Классификаторы дел и документов
«Архивное дело», кроме базовых функций учета, хранения и использования дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства, предоставляет своим пользователям возможность работы со справочно-поисковой системой (иначе – научно-справочным аппаратом Архива) с целью классификации объектов архивного фонда и последующего поиска по рубрикам каталогов.
В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела, который представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации. Тематические каталоги создаются отдельно для дел и отдельно для документов, а также могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.
Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам, в том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива: по источнику поступления; фамилии (наименованию) автора документа; годам и периодам; географическому признаку (например, странам или городам); тематическому признаку и пр.
Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда в системе «Архивное дело» настраиваются в карточке фонда. Выбор тематических рубрик для дел и документов выполняется в карточке дела и документа на специальной вкладке.
При необходимости, пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.
При работе в справочно-поисковой системе, пользователь может:
просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;
просматривать и редактировать карточки дел, документов;
исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).