Модуль взаимодействия с ГИС «Платформа ЦХЭД»
Архитектура и принципы работы модуля взаимодействия
Интеграция системы «Дело» с подсистемой «Облачный архив» реализована посредством двух механизмов:
- Передача структурированной информации в виде файлов определенного формата (CSV).
- Передача электронных документов через МЭДО с использованием специального модуля сопряжения и шлюза МЭДО.
Процесс взаимодействия осуществляется в три последовательных этапа:
- Выгрузка структуры из системы «Дело».
- Загрузка структуры в подсистему «Облачный архив».
- Наполнение структуры документами.
Выгрузка структуры из системы «Дело»
На данном этапе происходит формирование структурированной информации о номенклатуре, разделах номенклатуры, делах и документах для выбранных пользователем подразделений. Выгрузка осуществляется в виде файлов CSV.
Загрузка структуры в подсистему «Облачный архив»
Сформированный пакет файлов загружается в подсистему «Облачный архив» авторизованным пользователем через интерфейс системы. Загрузка может выполняться как в виде ZIP-архива, так и отдельными файлами CSV. В результате в подсистеме формируется иерархическая структура передаваемой на хранение информации.
Передача документов по МЭДО из «Дело» в «Облачный архив» происходит в несколько этапов:
Отбор и отправка документов:
Пользователь выбирает нужные документы через стандартные инструменты системы «Дело». Для отправки он указывает Организатора ТР «Архив» в качестве получателя и подтверждает действие.
Прием документов и подтверждение доставки:
Полученные документы автоматически присоединяются к ранее загруженной структуре. Факт успешной доставки подтверждается стандартной квитанцией МЭДО. Система «Дело» признает квитанцию с положительным ответом как официальное подтверждение успешной передачи документа.
Модуль взаимодействия с ГИС «Платформа ЦХЭД» представляет собой комплексное решение, обеспечивающее автоматизированную передачу электронных документов из системы оперативного документооборота в систему архивного хранения. Основными преимуществами данного решения являются:
- Минимизация ручного ввода данных за счет автоматизированной передачи структурированной информации.
- Использование стандартизированного механизма МЭДО для передачи электронных документов.
- Сохранение структуры дел в соответствии с номенклатурой дел.
- Обеспечение подтверждения успешной передачи документов квитанцией.
Использование данного модуля позволяет обеспечить соблюдение требований законодательства в части обязанности источников комплектования государственных архивов передавать электронные документы на постоянное хранение.
Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «Дело» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы Дело позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД «Дело»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «Дело» была чётко отлажена. СЭД «Дело» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.
Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.