ЭОС

Работа с электронными документами

Хранение электронных документов в системе «Архивное дело»

Работа с электронными подлинниками документов в экосистеме продуктов ЭОС построена на принципах доверенной среды, которая включает:

  • систему оперативного делопроизводства,
  • сервисы, обеспечивающие передачу документов на хранение,
  • систему архивного хранения.
Особенности процесса передачи электронных документов:
  • Формирование контейнера установленного формата для передачи документов на архивное хранение.

  • Подписание контейнера электронной подписью сотрудника, передающего документы на хранение.

  • Проверка контейнера на содержание вредоносного программного обеспечения и форматно-логический контроль.

  • Учет электронных документов в реестре подлинников. Реестр подлинников формируется на основании записей документов, размещенных в закрытом эталонном хранилище.

  • Блокировка доступа к эталонному хранилищу для всех пользователей системы. Для работы с документами в системе автоматически создается рабочая копия, с которой в дальнейшем и работают пользователи.

Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода:

Гибкость

  • Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное дело», используется информационный ярлык, который может использоваться бесшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.

  • При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.

Полнота информации и регламентированный доступ

  • Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.

  • В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.

  • Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.

Надежность

  • Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное дело».

  • Целостность документов в системе «Архивное дело» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:
    – можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш-суммы;
    – при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.

  • Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.

Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода:
Гибкость
  • Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное ДЕЛО», используется информационный ярлык, который может использоваться безшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.
  • При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.
Полнота информации и регламентированный доступ
  • Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.
  • В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.
  • Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.
Надежность
  • Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное ДЕЛО».
  • Целостность документов в системе «Архивное ДЕЛО» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:
    • можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш суммы;
    • при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.
  • Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.