Работа с электронными документами
Хранение электронных документов в системе «Архивное дело»
Работа с электронными подлинниками документов в экосистеме продуктов ЭОС построена на принципах доверенной среды, которая включает:
- систему оперативного делопроизводства,
- сервисы, обеспечивающие передачу документов на хранение,
- систему архивного хранения.
Особенности процесса передачи электронных документов:
- Формирование контейнера установленного формата для передачи документов на архивное хранение.
- Подписание контейнера электронной подписью сотрудника, передающего документы на хранение.
- Проверка контейнера на содержание вредоносного программного обеспечения и форматно-логический контроль.
- Учет электронных документов в реестре подлинников. Реестр подлинников формируется на основании записей документов, размещенных в закрытом эталонном хранилище.
- Блокировка доступа к эталонному хранилищу для всех пользователей системы. Для работы с документами в системе автоматически создается рабочая копия, с которой в дальнейшем и работают пользователи.
Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода:
Гибкость
Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное дело», используется информационный ярлык, который может использоваться бесшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.
При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.
Полнота информации и регламентированный доступ
Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.
В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.
Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.
Надежность
Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное дело».
Целостность документов в системе «Архивное дело» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:
– можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш-суммы;
– при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.
- Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.
Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода:
Гибкость
- Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное ДЕЛО», используется информационный ярлык, который может использоваться безшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.
- При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.
Полнота информации и регламентированный доступ
- Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.
- В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.
- Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.
Надежность
- Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное ДЕЛО».
- Целостность документов в системе «Архивное ДЕЛО» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:
- можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш суммы;
- при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.
- Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.