№

Вопрос

Ответ

1.

В чем особенность хранения электронных документов?

Необходимость обеспечивать аутентичность, достоверность, целостность и воспроизводимость электронного документа новыми для архивной отрасли средствами и способами, для которых не существует устоявшейся практики в архивной отрасли.

2.

Что такое «доверенная среда»?

Доверенная среда определяется через понятия доверенной системы, т.е. это комплекс технических, организационных и нормативных мер, в результате выполнения которых мы получаем доверенную систему.

Доверенная система – система управления информацией, используемая для сохранения электронной информации и обеспечивающая ее точность, надежность, пригодность к использованию / читаемость, а также целостность во времени (ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»).

Доверенные системы обеспечивают хранение и управление информацией защищенным и безопасным образом в течение ее жизненного цикла (ISO/TS 18759:2022 «Управление документооборотом. Надежная система хранения данных (TSS). Функциональные и технические требования »).

3.

Можно ли в одной системе хранить документы разных организаций?

В системе «Архивное дело» можно организовать автоматизацию работы архивов нескольких организаций, а также отдельное хранение научно-технической документации (НТД).

4.

Понятно ли сотруднику архива местонахождение дел (томов, частей) в архивном хранилище?

В системе реализовано ведение справочника «Топографический указатель», который содержит информацию о хранилищах, названиях и вместимости мест хранения архивных документов.
Хранилища принадлежат Архивам. Соотношение Архивов и Хранилищ следующее:

• Хранилище может принадлежать только одному Архиву;

• Один Архив может иметь несколько Хранилищ.

Учет размещения бумажных дел выполняется посредством топографирования архивного хранилища.
Учет размещения электронных документов на съемных носителях решается посредством учета таких носителей в схеме топографирования хранилищ.

№

Вопрос

Ответ

1.

Из каких информационных систем могут передаваться документы?

Системой-источником документов (включая документов по личному составу и документов НТД) может выступать любая информационная система, у которой есть возможность сформировать контейнер с файлами по установленным требованиям.

2.

Как происходит загрузка/ импорт документов в архивной системе?

Из информационных систем — источников данные для формирования контейнера передаются специализированному API, которое формирует контейнер. Контейнер проходит проверку на вредоносное программное обеспечение, форматно-логический контроль, подписывается электронной подписью передающей стороны и загружается в эталонное и рабочее хранилище. Пользователь получает ссылку-ярлык на контейнер, по данной ссылке пользователь осуществляет постановку документов на учет в системе «Архивное дело» (выбирает дело по номенклатуре дел, к которому относятся документы в контейнере).

3.

Приём реализован и по делам, и по документам?

В систему архивного хранения можно принимать один или несколько документов в связке с данными о деле по номенклатуре дел, к которому они относятся. Т.е. формально передается дело целиком или частями.

4.

Почему прием электронных документов разделен на два этапа, когда пользователь должен загружать ссылку-ярлык в «Архивное дело» после загрузки в Архивное хранилище контейнера?

Первый этап нужен для загрузки контейнера в Архивное хранилище чтобы обеспечить целостность передаваемых документов. Второй этап нужен для загрузки документов в конкретный заголовок по номенклатуре дел: в существующее дело или с созданием нового тома.

5.

Можно ли сформировать документ/отчёт/акт, подтверждающий факт передачи документов в архив?

Такими отчетами являются опись дел и акт приема-передачи документов на архивное хранение. Документы формируются передающей стороной средствами системы «Архивное дело» в разделе «Сдаточная опись».

6.

Как передаются документы, содержащие чертежи и т.д.?

В составе контейнера можно передать документы любых форматов. Чертеж будет рассматриваться системой как файл документа, к которому он относится согласно схеме описания формата передачи.

7.

Предусмотрена ли в системе передача листов-согласований вместе с документом?

Да, информацию по согласовании можно передавать вместе с документом, для этого предусмотрен специальный раздел в формате передачи в систему «Архивное дело» – информация о проекте документа, которая должна содержать информацию о ходе согласования. Кроме того, возможна передача листа-согласования как отдельного файла документа в составе контейнера.

8.

При работе с документами, находящимися в документальном фонде предприятия, пользователь будет работать в режиме двух окон: и в оперативной системе, и в архивной системе? Будут ли доступны документы архива из оперативной системы?

Предполагается, что документы, переданные в архив организации используются в системе «Архивное дело», а из системы оперативного делопроизводства уничтожаются для исключения дублирования данных, освобождения серверного пространства и оптимизации затрат организации на хранение информации. Организация вправе выбирать, каким образом решать этот вопрос. Продукты ЭОС позволяют реализовать любой из сценариев. Реализация сквозного поиска между системой оперативного делопроизводства и системой архивного хранения возможна в режиме заказной разработки.

9.

Уничтожается ли информация в системе оперативного делопроизводства после того как документ попал в архив?

Автоматически – нет, однако продукты ЭОС предоставляют такую возможность, все необходимые инструменты присутствуют в системах «Дело» и «Архивное дело».

10.

Как передавать в архив зашифрованные документы, скрытые от просмотра других лиц? 

Данный вопрос можно рассматривать с двух сторон:

– с методологической точки зрения – законодательство на данный момент не регламентирует порядок и требования к передаче зашифрованных документов. Каких-либо регламентов или устоявшихся правил нет. Существуют научные исследования РГГУ, в которых указывается, что «передаваемые на архивное хранение архивные файлы не могут быть полностью или частично: зашифрованы, защищены паролем, сжаты собственным алгоритмом сжатия, кодированы.»

– с технической точки зрения – передать зашифрованные документы на архивное хранение возможно. Зашифрованный документ не перестаёт быть документом. Содержащаяся в нём информация не изменяется. А учётная карточка документа для его идентификации находится в ведении архивистов и не является секретной информацией.

Исходить нужно из того, для каких целей документ претерпел криптографическое преобразование (шифрование).
В случае защиты от НСД при работе в оперативном хранилище, при передаче документа в архив, являющимся отдельной информационной системой, с ограниченным числом пользователей, документ следует:

– либо перенести в архив расшифрованным, если политика безопасности не предусматривает работу с архивом тех лиц, доступ к документу которых не желателен;

– либо при передаче расшифровать, провести валидацию документа, и зашифровать на ключе/пароле ответственного архивиста (служебной записи архива). (Шифровать все документы одним паролем – не самая хорошая идея, поэтому вариант с закрытым ключом предпочтительнее);

– либо при передаче шифрованного документа в архив, у работника, который его шифровал, запросить копию закрытого ключа, доверенность на использование его ключа для дешифрации документов (перечня документов, конкретного документа). Таким образом потребуется дополнительное защищённое хранилище для реестра ключей, доверенностей и ссылок на зашифрованные документы. Хранить документ, ключ и доверенность в одном контейнере / хранилище – не имеет смысла.

Описанные выше варианты, на усмотрение заказчика, могут быть реализованы как организационными, так и организационно-техническими мерами, в зависимости от рисков, определённых в документации по ИБ конечного оператора архива (заказчика).

Остается открытый вопрос, что делать если требуется документ расшифровать, а сотрудник, ключом которого документ шифровался, уволился, и ключ уничтожен. А доверенность на использование ключа, и архивная копия контейнера не были предоставлены. В таком случае хранение такого документа не имеет смысла, поскольку извлечь информацию в разумный период времени не получится.

№

Вопрос

Ответ

1.

Где происходит процесс формирования контейнера?

Контейнер формируется на стороне системы-источника, согласно установленному формату.

2.

Может ли контейнер содержать много документов?

Да, при этом каждый документ в контейнере может содержаться приложения к передаваемому документу. В этом случае в состав контейнера входят: – файл, содержащий документ в исходном формате; – файлы с отсоединенными ЭП (основного документа и приложений); – файл с метаданными (xml); – файлы приложений; – файл документа с приложениями в формате PDF/A.

3.

Мы обеспечиваем возможность проверки валидности изначальной ЭП?

Проверка изначальной ЭП на документе системой архивного хранения не производится. В этом нет смысла, так как сертификат при передаче на архивное хранение уже будет истекшим, а на юридическую значимость напрямую факт проверки не повлияет. Для проверки необходимы списки отозванных сертификатов или усовершенствование ЭП до формата, содержащего цепочку информации о сертификатах на стороне системы-источника. Система архивного хранения обеспечивает неизменность того, что передала система-источник, которой мы доверяем.

4.

Где можно посмотреть информацию о подписи на ЭД?

В PDF/A-версию документа должен добавляться штамп с информацией о подписи на стороне системы оперативного делопроизводства, в составе метаданных передается информация о подписи.

5.

Для чего подписанный документ разделяется на тело и подпись?

Это разделение прописано в рекомендациях Росархива по структуре хранимых контейнеров. Тем самым мы показываем, что соответствуем существующим на сегодняшний день рекомендациям и нормам.

6.

Почему в контейнере выбран формат PDF/A? Может ли формат PDF/A содержать XML-схему с метаданными по файлу?

Этот формат соответствует рекомендациям Росархива . Конвертацию документов в PDF/A должна делать система-источник. PDF/A не работает с XML, это графический формат – читаемая копия, используемая нами для просмотра. Подробнее см. Чем отличается формат PDF от PDF/A?

7.

Где гарантия, что PDF/A сформирован корректно и будет поддерживаться в течение долгого времени?

Компания Adobe Systems Inc. обеспечивает длительную поддержку формата PDF/A. На сегодняшний день это сертифицированный ISO 19005-1:2005 стандарт архивирования. Гарантий, что PDF/A сформирован системой-источником корректно – нет.

8.

Как предполагается доказывать пользователю, что документ, подписанный ЭП руководителя и PDF/A – это идентичные документы?

Это опять же вопрос регламентов формирования контейнера на стороне системы-источника. Пользователь будет работать с PDF/A.

9.

Теряется ли смысл ЭП при переводе документа в другой формат – PDF/A?

Мы не только переводим документ в новый формат, мы храним оба документа в контейнере и отсоединенные ЭП. Храним и XML, которую нам передала система-источник. Юридическая значимость исходного документа от этого не теряется.

10.

Как быть если формат ZIP «умрёт»?

В таком случае нужно будет разработать сценарии миграции на новый формат хранения.

№

Вопрос

Ответ

1.

Как происходит проверка целостности?

Целостность файлов контейнера проверяется в рамках контроля целостности контейнера, которому они принадлежат посредством специальных фоновых процедур.

2.

Что делать в случае устаревания алгоритмов расчета хэш-сумм?

Система использует незамкнутую цепочку алгоритмов хэширования. Это значит, что в любой момент перечень алгоритмов можно дополнить/изменить. В этом случае хэш-суммы будут пересчитаны по новому алгоритму.

№

Вопрос

Ответ

1.

Как происходит экспертиза ценности и уничтожение электронных документов?

Используются фоновые процедуры контроля сроков хранения по делам. Дела, которые подлежат выделению к уничтожению включаются сотрудников в акт и после принятия решения экспертной комиссии сотрудником инициируется уничтожение.

2.

Как уничтожаются документы, хранящиеся в бэкапах?

Мы не делали специальных инструментов для удаления документов из бэкапов. Этот вопрос решается индивидуально в рамках проектов. Проведя исследование, мы можем рекомендовать заказчикам следующий вариант: зашифровать документы, находящиеся в бэкапе, сертификатом ЭП, и в момент уничтожения документов, уничтожать и сертификат, которым зашифрованы документы в бэкапах. Документы физически останутся, но открыть их и воспользоваться ими уже будет нельзя.

3.

Рассматривался ли вариант хранения документов в базе данных, а не в файловом хранилище?

Предполагается, что объем документов в архивной системе складывается из документов со всех информационных систем за весь период деятельности организации. Обрабатывать такой объем документов в базе данных неэффективно.

4.

Что остается в базе данных после уничтожения документов?

Документы и дела уничтожаются вместе с файлами и регистрационными карточками (данными в базе данных), если такое решение принято в организации. В системе существует возможность выбрать состав «остаточных реквизитов». Информация о составе удаляемой информации и об удаленных делах и документах добавляется в акт об уничтожении. Акты о выделении дел к уничтожению, акты об уничтожении имеют постоянные сроки хранения.

№

Вопрос

Ответ

1.

Как организован доступ к информации для пользователей?

В системе «Архивное дело» для пользователей разграничены права для выполнения функций в системе, а также устанавливается ограничения на работу с номенклатурными заголовками, делами, документами. Права назначаются в рамках каждого из уровней организации информации: архив, фонд, рубрика классификатора, дело, документ, файл. В рамках доступных объектов реализована настройка действий пользователя: чтение, создание, редактирование, уничтожение, скачивание.

Отдельный механизм общих и личных папок, предназначенных для работы пользователей с документами и делами по запросу на доступ, позволяет предоставлять временный точечный доступ к материалам, разделы системы которых недоступны пользователю.

2.

Можно ли для определенных пользователей организовать доступ только для ознакомления с информацией, хранящейся в системе?

Пользователь, имеющий доступ к функции «Читальный зал», получает права читателя. Это дает ему возможность осуществлять поиск дел (томов, частей) и документов, оформлять запросы на выдачу дел / документов, а также просматривать их регистрационные карточки и прикрепленные электронные образы документов.

3.

Можно ли как-то отследить, какой пользователь какое действие с документом совершил?

Для отслеживания работы пользователей в системе «Архивное дело» реализовано протоколирование в части сбора и накопления информации об операциях, совершаемых всеми пользователями системы, в соответствии с Требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах (Приказ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации (ФСТЭК России) от 11.02.2013 №17).

Протоколы включают в себя запись об изменениях значений реквизитов объектов. В составе раздела «Аудит безопасности» отдельно фиксируются операции входа / выхода и попытки совершить какое-либо действие без прав. Данная информация доступна пользователям с ролью системного технолога.

№

Вопрос

Ответ

1.

Что в себя включает Архив НТД?

Архив НТД в системе «Архивное дело» — это архив, специально предназначенный для комплектования, учета, хранения, обращения и использования научно-технической документации (НТД).

Под НТД понимается научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая и программная документация на бумажных и электронных носителях, образующаяся в процессе деятельности организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также организаций, занимающихся производством научно-технической продукции, имеющие кинофотофонодокументы и т.д.

2.

Может ли Архив НТД использоваться в организации для учета научно-технической документации, хранящейся в бумажном виде?

Да, может и позволяет:

• управлять всем репозиторием документов со своего рабочего места;

• уменьшить ручной труд и ошибки с помощью расширенной процедуры поиска информации;

• вести учет документов и их версий, хранящихся как в архивном хранилище организации, так и в различных подразделениях организации;

• автоматизировать процессы уничтожения и перемещения оригинальных бумажных документов;

• оцифровать бумажные документы с использованием функции сканирования.

3.

Каким образом разграничен доступ к информации пользователей?

Порядок назначения прав на объекты Архива НТД и справочники НТД аналогичен порядку назначения прав на объекты системы «Архивное дело».

Подробнее о разграничении прав пользователей к информации в системе указано в Управление доступом, протоколирование.