Читальный зал
Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.
Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа могут настраиваться индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.
Фонды
Стартовый раздел работы для пользователей с ролью «Читатель» – «Фонды». Он предназначен для осуществления поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователю предоставлены возможности:
- просматривать дела на перечне,
- использовать расширенный поиск дел над перечнем,
- просматривать карточки дел,
- знакомиться с документами дела,
- помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.
В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:
- просматривать другие тома дела, которые собраны в отдельной секции,
- знакомиться с документами дела и их файлами,
- помещать документы в папки, на которые ему назначены соответствующие права.
Для точечного предоставления доступа к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда сотрудникам архива предоставляется возможность помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам будет сохранен у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя, доступ к документам блокируется.
Тематические каталоги
Раздел «Тематические каталоги» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.
Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.