Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения
В системе «Архивное дело» реализована процедура уничтожения электронных документов, которая обеспечивает надежное прекращение доступа к данным по итогам проведения экспертизы ценности и документальное оформление факта уничтожения электронных документов
Уничтожение электронных документов по истечении сроков хранения в ведомственном архиве выполняется в соответствие с правилами работы архивов. Для рассмотрения экспертно-проверочной комиссией готовится акт о выделении к уничтожению.
Процедура уничтожения электронных документов реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Архивный работник может настроить состав реквизитов, которые необходимо удалять. Состав уничтожаемых реквизитов согласовывается и утверждается экспертной комиссией организации.
Система формирует акт об уничтожении метаданных, в котором по каждому делу прописывается список уничтоженных документов. Данный акт является подтверждением уничтожения документов ответственным сотрудником организации в системе «Архивное дело». В учетных формах уничтоженных дел и документов, содержится информация о дате уничтожения и акте, на основании которого были выполнены данные действия.
