Ведение номенклатуры дел
Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации, что включает:
- подготовку и утверждение номенклатуры дел как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации;
- возможность импорта номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
- экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.
Особенностью системы «Архивное дело» является возможность ведения номенклатуры дел фонда по структурному, либо по тематическому признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно.
В системе «Архивное дело» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в данной системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:
путем создания регистрационных карточек дел «вручную»;
посредством импорта номенклатуры дел из СЭД или файла;
путем копирования номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.
Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).
