторы, бумагу объединяются в группу «Канцелярские товары» и могут быть согласованы с определенным кругом лиц, например, с руководителем отдела закупок. По результатам рассмотрения заявок от подразделений в системе EOS for SP создается регистрационная карточка обобщённой заявки на закупку, содержащая все заявки, направленные от подразделений и обобщенный файл плана закупок компании. В любой момент можно перейти к заявке подразделения и ознакомиться с ней. Ответственный сотрудник инициирует согласование плана закупок, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей. После согласования и утверждения плана закупок в системе можно указать планируемые даты проведения закупок и ответственных лиц за проведение закупки и подготовку документов. Система напомнит о необходимости и сроках проведения закупки, позволив ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре. На основании поступившего письма ответственный исполнитель создает в системе проект конкурсной документации для подготовки и согласования комплекта документа с заинтересованными сотрудниками. Необходимый для проведения конкурса комплект документов может быть добавлен из шаблонов в регистрационной карточке системы. После согласования и утверждения, документы могут быть автоматически опубликованы на сайте. В процессе проведения конкурса, ответственный исполнитель регистрирует в системе поступающие заявки на участие, и добавляет их в регистрационную карточку конкурсной документации. Таким образом, все документы по закупке будут всегда под рукой. На основании сформированных документов проводиться совещание, где комиссия принимает окончательное решение о победителе. Протокол рассмотрения прикрепляется к конкурсной документации и может быть опубликован. На основании принятого решения заключается договор на поставку необходимых материалов, Подписанный договор для дальнейшей работы сохраняется в системе и добавляется в карточку конкурсной документации. Система EOS for SP позволяет экономить время на подготовку заявок, проведения различных согласований и составления конкурсной документации. Благодаря автоматизации процессов, система минимизирует возможность ошибок при планировании и проведении процедур закупки, а также заключении договоров на закупку и формировании отчетов.

Отчетность и аналитика EOS for SharePoint

Система электронного документооборота EOS for SharePoint позволяет эффективно управлять бизнесом, контролировать выполнение процессов и своевременно реагировать на происходящие изменения. В системе реализованы различные функции для своевременного информирования и анализа накопленных СЭД данных, формирования отчетов по документообороту и работе пользователей. Используя конструктор отчетов, пользователи системы могут изменять или создавать различные отчеты для анализа работы. В дальнейшем готовые шаблоны новых типов отчетов можно использовать в работе широкого круга пользователей СЭД в зависимости от их задач. В базовую поставку системы EOS for SharePoint входят наиболее востребованные в делопроизводстве отчеты. Система содержит стандартные шаблоны отчетов, позволяющие получить сводную информацию о состоянии работы с документами и поручениями. Все отчеты могут быть вынесены в соответствующие разделы рабочего интерфейса системы. Для создания нового отчета выбираем необходимый отчет. Откроется диалоговое окно с параметрами формирования отчета. Указываем требуемые параметры и нажимаем кнопку “ok”. После обработки введенных параметров система автоматически сформирует файл, доступный для дальнейшего анализа и работы с ним. Для более эффективного анализа все отчеты могут быть построены в виде различных диаграмм и графиков. Для подробного ознакомления с исходными данными, на основе которых сформирован отчет, достаточно перейти в дополнительный раздел отчета “Таблицы”, где содержатся подробные сведения, а также ссылки на документы и задачи. Выбрав необходимую ссылку, пользователь переходит к документу и может подробно ознакомиться с информацией. Каждый отчет представляет собой сводную таблицу и может быть модифицирован в зависимости от задач и требований. Отчет поручения на контроле содержит всю информацию о поручениях, выданных по документам и задачам с указанием сроков и статусом их исполнения. При необходимости можно перейти по ссылке и ознакомиться с документом в системе. Справка предупредительного контроля позволяет сформировать информацию о контрольных поручениях, срок исполнения которых заканчиваться в течение 5 дней. Отчет по поручениям позволяет проанализировать информацию по всем поручениям, находящимся на исполнение. Отчет содержит информацию о сроках исполнения, статусах поручений. Сводка по исполнению отражает ход исполнения задач по поручениям в разрезе исполнителей и подразделений. Отчет “Количество задач по исполнителям” позволяют оперативно получить информацию о задачах, находящихся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и подразделения в целом. Дополнительно отчеты можно формировать с помощью поисковых форм, указав необходимые параметры поиска. После обработки запроса система EOS for SharePoint позволяет выгрузить информацию в файл для дальнейшего анализа и работы с данными. Возможности системы EOS for SharePoint обеспечивают быстрый и качественный мониторинг работы сотрудников, сокращают время, уменьшают трудозатраты на подготовку отчетов.  

Интерфейс EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint обладает простым и удобным веб-интерфейсом, работающим в различных браузерах. Интерфейс ориентирован на разные группы пользователей и их функциональные обязанности. Рабочее места регистратора, контролера, руководителя, сотрудника. Используя возможности системы можно настроить удобный интерфейс, содержащий необходимые разделы, отображающий всю актуальную информацию в кабинете пользователя. Можно ознакомиться с информацией по документу, используя предварительный просмотр. Система автоматически присваивает соответствующий статус каждому документу, показывая на каком этапе он находиться. Автоматически контролируется исполнение, уведомляя пользователей о наступлении контрольных сроков, просроченных документах и задачах. Блок “Созданы мной” позволяет сотруднику перейти к документам, поручениям и проектам документов, автором которых является данный пользователь. В разделе содержатся преднастроенные фильтры по документам, используя которое можно быстро перейти к необходимой информации. Используя фильтры в разделе задачи, можно выбирать необходимые документы по типам, их статусу, срокам исполнения. Система может работать с любыми типами документов от регистрации до списания документов в архив. Для каждой группы документов могут настраиваться свои реквизитные поля, содержащие необходимую информацию. Регистрационная карточка документа содержит меню действий, доступных пользователю при работе с документом на данном этапе. Регистрационная карточка отображает всю актуальную информацию и позволяет предварительно ознакомиться с файлами документов, посмотреть у кого из сотрудников и на каком этапе находится документ. В системе возможно настраивать любые отчеты необходимые пользователям. Используя справочники системы, пользователь можно сформировать необходимый отчет, как по отдельным сотрудникам, так и по компании в целом. Отчеты содержат гиперссылки на документы и задачи, перейдя по ссылке, в любой момент, можно ознакомиться со всей информацией, находящийся в регистрационной карточке, ознакомиться с поручениями, ответственными исполнителями, сроками исполнения. В разделе “Связки” можно посмотреть все связанные с данной регистрационной картой документы и задачи. 

Регистрация документов EOS for SharePoint

Пользователи системы EOS for SharePoint могут работать с любыми типами документов. От регистрации до списания в архив. В системе предусмотрена работа с различными типами документов, проектами документов, поручениями. Необходимые типы создаются технологом системы и доступны для работы пользователей. Для регистрации документа выбираем необходимую группу. Для каждой группы в системе могут настраиваться свои реквизитные поля для ввода информации. Поля могут быть настроен индивидуально в зависимости от задач и действий пользователей при работе с документами. Заполняем поля регистрационной формы, указываем информацию об организации, откуда поступил документ. Заполнение полей регистрационной формы может осуществляться через контекстный ввод, либо с использованием справочников системы. Если данные отсутствуют в справочнике, их можно ввести в ручном режиме. Система позволяет контролировать вводимую информацию, и в случае ошибки подскажет пользователю о не корректно введенных данных. Справочники системы могут быть интегрированы с другими экспертными системами, содержащими необходимую информацию. Заполняем информацию о сотруднике компании, от которой поступил документ. Указываем внешней номер и дату регистрации документа. Вводим информацию о сотруднике, которому документ будет направлен на рассмотрение. Выбираем номенклатуру дел, заполняем необходимые данные, прикрепляем файлы документов. Файлы могут добавляться в ручном режиме или с помощью сканера документов. В системе предусмотрена возможность потокового ввода документов с распознаванием сканируемого текста. Вся информация сохраняется в регистрационной карточке системы и будет доступна для дальнейшей работы. В карточке документа настроены разделы, позволяющие быстро знакомимся с документом. В разделе “Общее содержание” отображается вся информация, указанная при регистрации документа. Раздел “Файлы” содержит всю информацию о прикрепленных файлах документов. При необходимости пользователь может ознакомиться со всеми файлами, не открывая их, перейдя во вкладку “Просмотр”. В разделе “Поручения” будет содержаться информация о всех выданных поручениях по документу. Раздел “Ссылки” содержит информацию о связанных документах и поручениях. Пользователь может добавлять ссылки не только на зарегистрированные ранние документы, но и связывать документ с протоколами совещаний, наборами файлов, создавать ссылки на внешние ресурсы, указав необходимый тип ссылки. Не переходя в связанные регистрационные карточки, можно ознакомиться с их файлами, а также посмотреть другие связанные документы. Система EOS for SharePoint автоматически фиксирует маршрут движения документа между пользователями системы. При необходимости пользователи могут менять маршрут, направляя документы разным пользователям с различными задачами по документу (ознакомление, рассмотрение, исполнение документа) и разными сроками исполнения. Также предусмотрена возможность регистрации документов, поступающих по каналам электронной почты. Регистрация может быть автоматической, с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки и сохранением присланных файлов документов.

Управление договорами EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint позволяет повысить эффективность работы с договорами, создавать и согласовывать любые типы договоров, контролировать исполнение, хранить и отслеживать договора на каждом этапе работы. Для того, чтобы создать новый договор, необходимо заполнить поля карточки. Для разных типов договоров поля карточки могут настраиваться индивидуально. В случае, если вы ранее не работали с контрагентом, его можно добавить в систему. После заполнения всей необходимой информации, создаем карточку договора, содержащую все необходимые реквизиты и информацию. Присвоение порядкового номера происходит автоматически. Благодаря готовым шаблонам документов договор формируются автоматически с заполнением всей необходимой информации. Правила обработки договора настраиваются на основании регламента. Система автоматически подберет необходимый бизнес-процесс, проанализировав информацию, которая была заполнена при создании договора. Система EOS for SharePoint отслеживает все процессы, происходящие при работе с договором: согласование, утверждение, регистрацию договора, отправку пакета документов контрагенту. На каждом этапе система предоставит всю информацию о ходе рассмотрения и обработки документа, делая процесс работы с документами максимально прозрачным. EOS for SharePoint позволяет контролировать выполнение работ по каждому этапу договора. Для этого в карточке договора необходимо заполнить раздел “Этапы работ” с указанием сроков и необходимых действий по этапам. Система позволяет контролировать окончание сроков действия договоров, автоматически напоминая пользователю о сроках завершения договора. При необходимости продления договора пользователь из регистрационной карточки договора может создать дополнительное соглашение с необходимым комплектом документов по договору. Для заверения документов пользователь может подписать файлы документов электронной подписью и направить их контрагенту по электронным каналам связи. Для поиска необходимых договоров пользователь может воспользоваться поисковыми формами, либо специальными фильтрами, настроенными в системе. Система позволяет быстро формировать необходимые реестры по договорам и другие списки по документам. Быстрый поиск по документам, например по заключенным договорам с контрагентом, значительно упрощает подготовку отчетности. В любой момент можно ознакомиться со всеми связанными документами, относящимися к данному договору, посмотреть их файлы. Система фиксируют все изменения, которые проводились в карточке договора, позволяет ознакомиться с пересылкой документов внешним адресатам.

Делопроизводство EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint содержит все инструменты для автоматизации документооборота компании, позволяя автоматизировать работу с документами, поручениями и контролем их исполнения. Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов и заполняет поля регистрационной карточки документа. Прикрепляет файл документа. Система позволяет прикреплять файлы в ручном, либо в автоматическом режиме, с использованием сканера документов. Регистрируем документ в системе EOS for SharePoint. Все создаваемые документы можно связать с уже имеющимися документами в системе. Например, с договором, либо необходимым комплектом документов. После регистрации входящего документа в системе необходимо направить его на рассмотрение заинтересованному сотруднику. Документ может быть направлен сотруднику с разным типом задач: ознакомление, рассмотрение, исполнение документа, для сведения. Система автоматически фиксирует движение документа в системе. Получив документ, руководитель может перенаправить документ на ознакомление другим сотрудникам, создать поручение, либо передать документ на рассмотрение помощнику. Помощник заполняет текст резолюции при необходимости добавляет нужные файлы документов. Резолюция может содержать пункты, адресованные разным сотрудникам с различными задачами и сроками исполнения. Направляем документ в работу. При большом документопотоке пользователь может оперативно находить необходимые документы, выбирая их по типу задач, либо по сроку исполнения. Система автоматически фиксирует движение документа по исполнителям, контролирует сроки исполнения, напоминает о наступлении срока исполнения по задаче. Исполнитель знакомится с выданным поручением. Необходимо подготовить ответное письмо. Подготовить ответное письмо можно из карточки документа. Для того, чтобы история переписки сохранялась в системе, создаем связанный документ. Выбираем необходимые реквизиты, которые нам нужно скопировать. Документы автоматически связываются между собой. Используя шаблоны документов, исходящий документ создается на фирменном бланке с автоматическим заполнением необходимых реквизитов. При необходимости согласования документа система автоматически подберет необходимый процесс согласования, настроенный в соответствии с регламентами компании. Исходящий документ подписывается руководителем компании, либо его заместителем. При утверждении пользователь может подписать исходящий документ электронной подписью. Отчитываемся об исполнении поручения. Система автоматически отслеживает все сроки исполнения поручений. Используя списки поручений, можно быстро отфильтровать необходимые по типу или сроку исполнения. Инициатор может снять поручение с контроля, либо направить на доработку, указав причину. При необходимости добавить нужные файлы документов, а также продлить срок по запросу исполнителя. С помощью системы EOS for SharePoint можно ознакомить сотрудников с необходимыми документами. Например, с приказом по организационно-распорядительной деятельности. Для этого выбираем необходимый документ из списка и направляем его для ознакомления всем сотрудникам или конкретному пользователю. С использованием системы EOS for SharePoint деятельность компании становится максимально прозрачной и контролируемой! 

Архив документов EOS for SharePoint

В системе EOS for SharePoint пользователь может найти все необходимые документы. Система обеспечивает централизованное хранение документов любого вида в течении необходимого срока. Поддерживает единый формат архивных документов, как бумажных, так и электронных, поступающих из любых систем источников. EOS for SharePoint экономит время на поиск информации, исключает риски потери и утраты документов. При регистрации входящих бумажных документов на документы могут быть нанесены штрих-коды, содержащие необходимую информацию о документе. При сканировании файлы документов автоматически добавляются в необходимые регистрационные карточки. Система сканирования и распознавания позволяет распознать до 98% текста документов, включая таблицы и документы на различных языках. Используя средства оперативного поиска, найти нужный документ можно за считанные секунды. Для поиска необходимых документов в системе пользователь переходит к поисковой форме. Заполнив необходимые данные, система автоматически подберет все документы, соответствующие критериям поиска. Для более точного подбора документов пользователь может воспользоваться фильтрами, выбрав необходимые данные. Для дальнейшей работы с документами сформированный список может быть выгружен в таблицу Excel. Пользователь может самостоятельно сформировать необходимый поисковый запрос и сохранить его для дальнейшего использования. EOS for SharePoint позволяет искать документы по реквизитам и тексту файлов сохраненных документов. В системе настраиваются фильтры, отображающие необходимую информацию по документам в разрезе групп и статусов. В любое время можно посмотреть всю информацию по интересующим документам. Для того, чтобы списать документы в архив, отмечаем в списке необходимое и нажимаем кнопку “Списать в дело”. В случае, если документы находятся в оперативной работе, система автоматически заблокирует возможность списания документов. При списании документ распределяется по делам на основании существующей номенклатуры дел компании. После того как документ добавлен в архив, его статус в системе будет изменен на “списан в дело”. Доступ к документам – “списанным делам” – определяется настройками системы. Документы одной и той же группы могут быть не доступны пользователям, если у них нет прав для работы с данными документами. С помощью системы EOS for SharePoint можно контролировать сроки хранения и передавать документы на экспертизу ценности. Для принятия решения об их уничтожении или продлении срока хранения пользователи получают на электронную почту уведомление с указанием списка документов, требующих рассмотрения. По ссылке из письма ответственные сотрудники могут перейти непосредственно в систему для ознакомления и принятия решения по документам. После рассмотрения, сроки хранения могут быть продлены, либо документы могут быть внесены в состав акта об уничтожении. EOS for SharePoint обеспечивает работу с бумажными и электронными документами на всех этапах обработки и хранения. 

Автоматизация бизнес-процессов EOS for SharePoint

В системе EOS for SP реализован удобный и функциональный конструктор для построения и управления бизнес-процессами предприятия. Реализована возможность моделирования бизнес-процессов любой сложности. Система всегда напомнит о дедлайнах по задачам, сообщит о запланированных событиях. Интуитивно понятный интерфейс сделает работу в системе простой и удобной. Автоматизация бизнес-процессов, связанных с выполнением рутинных задач позволит ускорить работу сотрудников и повысить эффективность работы. Взаимодействие сотрудников на каждом этапе становится удобным и прозрачным. Система EOS for SP позволяет оптимизировать и эффективно управлять всеми бизнес-процессами любой сложности, а также оперативно вносить изменения в работу компании. В сложных задачах, например, при работе с договорами система автоматически подберет необходимый бизнес процесс, и направит документы на согласование заинтересованным сотрудникам. Проконтролирует движение документа, сроки исполнения, уведомит задействованных сотрудников о необходимости выполнения задач по бизнес процессу, проинформирует об истечении сроков исполнения и завершения договора. В системе реализован удобный конструктор, позволяющий пользователям создавать свои уникальные модели бизнес процессов и применять их к любым группам документов. Каждый бизнес процесс может содержать в себе множество этапов, каждый этап может настраиваться индивидуально в зависимости от задачи, с указанием сроков исполнения этапа, определением необходимых действий от сотрудников при работе на данном этапе бизнес процесса. Система EOS for SP автоматически контролирует ход работы по процессу от момента его создания до завершения. Согласно существующих регламентов, ответственные лица, принимающие участие в бизнес процессе, могут указываться для каждого этапа индивидуально, либо система позволяет настраивать этапы по ролям или отделам компании. Каждый бизнес процесс может содержать в себе как жесткие (регламентированные) маршруты движения документов, так и свободные маршруты, например, при согласовании. Пользователь системы при работе с документом выбирает необходимых участников, указывает сроки согласования и направляет документ по маршруту. Часть участников может быть предопределена бизнес процессом. Например, для определенного типа документов автор может самостоятельно указать согласующих, но утверждающий всегда будет руководитель. Для контроля этапов бизнес процессов в системе предусмотрена возможность оповещения сотрудников о поступлении задачи на исполнение, наступлении контрольного срока, изменениях по документу и реализации бизнес процессов. Система позволяет автоматически запускать разные бизнес процессы, ориентированные на выполнение различных задач, планировать определенную последовательность из существующих процессов. В зависимости от выбранных настроек, бизнес-процесс может запускаться вручную или автоматически по расписанию, входящему запросу или при выполнении определенного условия. При соответствующих правах доступа, пользователь может получать информацию о предыдущих и следующих шагах процесса и наглядно оценивать стадию его завершенности. Система EOS for SP обеспечивает автоматизацию любого бизнес процесса необходимой сложности, автоматизирует постановку задач пользователям. За счет оптимизации бизнес процессов повышает эффективность деятельности компании.