Выдача документов по запросу в системе «Архивное дело»
Использование документов – одна из важнейших функций архива организации. Для автоматизации этого процесса в системе «Архивное дело» реализованы запросы на выдачу любых материалов из архива и отдельная функция для выдачи электронных документов, которые обрабатываются опцией «Архив электронных подлинников».
Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала, делопроизводителям и архивным работникам. У пользователей есть возможность сформировать текстовое описание своего запроса и прикрепить к запросу архивные регистрационные карточки дел и документов в том, случае, если нужна конкретная копия или доступ к файлам.
После сохранения запрос поступает на рассмотрение к архивному работнику, которому назначено специальное право на рассмотрение запросов.
Выдача электронных документов – это формирование пакета выдачи на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета электронной подписью для обеспечения целостности при передачи заинтересованной стороне.
Пакет выдачи – это zip-контейнер, который формируется системой. Он содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, электронная подпись ответственного лица, осуществившего выдачу документов.
Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы и хранятся не менее 3 лет, по истечении срока хранения контейнеры могут быть удалены. Все действия по выдаче электронных документов протоколируются.
Система «Архивное дело» обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с электронными документами. Документы хранятся в системе с обеспечением аутентичности, достоверности, целостности и пригодности к воспроизведению на основании организации доверенной среды.