Управление бизнес-процессами
EOS4SP воплощает концепцию управления бизнес-процессами BPM, согласно которой компания автоматизирует не только операции с документами, но и внутренние рабочие процессы и регламенты.
Оптимизация движения документов (технология Workflow)
Используя конструктор бизнес-процессов создаются жесткие и гибкие маршруты, учитывающие существующую логику взаимодействия.
Система автоматизирует бизнес-процессы и контролирует своевременность исполнения задач на каждом этапе.
Мониторинг и контроль
EOS4SP реализует четкую структуру рабочих процессов, предоставляет информацию по процессам в режиме Online.
Оповещает о наступлении контрольных сроков и просроченных задачах. Руководитель, используя аналитические отчеты может оценить эффективность и объем выполняемых работ.
Система оповещает пользователей о поступлении новых задач и документов, оповестит пользователя о контрольных сроках и важных событиях.
Быстрое создание документов
Договоры, акты, доп. соглашения, регистрируются в системе из электронной почты, со сканера или загружаются в ручном режиме с использованием шаблонов документов.
В EOS4SP ведется реестр договоров, классификация договоров формируется по категориям, организациям, подразделениям, контрагентам.
В карточке договора хранится комплект файлов, акты или дополнительные соглашения, которые заключались по этому договору.
Сократите время формирования документов для сопровождения сделки – используйте готовые шаблоны, загруженные в систему или конструктор документов.
С помощью конструктора документов пользователь может создавать любые комплекты документов необходимые для оперативной работы.
Гибкие маршруты согласования
Договоры согласуются в рамках бизнес моделей по маршрутам, существующим в компании, с соблюдением сроков и участниками процесса.
Система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора.
Руководитель имеет возможность подписывать договор квалифицированной электронной подписью, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания. Все электронные документы, отправляемые и получаемые через систему EOS4SP, могут подписываться электронной цифровой подписью и обладать юридической силой.
Электронный документ отправляется контрагенту из системы через сервис обмена или электронную почту.
Контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, обсуждения задач, предоставляет аналитические отчеты.
Интеграция с другими системами
Открытый API позволяет обмениваться данными с другими системами. Синхронизировать справочники, информацию по контрагентам, получать необходимую информацию из других систем.
Например, 1С: Предприятие, Microsoft Axapta/Navision, SAP, операторами ЭДО и др.
Обработка и регистрация документов
В системе возможно создание и регистрация любых документов, с прикреплением необходимых файлов любого формата и объема.
Поступающие документы заносятся в систему со сканера, электронной почты или из сервиса обмена.
Регистрация документа может происходить как в ручном режиме, так и в автоматическом с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки.
После занесения информации документ регистрируется в системе. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в соответствии с нормами российского делопроизводства.
Номер документу присваивается автоматически либо в ручном режиме, в зависимости от настроенных правил работы.
Ввод и контроль поручений
EOS4SP автоматизирует работу с поручениями, проектами резолюций, инициативными поручениями, контролирует сроки исполнения.
Информация о сроках, и результатах исполнения поручений доступна для ознакомления всем участникам работ.
В системе предусмотрен механизм контроля исполнения и оповещение сотрудников об изменении статуса, истечении сроков исполнения поручений, задач, документов.
Ознакомление с документами и поступающей информацией
Задачи по документам поступают на рабочее место сотрудника для ознакомления и исполнения. В системе ведется журнал передачи, в котором фиксируются действия пользователя. Системные уведомления позволят сотрудникам контролировать поступающую информацию и не пропустить ничего важного.
Рабочее место пользователя
Работа с поступающей информацией происходит на Рабочем месте пользователя. Рабочее место наглядно отображает данные по задачам и документам, назначенным сотруднику.
Интерфейс системы позволяет минимизировать затраты времени на восприятие и анализ информации из ECM-системы.
Система позволяет настроить шаблон рабочего места пользователя в зависимости от его функциональной роли в рабочих процессах: регистратор, контролёр, руководитель, сотрудник.
Работа руководителя в системе
При рассмотрении документов руководитель сам создает задачи и поручения для исполнителей, либо поручает данную работу помощнику.
Помощник может заранее подготовить проекты резолюции (предварительный вариант решения) по всем документам, а руководителю останется только утвердить их.
С помощью мобильных приложений руководители, могут оперативно решать поступающие задачи.
Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
Доступ сотрудников к оперативной информации, возможность совместной обработки документов, позволяют отслеживать информацию по текущим проектам и задачам компании.
Регистрация документов
Сканируйте документы, с возможностью распознавания текста и автоматическим заполнением полей регистрационной карточки на основании распознанной информации.
Служба распознавания текста, сохраняет сканируемые документы в формате файлов: .txt; rtf; .xls, .xlsx; .docx; html; .xml; PDF.
Система электронного документооборота позволит безошибочно контролировать всю цепочку движения документов, от создания до завершения.
Сканируйте документы, с возможностью распознавания текста и автоматическим заполнением полей регистрационной карточки на основании распознанной информации.
Служба распознавания текста, сохраняет сканируемые документы в формате файлов: .txt; rtf; .xls, .xlsx; .docx; html; .xml; PDF.
Система электронного документооборота позволит безошибочно контролировать всю цепочку движения документов, от создания до завершения.
Движение документов
Визуализация маршрутов движения документов, позволяет контролировать последовательность обработки документа сотрудниками.
Загружайте и изменяйте документы, отслеживая каждую версию. Поддержка версионности, фиксирует историю изменений по документу, не упустив ни малейшей детали.
Поиск документов
Документы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому файлов (полнотекстовый поиск).
Для поиска электронных документов, на основании бумажных экземпляров — достаточно отсканировать штрих-код, нанесенный на документ при регистрации.
Конфиденциальность документов
Система разрешает просматривать документы, созданные другими сотрудниками, при наличии соответствующих прав доступа. Автор документа может самостоятельно настраивать права доступа для других сотрудников (просмотр, изменение, запрет на доступ).
Каждый сотрудник получает доступ к информации только в том объеме, в котором это необходимо для работы.
Настраивайте доступ к документам на основе ролей, выборочный доступ и детальные уровни доступа согласно требованиям, определяются в рамках разграничения прав, на уровне дискретной безопасности с применением прав Active Directory.
Дополнительная защита информации обеспечивается применением стандартных мер безопасности при удаленной работе, с использованием VPN каналов, HTTPS протоколов и ЭП.
Применение ЭП
ЭП может применяться к файлам карточки при выполнении операций с документами. Возможно использование нескольких ЭП одним сотрудником.
При подписании документов, штамп ЭП с необходимыми реквизитами (ФИО, штамп времени, № сертификата, срок действия) визуализируется в документе.
Сотрудник, имеющий доступ к документу, может проверить подлинность каждой подписи, не выходя из системы.
Документы, подписанные квалифицированной ЭП, участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
Управление планированием и подготовкой совещания
Встречи и совещания планируются в системе и доступны для ознакомления участникам. Информация о запланированных мероприятиях поступает в рабочий календарь пользователей. В системе возможно коллективное обсуждение пунктов повестки. Участники могут предварительно ознакомиться с повесткой и приложенными материалами, внести свои изменения и предложения. Провести заочное голосование по пунктам повестки. Рассылка уведомлений (приглашений) по электронной почте, планирование ресурсов (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).
Проведение совещания и оформление его результатов
В системе ведется отметка присутствия участников (регистрация), фиксация хода обсуждения и решений по вопросам повестки. Автоматическое формирование протокола с возможностью отправки на согласование участникам и заинтересованным.
Контроль исполнения решений
Система автоматически формирует поручения по решениям, принятым на заседании, и рассылает на исполнение; Ход исполнения поручений легко проконтролировать — контроль исполнения осуществляется через интерфейс EOS4SP, а также с помощью отчетов (в формате MS Excel).
Формирование архива
EOS4SP обеспечивает оперативное и долговременное хранение документов.
Система поддерживает единый формат архивных документов: как бумажных, так и электронных поступающих из любых систем-источников.
Загрузка бумажных документов осуществляется вручную или с помощью потокового сканера со скоростью до 100 листов в минуту.
Система потокового ввода работает с любым ПО распознавания и сканерами.
Доступ к архивным документам
Используя средства оперативного поиска найти нужный документ можно за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.
В системе хранятся не только карточки документов, но и электронные файлы документов любого формата. Поиск информации осуществляется по реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Доступ пользователей к информации, содержащейся в архиве предоставляется через читальный зал системы с интуитивно понятным интерфейсом.
Обеспечение долговременного хранение документов с ЭП
Система самостоятельно контролирует сроки хранения и передает недействительные документы на экспертизу ценности — для решения об их уничтожении или продлении срока.
Решение поддерживает юридическую значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения, используя усовершенствованные электронные подписи в формате CAdES-A.
Поддерживает хранение документа с сохранением юридической силы, даже если сертификат ЭП, которым подписан документ, давно утратил действительность.
Решаемые бизнес-задачи
EOS4SP автоматизирует бизнес-процессы, связанные с закупочной деятельностью компании — начиная с формирования и согласования заявок, и заканчивая исполнением и контролем результатов.
Мониторинг бизнес-процессов, рассылка оповещений по спискам должностных лиц, согласование решения об участии в конкурсе, организация совещаний по участию в конкурсе.
Удобный выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе, позволяет сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства компании.
Автоматизирует управление документами, тендерами и бюджетами, отслеживание и согласование запросов, а также централизованное хранение всех сопутствующих документов, включая контракты и данные о поставщиках.
Контроль эффективности бизнес-процессов, от подачи заявки до контроля условий заключаемых договоров на соответствие результатам тендера.
Управление закупками
Оптимизируйте процессы совместной работу сотрудников, в ходе планирования, управления закупками.
Автоматизируйте обработку заявок, тендерные процедуры и сопутствующий документооборот (сбор информации, формирование заявок на закупки, подготовку необходимых документов и т.д).
Сократите сроки согласования договоров, электронные документы отправляются контрагенту из системы через сервис обмена или электронную почту.
Контролируйте запросы к поставщикам, храните историю запросов и согласований в единой системе.
Вся информация у вас на ладони
EOS4SP делает все этапы работы по тендеру прозрачными, управляемыми и контролируемыми.
Благодаря открытому API, основанному на стандарте Web Services, система обеспечивает интеграцию с другими системами, включая поддержку двунаправленных сценариев, а также детальных и объемных экспортных операций.
Ключевые возможности
Корпоративный портал EOS4SP — это коробочное решение, объединяющее в единое рабочее пространство сотрудников компании, улучшает внутренние коммуникации, повышает эффективность работы сотрудников за счет интеграции портала с другими информационными системами компании.
Портал EOS4SP может использоваться как единое решение с другими модулями EOS4SP и как отдельная система.
Решение содержит наборы тем оформления, готовые шаблоны информационных блоков, используя которые ИТ-специалисты могут настраивать портал под нужды компании самостоятельно.
Управление проектами и задачами
Сформируйте организационную структуру компании, назначайте задачи отделу или отдельным сотрудникам.
Выделите основные направления Вашей деятельности – проекты. Разбейте их на задачи. Назначьте ответственных по задачам, установите сроки, бюджет, меняйте статус задачи в процессе выполнения. Анализируйте проекты при помощи диаграммы Ганта.
Ведите базу контактов поставщиков по Вашим проектам. Контакты и история переписки всегда под рукой.
Создайте базу знаний для хранения скриптов, документов, ответов на часто задаваемые вопросы – это повысит скорость обучения новых сотрудников и эффективность работы остального персонала.
Сократите время формирования документов для сопровождения сделки – используйте готовые шаблоны или конструктор документов.
Используйте шаблоны документов любой сложности для оперативного формирования бухгалтерских и юридических документов.
Удобство работы
- Получайте информацию о поступивших документах и поручениях в режиме Onlinе.
- Участвуйте в бизнес-процессах; оформляйте заявки; формируйте запросы в структурные подразделения, знакомьтесь, согласуйте и утверждайте документы.
- СЭД-бот сообщит о поступлении новой задачи, напомнит о приближении сроков исполнения
- Бот поможет оперативно найти в базе нужный документ или поручение и загрузит его на устройство.
Удобная работа сотрудников
- Поступающие документы доступны для ознакомления, согласования или утверждения.
- Сотрудник может создавать необходимые документы в привычном интерфейсе мессенджера.
- Механизм согласования/утверждения позволяет сотрудникам, удаленно участвовать в процессе, оперативно выполнять свою работу.
- Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой.
- СЭД-бот предоставляет сводку с актуальной информацией текущим задачам.
Преимущества
- Прост в работе, не требует специальных навыков или обучения, вся работа происходит в интерфейсе мессенджера.
- Не требует установки на устройство.
- Не требует постоянной синхронизации с базой данных.
- Высокая скорость получения и обработки информации.
- Может использоваться с любых устройств.
Формируйте детальные отчеты по проектам, исполнительской дисциплине, бюджетам в любых срезах данных и наборах аналитик. С помощью конструктора отчетов в системе можно строить отчеты в табличном или графическом виде (диаграммы).