Демо-версия
Удобный визуальный редактор маршрутов согласования позволяет формировать и корректировать маршруты без использования дополнительного ПО и программирования.
Реализованы распространенные схемы согласования: последовательное, параллельное и смешанное согласование, позволяющее комбинировать строго заданную последовательность обработки с одновременной работой пользователей на различных этапах.
Пользователи имеют возможность:
- выбрать участника согласования из справочника пользователей и вставить эту информацию в создаваемый/корректируемый маршрут согласования;
- указывать несколько уровней согласования — на каждом уровне пользователи могут согласовывать документ одновременно и параллельно, а пользователи разных уровней включаются в согласование последовательно;
- указывать предельные сроки согласования на каждом уровне согласования в днях или даже в часах;
- видеть в отображении маршрута согласования текущее состояние согласования — кто из участников согласования уже согласовал документ, кто еще нет, и кто отказал в согласовании;
- получать информацию об участниках согласования (должность, подразделение, фото и др.).
Модуль «План-календарь» позволяет
- Просматривать информацию о документах, проектах, поручениях в различных временных интервалах (день, неделя, месяц или год). При необходимости переходить к работе с выбранным документов непосредственно из интерфейса календаря
- Создавать личные и групповые заметки, отображаемые в календаре
- Планировать предстоящие события
Календарное представление
Система предусматривает четыре режима календарного представления – «Год», «Месяц», «Неделя», «День», что позволяет выбрать необходимый уровень детализации. На календаре отмечаются даты поступления записи и даты окончания планового срока для документа, проекта документа или поручения. Для наглядности, различные виды записей отображаются на календаре соответствующими им цветами (например, синий – проекты документов, желтый – документы и т. д. )
Личные и групповые заметки
Система позволяет формировать произвольные заметки, отображаемые в календаре. Предусмотрена возможность создания заметок как для личного календаря, так и для календаря одного или нескольких должностных лиц, которым адресована заметка. При необходимости заметка может содержать ссылку на документ или проект документа в системе «ДЕЛО».
Планирование событий
Интерфейс «План-календарь» позволяет вести учет планируемых событий для должностного лица, подразделения и организации в целом. Для пунктов плана предусмотрена возможность актуализации статуса (например, «Выполнен», «Отменен») и ввода информации об изменениях по планируемому событию.
Модуль «Замещение должностей» позволяет:
- Фиксировать периоды и причины отсутствия сотрудников;
- Информировать пользователей о предстоящем отсутствии должностного лица за выбранный период времени;
- Автоматически перенаправлять документы, проекты, поручения выбранному заместителю;
- Отображать историю замещений должностного лица.
Учет присутствия сотрудников
Информация об отсутствии должностного лица фиксируется в модуле «Справочники» подсистемы «ДЕЛО-Web». Вкладка «Отсутствие и замещение» карточки должностного лица позволяет ввести информацию о периоде отсутствия и причине, а также, при необходимости, выбрать должностное лицо для пересылки документов и поручений на время отсутствия.
Информирование пользователей о предстоящем отсутствии
При выборе должностного лица из справочника, в соответствующих интерфейсах отображается информация о его отсутствии, а также о сотруднике-заместителе. Также с помощью изменения соответствующих настроек замещаемого сотрудника — пользователя СЭД «ДЕЛО», возможно информирование о предстоящем плановом отсутствии.
Автоматическое направление информации заместителю
В системе реализована автоматическая пересылка документов, проектов и поручений выбранному должностному лицу — заместителю. В случае перенаправления поручения, автоматически создается подчиненное поручение заместителю. При направлении проекта на согласование происходит замена согласующего на заместителя, с отображением информации о замещении в поле «Примечание». Таким образом, полностью сохраняется привычная логика работы СЭД «ДЕЛО» при исполнении поручений и согласовании проектов документов.
История замещения должностного лица
Система также позволяет наглядно отображать историю замещений должностного лица на основе ранее введенных данных об отсутствии и назначаемых ранее заместителях.
В актуальной версии СЭД «ДЕЛО» реализованы:
- Персонализация рабочего пространства – настройки главной страницы, фильтров, поисковых запросов, личных папок;
- Функциональность редактирования справочников и, в частности, конструирование атрибутов карточки в «ДЕЛО-Web»;
- Редактор шаблонов для формирования файлов с подстановкой атрибутов;
- Наглядная настройка маршрутов обработки, включая механизмы замещения при отсутствии сотрудника.
Персонализация рабочего пространства
Для максимального быстрого и наглядного доступа к документам, файлам, поручениям и другой информации, пользователи могут настроить главную страницу веб-интерфейса «ДЕЛО» в соответствии со своими задачами. Для пользователя доступно создание произвольных фильтров по документам, проектам и поручениям, выбор набора ссылок, отображаемых на главной странице.
Для эффективной работы с документами в соответствии со сложившимися процессами обработки зачастую требуется дополнить набор атрибутов карточки документов дополнительными реквизитами, в зависимости от типа документов. Необходимые действия в системе «ДЕЛО» могут быть выполнены технологом системы в диалоговом режиме.
Работа со справочниками в веб-интерфейсе
СЭД «ДЕЛО» позволяет редактировать справочники системы с помощью простого и наглядного веб-интерфейса. Так, например, в интерфейсе «ДЕЛО-Web» можно дополнить справочник «Группы документов» новым видом обрабатываемых документов/проектов документов и настроить набор реквизитов в карточке документа/проекта документа.
Шаблоны для печати
Подготовка файлов по заранее настроенному шаблону и подстановка атрибутов из карточки экономит время и уменьшает вероятность ошибок при подготовке типовых документов и отчетов. СЭД «ДЕЛО» позволяет системному технологу в диалоговом режиме создавать необходимые шаблоны, добавляя в них соответствующие элементы из атрибутов карточки документа/проекта документа.
Наглядная маршрутизация
Система «ДЕЛО» обеспечивает всё необходимое для реализации параллельных, последовательных и смешанных этапов согласования и совместной работы с проектами документов. Настройка маршрутов возможна в наглядном графическом виде с применением шаблонов маршрутов и их отдельных элементов.
Применение СЭД «ДЕЛО» для управления совещаниями позволяет:
- Формировать повестку совещания, информировать участников;
- Сопровождать проведение совещания, фиксировать мнения участников и результаты голосования по вопросам повестки;
- Формировать и утверждать протокол совещания;
- Обеспечивать контроль исполнения решений совещания;
- Предоставлять наглядные отчеты по выполнению решений совещания и актуальным статусам исполнения
Планирование совещаний и мероприятий
Система «ДЕЛО» обеспечивает ведение персональных и групповых календарей, отображающих информацию по датам планируемых совещаний, срокам выполнения поручений и подготовки документов и другим событиям. Интерфейс календарного планирования помогает выбрать наиболее подходящее время для мероприятия, с учетом занятости предполагаемых участников, а также установить взаимосвязь планируемого события с соответствующим документом или проектом документа.
Формирование повестки и информирование участников
Участники предстоящих совещаний получают оперативный доступ к материалам планируемых мероприятий, а также, при необходимости к архивным данным предыдущих совещаний. Система предоставляет наглядный интерфейс для формирования и утверждения повестки совещания – добавления и исключения вопросов, согласования изменений, уведомления участников.
Проведение совещаний и голосование по вопросам повестки
СЭД «ДЕЛО» позволяет фиксировать результаты обсуждения очных мероприятий, а также проводить совещания в режиме удаленного участия, включая возможность голосования по вопросам повестки. Система обеспечивает оформление решений совещания с автоматическим подсчетом голосов. Предусмотрена подготовка и утверждение протокола совещания с его последующей регистрацией и предоставлением сотрудникам для ознакомления с учетом установленных прав доступа.
Контроль исполнения решений
Автоматизация совещаний в едином контуре документооборота обеспечивает применение всех существующих механизмов контроля исполнения поручений СЭД «ДЕЛО». В системе формируются и направляются на исполнение соответствующие поручения по итогам совещания. Актуальный статус исполнения поручений совещания может отображаться как в виде табличной сводки по исполнению, так и с помощью набора диаграмм.
Регистрация документов
Система обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов организации в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Поступающие в организацию бумажные документы могут быть отсканированы в ручном или автоматическом режиме, с возможностью распознавания текста.
Поступающие по электронным каналам документы регистрируются с сохранением необходимого атрибутного состава.
Для удобного занесения реквизитов документа в ручном режиме предусмотрена система справочников, механизм автоматической подстановки значений, автозаполнение атрибутов и применение шаблонов. Проверка значений при сохранении обеспечивает большую корректность данных по документу.
Для исходящих документов предусмотрена как отправка по электронным каналам связи, так и печать необходимых форм для отправки в бумажном виде. Поддерживается оформление ф.103 Почты России для партионных почтовых отправлений.
Рассмотрение и выдача поручений
CЭД «ДЕЛО» предоставляет набор инструментов для подготовки поручений/резолюций и контроля их выполнения.
Для экономии времени предусмотрено использование шаблонов поручений и групповой ввод поручений к однотипным документам. Для повторяющихся задач реализована регулярная рассылка поручений по настраиваемому расписанию. Предусмотрена работа с пунктами резолюции, что обеспечивает быстрый ввод множества поручений с одинаковыми параметрами.
Руководителям, работающим с помощником или группой помощников, будет удобна технология работы с проектами поручений, детально проработанная в СЭД «ДЕЛО». Механизм работы с проектами поручений обеспечивает предварительную проработку поручения помощниками и возможность руководителю одним нажатием зафиксировать решение по одному или нескольким проектам поручений.
Ознакомление с документами и ввод отчетов
Система «ДЕЛО» предоставляет удобный интерфейс для ввода отчетов об исполнении, включая возможность указать текущее состояние исполнения и добавления к отчету файлов, в том числе подписанных электронной подписью.
Контроль исполнения
Система имеет все необходимые функции для обеспечения своевременного исполнения документов и поручений руководства. Можно устанавливать стандартные сроки исполнения, утвержденные инструкцией по делопроизводству, либо индивидуальные сроки, назначенные руководителем. «ДЕЛО» позволяет контролировать сроки исполнения отдельных поручений и документа в целом, отправлять напоминания о приближающихся сроках, а также отслеживать качество исполнения поручений и, при необходимости, отправлять их на доработку.
Передача в архив
В СЭД «ДЕЛО» реализовано списание исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. Информация о сформированных и закрытых делах передается в подсистему «Архивное ДЕЛО» для обеспечения последующего архивного хранения.
Применение электронной подписи
При необходимости, виза согласующего может быть подтверждена электронной подписью.
Поддерживается работа с различными видами электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной).
Формирование документов по шаблону
На этапе подготовки инициатором СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденного шаблона для выбранного вида документа. При формировании файла необходимые атрибуты будут перенесены в текст. Для быстрого и корректного заполнения карточки проекта документа применяются подстановка из справочников и копирование атрибутов из связанных документов.
Согласование и коллективная работа с проектом
Система «ДЕЛО» поддерживает возможности предопределенной, заранее заданной, и свободной, определяемой инициатором, маршрутизации проекта документа. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.
В процессе работы с проектом участники могут добавлять в маршрут дополнительных согласующих (подчиненное визирование).
Логика движения и условия перехода на последующие этапы согласования адаптируются в соответствии с принятыми в организации правилами с помощью настроек процесса согласования соответствующей группы документов.
При согласовании проекта документа участник может согласиться с проектом либо отправить на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе «ДЕЛО» поддерживается версионность проектов.
Для эффективного взаимодействия инициатора и участников согласования предусмотрена возможность обсуждения по проекту документа в свободной форме.
Входящие, исходящие и внутренние документы
Система обеспечивает обработку как бумажных, так и электронных документов, независимо от канала их поступления в организацию. Входящие документы, поступающие по электронной почте, могут автоматически регистрироваться в СЭД «ДЕЛО» с сохранением атрибутного состава. Бумажные могут быть переведены в цифровой формат с сохранением в виде изображения или распознанного текста.
Исходящие и внутренние документы, подготовленные в организации, регистрируются в системе после прохождения всех необходимых процедур согласования/визирования проектов. Вся история работы с ними, в том числе не утвержденные версии, сохраняется в СЭД. В зависимости от правил, установленных для документооборота, утвержденные проекты могут сохраняться только в цифровом виде (электронные подлинники) либо распечатываться с визуализацией подписей и виз.
Управление движением документов
В СЭД «ДЕЛО» реализованы как маршрутизация поступивших документов по умолчанию, так и ручная пересылка документов для рассмотрения/исполнения в соответствующее подразделение или выбранному должностному лицу.
Входящие документы, требующие исполнения или ознакомления, автоматически рассылаются специалистам или организациям, указанным в поручениях, в момент сохранения резолюции. В случае работы руководителя с помощником они поступают исполнителям, когда проект резолюции утверждается.
Внутренние документы рассылаются для исполнения или ознакомления в соответствии с предварительно настроенными списками или путем выбора получателей вручную.
Поиск и выгрузка документов
СЭД «ДЕЛО» позволяет быстро получить доступ к необходимым документам и истории работы с ними. В системе предусмотрен поиск по штрих-коду, быстрый поиск по номеру, дате, тексту документа, другим параметрам.
Также на рабочем столе пользователя могут отображаться общие, доступные всем сотрудникам и персональные, созданные для пользователя поисковые запросы. Наглядный интерфейс создания поисковых запросов позволяет легко создавать и сохранять для последующего использования требуемый набор поисковых критериев (включая применение составных логических операторов)
Результаты поиска могут быть распечатаны. Необходимые файлы документов могут выгружены из системы либо добавлены в личную папку СЭД «ДЕЛО» пользователя. Для бумажных документов в карточке также отображается местонахождение бумажного оригинала.
Применение электронной подписи
Система «ДЕЛО» поддерживает работу с любыми видами электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронная подпись может применяться при подписании, а также в процессе регистрации и согласования проектов документов. Информация об электронных подписях может быть наглядно визуализирована в виде штампов подписи.
Для тех, кто хочет продолжить работать, даже находясь вне своего рабочего места. С помощью приложений ваша удаленная работа с документами и задачами будет эффективной, простой и понятной.
Формирование договоров по шаблону
На этапе подготовки договора инициатором СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденного шаблона для выбранного вида договора. При формировании файла необходимые атрибуты будут перенесены в текст. Для быстрого и корректного заполнения карточки проекта договора применяются подстановка из справочников и копирование атрибутов из связанных документов.
Контроль этапов договорной работы
После согласования и утверждение проекта договора, предусмотрена возможность контроля исполнения этапов работы с договором стандартными инструментами контроля в СЭД «ДЕЛО», а также отображения информации о наличии необходимых закрывающих документов ( в том числе с помощью получения данных о документах из других учетных систем)
Согласование и коллективная работа с проектом договора
Система «ДЕЛО» поддерживает возможности предопределенной, заранее заданной, и свободной, определяемой инициатором, маршрутизации проекта договора. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.
В процессе работы с проектом участники могут добавлять в маршрут дополнительных согласующих (подчиненное визирование).
Логика движения и условия перехода на последующие этапы согласования определяются принятыми в организации правилами с помощью настроек процесса согласования для соответствующего вида договоров.
При согласовании проекта договора участник может согласиться с текстом либо отправить на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе «ДЕЛО» поддерживается версионность проектов.
Для эффективного взаимодействия инициатора и участников согласования предусмотрена возможность обсуждения по проекту договора в свободной форме.
Контроль исполнения
Информация о выданных поручениях, сроках и отчетах исполнителей наглядно отображается в «дереве поручений» карточки документа, отображающем иерархическую структуру резолюций и актуальное состояние исполнения по каждому из поручений.
Персонификация настроек
Для быстрого доступа к необходимой информации в СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность добавления на главную страницу пользователя ссылок на списки документов/проектов документов, удовлетворяющих определенному набору критериев. Таким образом, в зависимости от контролируемых пользователем задач, может отображаться список неисполненных поручений по определенному сотруднику и/или подразделению, документы без подготовленных ответов, договоры, по которым не получены закрывающие документы и т.д.
Наглядная визуализация
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено визуальное отображение ключевых показателей по документообороту и исполнению поручений в виде набора динамически обновляемых диаграмм (сводка по исполнению, неисполненные в срок поручения, количество задач по сотрудникам и т.п.)
Типовые отчеты
В системе предусмотрен набор часто используемых форм отчетов, отображающих общие сведения по документообороту, исполнению документов и работе пользователей. По умолчанию пользователям доступны такие отчетные формы:
Сведения о документообороте;
- Сводка об исполнении;
- Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
- Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
- Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
- Сведения о работе пользователей;
- Сведения о результатах отправки документов.
Cформированные отчеты могут быть распечатаны средствами текстового редактора (МойОфис.Текст, Microsoft Word ) либо представлены в виде интерактивной таблицы с возможностью семантического зума и выбора необходимого уровня детализации, до конкретного документа и поручения.
Быстрый поиск документов
В интерфейсе СЭД «ДЕЛО» предусмотрен быстрый полнотекстовой и контекстный поиск. Поиск осуществляется как по набору реквизитов документа (например, по регистрационному номеру), так и по тексту прикрепленный файлов. Также реализована возможность поиска по штрих-коду. Благодаря возможности предварительной настройки параметров, в результатах поиска отображаются наиболее релевантные поиску данные.
Общие и персональные поисковые запросы
Система «ДЕЛО» обеспечивает поиск по всем атрибутам карточки документа, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам. Опционально возможен поиск по синонимам. Для быстрого доступа к необходимым документам в системе реализованы преднастроенные поисковые запросы по заданному набору критериев. Также, каждый из пользователь может создать собственные поисковые запросы и вывести соответствующие ссылки на главную страницу веб-интерфейса «ДЕЛО».
Доступ к связанным документам
Для предоставления максимально полной картины по всему происходящему с выбранным документом в СЭД «ДЕЛО» реализован механизм «связывания» карточек документов. Связь между карточками устанавливается как вручную, так и автоматически при выполнении определенных действий.
Персонализация пространства для работы с документами
Пользователям системы «ДЕЛО» доступна возможность создания собственных папок со ссылками на необходимые документы и проекты документов. При необходимости, доступ к личной папке может быть предоставлен другим пользователям системы.
Работа в СЭД «ДЕЛО» нескольких организаций
В СЭД «ДЕЛО» реализована возможность работы различных организаций в единой базе СЭД, с сохранением индивидуальных правил номерообразования, видов документов и прав доступа пользователей. Для удобства администрирования работы СЭД в организации реализована возможность предоставления права управления настройками СЭД в рамках выбранной организации.
Взаимодействие систем документооборота
Для взаимодействия систем документооборота различных организаций предусмотрена возможность обмена документами и информацией об исполнении документов с помощью модуля СЭВ (Сервер Электронного Взаимодействия). Модуль СЭВ обеспечивает обмен документами, поручениями и отчетами. При отправке предусмотрено применение электронной подписи и шифрования. Взаимодействие осуществляется по электронной почте, либо с помощью иной обменной службы ( например по каналам VipNet).
Взаимодействие с операторами ЭДО
При необходимости, реализуется взаимодействие СЭД «ДЕЛО» и операторов ЭДО ( Диадок, СБИС и др.). Взаимодействие осуществляется с применением ГОСТ Р 53898-2013.
Договорной документооборот
Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами
Мобильность и удаленная работа
Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.
Юридически значимый документооборот
Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.
Постановка задач и контроль исполнения
Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
Электронный архив, долговременное хранение документов
Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов – бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
Отчеты и аналитика
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.
Соответствие российским и международным стандартам
СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.
Автоматизация закупочной деятельности
Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.
Управление заседаниями/совещаниями
СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.
Управление проектами/портфелями проектов
Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.
Что такое ПОС?
Платформа обратной связи создана в рамках федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика». Это единое окно обработки сообщений/обращений граждан, которое позволяет через форму на портале Госуслуг или мобильное приложение «Госуслуги. Решаем вместе», а также виджеты на сайтах органов власти субъектов РФ направлять сообщения в государственные органы и органы местного самоуправления, участвовать в опросах, голосованиях и общественных обсуждениях.
ПОС осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений граждан из разных источников, их маршрутизацию между организациями-участниками процесса рассмотрения обращений, автоматизацию направления ответов заявителям и сбор оценок авторами сообщений качества решения проблем.
Сообщение после маршрутизации в ПОС регистрируется в СЭД организации-исполнителя и проходит все стадии его рассмотрения – от направления исполнителю до подготовки и формирования окончательного ответа заявителю.
Интеграция СЭД и ПОС позволяет в режиме реального времени обмениваться информацией между двумя этими системами, в том числе автоматически регистрировать в СЭД поступающие сообщения, информировать заявителей о статусах их рассмотрения и формировать ответы на них.
Как это работает?
Технолог СЭД ДЕЛО подключает «Модуль интеграции с ПОС» к личному кабинету организации (ЛКО) ПОСа. Если в одной БД СЭД ведутся данные нескольких организаций, то интеграция осуществляется с несколькими ЛКО.
Использование «Модуля интеграции с ПОС» и СЭД позволяет:
- Забирать данные из ПОС о сообщениях граждан и передавать их в СЭД;
- Автоматически создавать регистрационные карточки сообщений граждан в СЭД организации-исполнителя;
- Отправлять в ПОС промежуточные статусы рассмотрения сообщений из СЭД ;
- По команде пользователя СЭД отправлять ответы о результатах рассмотрения сообщений гражданина из СЭД в ПОС.
- Осуществлять передачу в ПОС статистики обо всех обращениях, которые обрабатываются в СЭД «ДЕЛО» помимо ПОСа.
Витрина данных ПОС
С помощью «Модуля интеграции с ПОС» имеющиеся в СЭД «ДЕЛО» данные, передаются в витрину данных ПОС через REST API по протоколу https. Передаваемые статистические данные передаются в виде файла с расширением *.csv (информация не содержит персональных данных заявителей и текста сообщения/обращения).
Каким организациям понадобится интеграция СЭД «ДЕЛО» и ПОС?
Органам власти местного самоуправления и иным организациям, которые в соответствии с законодательством обязаны рассматривать и предоставлять информацию по сообщениям граждан при взаимодействии с ПОС. Модуль интеграции также рассчитан на работу с региональными СЭД с единой БД для организаций-исполнителей.
Презентация СЭД «ДЕЛО» Модуль интеграции c платформой обратной связи (ПОС)
Система управления электронной очередью
СУО (система управления электронной очередью) – готовое решение для организации предварительной записи граждан на прием в ведомства. СУО позволяет автоматизировать процесс предварительной записи на прием заявителей в ведомства на точную дату и время через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Система управления электронной очередью интегрирована с СЭД «ДЕЛО». В рамках оказания услуг ответственные сотрудники могут ознакомиться с содержанием заявления, историей обращений заявителя в ведомство и принятых решениях.
Преимущества
- Надежность. Система позволяет единовременно обрабатывать множественные запросы на бронирование слотов времени, по запросам заявителей передавать на ЕПГУ справочную информацию.
- Гибкость. Система электронной очереди позволяет учитывать индивидуальные графики работы ведомств, должностных лиц, а также особенности оказания услуг на местах.
- Ролевой подход. В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение их видимости между пользователями как одного ведомства, так и структуры ведомств.
- Импортозамещение. СУО – современная и надежная система, работающая на СУБД компании Postgres Professional. За счет универсального API система может быть интегрирована с другими информационными системами.
Возможности
- Автоматизация работы ведомств. Система позволяет создать иерархическую структуру ведомств, внутри которых могут быть вложенные ведомства. Вложенные ведомства могут наследовать график работ, что ускоряет первоначальный процесс настройки системы. Создавая ведомство, система позволяет задать параметры маршрутизации запросов с ЕПГУ (код ведомства и коды услуги). Также есть возможность хранить контактные данные ведомства, которые отображаются заявителю в виджете электронной очереди на портальной форме ЕПГУ. Адрес ведомства вводится по ФИАС. Информацию об адресе и контактах можно не хранить в привязке к форме, а загружать непосредственно из СУО. При настройке системы можно создать гибкий график работы ведомства, индивидуальный производственный календарь, время работы сотрудников, оказывающих услуги. Важным параметром является наличие указания часового пояса, в котором работает ведомство. Исключительной особенностью СУО является настройка производственного календаря ведомства. Календарь может создаваться на конкретное ведомство, в зависимости от регламента его работы. Таким образом, ведомство может корректировать в какие дни заявители могут записаться к ним на прием, а в какие нет.
- Шаблоны расписания приема. При создании шаблона расписания приема система позволяет создать его более 1 раза. Шаблоны можно активировать, а также скрывать от пользователей в случае его архивации. Создавая шаблон, система позволяет наследовать график работы ведомства, но при этом вносить свои коррективы. Можно изменить время приема, перерывов, таким образом, подстроить работу шаблона под конкретные услуги. При настройке шаблона услуги можно привязать как к конкретному должностному лицу, так и к месту оказания услуги (окно). При добавлении из списка доступных услуг в шаблон, система позволяет для каждой задать свою продолжительность приема. При наличии сформированного расписания администратор может создавать дополнительные слоты времени или удалить текущие, не меняя при этом шаблон. Система не позволит пересечься имеющимся слотам, чтобы не допустить ситуации «2 человека на одно время».
- Гибкая ролевая модель. В системе предусмотрены роли главного администратора, обладающего полными правами на систему, и региональных администраторов, имеющих доступ только к своему ведомству. При выдаче прав на создание и редактирование ведомств, администратор может регулировать доступ к справочникам услуг, производственным календарям и шаблонам расписаний. Такое делегирование прав позволяет максимально обезопасить систему от изменения данных и удаления. Что касается удаления, что система оснащена подсистемой логирования действий пользователей, а также при удалении любой записи в системе, в первую очередь, удаляется логически, что позволяет в случае необходимости безболезненно восстановить запись. Система позволяет задать количество дней, которое нужно ведомству на рассмотрение и исполнение заявления. К примеру, по административному регламенту, заявитель, подав заявление 1 числа месяца, может записаться на прием только спустя 5 дней. При настройке услуг ведомства, система позволяет копировать их из одного ведомства в другое, что позволяет сократить трудозатраты на настройку системы.
- Аналитика и отчетность. Для оценки загрузки сотрудников, в системе предусмотрена выгрузка списка заявителей, которые забронировали слоты времени в конкретном ведомстве, на конкретную дату и услугу. В случае необходимости отмены записи на прием, пользователь осуществляет ее. При этом заявитель получит в личный кабинет уведомление об отмене записи по инициативе ведомства.
Соответствие требованиям действующего законодательства
Автоматизированная система управления проектами соответствует нормативно-регламентным требованиям проектного управления. Постановление Правительства РФ от 31.10.2018 N 1288 (ред. от 03.01.2019) «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».
Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утверждены Распоряжением Министерства экономического развития РФ от 14 апреля 2014 года № 26Р-АУ). Государственным стандартам ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54871-2011, ГОСТ Р ИСО 21500-2014, ГОСТ Р 58305-2018
Управление проектной и процессной деятельностью
Система автоматизирует ключевые задачи проектного управления. Автоматизирует управление не только проектной, но и процессной деятельностью, а также учет, планирование и контроль небольших периодических активностей. АСУП помогает планировать и контролировать деятельность, связанную с программами проектов, обеспечивает информационную базу, ориентированную на хранение информации на всех стадиях.
Экономия времени на координацию работы
АСУП позволяет осуществлять контроль по всем проектным предложениям, заявками и паспортам проектов за счет сформированных реестров и мониторинга состояния проектов в режиме реального времени. Вся информация собрана в одном месте, детали или статистику может просматривать любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа.
Календарное планирование
АСУП обеспечивает руководителей и проектные команды необходимыми инструментами для формирования, отслеживания и актуализации детальных календарно-сетевых графиков работ по проектам.
Финансовое планирование
Информационная система позволяет формировать, планировать, отслеживать и контролировать исполнение проектных бюджетов, анализировать бюджетные и отчетные данные в различных разрезах.
Контроль показателей проектов и методики расчета
Обеспечивает формирование персональных показателей для программ, проектов, объектов госпрограмм с указанием плановых и отслеживанием фактических значений показателей. В случае отклонений вы сможете быстро сориентироваться в ситуации и принять нужное решение.
Ролевая структура управления проектами
В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение видимости проектов между сотрудниками, разграничение доступа к различным функциям системы и информационной базе.
Аналитика и отчеты
В системе возможно формирование статистической и аналитической отчетности, отображающей ключевые показатели по проекту, в табличной и графической форме. Отчетность, реализованная в системе, позволяет оперативно управлять процессами, контролируя выполнение этапов и мероприятий проектов.
Преимущества АСУП:
Гибкое управление качеством, сроками и бюджетом проектов
Автоматизация взаимодействия департаментов с помощью сквозных бизнес-процессов.
Готовые шаблоны и автоматическая проверка выполнения задач проекта.
Мгновенный мониторинг результата
Прозрачная картина проекта для оперативной реакции на инциденты.
Удобная среда управления проектом
Набор инструментов для контроля актуального положения дел по проекту.
Автоматизация бизнес-процессов проектного офиса
Стабильное качество проектной работы при снижении издержек на выполнение типовых операций.
Преимущества для пользователей:
Главы регионов
Повышение качества и скорости принятия управленческих решений;
Своевременное информирование о проблемах с точным указанием ответственных;
Снижение и контролируемость рисков;
Контроль над расходом средств, ресурсов и сроков исполнения;
Повышение прозрачности государственных проектов.
Руководители и сотрудники проектного офиса
Гибкое управление проектами в режиме реального времени;
Получение прозрачной системы отчетности с актуальными данными;
Получение единого стандарта планирования и отчетности для всех участников;
Контроль отклонений с точным пониманием ответственных;
Повышение эффективности управления мотивацией сотрудников;
Система может быть развернута как в региональных проектых офисах, так и в муниципальных.
Работники региональных органов власти
Получение простого и удобного инструмента для работы с проектной и операционной деятельностью;
Выявление рисков проекта, формирование прогнозов и контроль бюджетов;
Контроль расходов по проекту;
Статистическое подтверждение результатов своей работы.
Поддержка форматов обмена
Система «ДЕЛО» обеспечивает возможность обмена данными на основе ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению» Для взаимодействия систем документооборота различных организаций реализована подсистема Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)
Бесшовное взаимодействие с офисными пакетами
Система «ДЕЛО» обеспечивает возможность бесшовного взаимодействия при работе с документами между СЭД и офисными приложениями – МойОфис, Microsoft Office. Обеспечивается взаимодействие с почтовым клиентом для обработки документов, поступивших по электронной почте, возможность регистрации документа непосредственно из текстового редактора, редактирование файла документа непосредственно из интерфейса СЭД «ДЕЛО.
Документированный API-интерфейс
СЭД «ДЕЛО» обладает подробно документированным интерфейсом API (Application Programming Interface), что позволяет реализовывать любое взаимодействие (синхронизация записей, справочников и пр.) с произвольными информационными системами.
«КАРМА» - технологии криптозащиты и электронной подписи для любых приложений
Система «КАРМА» — это универсальное программное решение для использования криптографических функций, таких как шифрование, подписание и проверка электронной подписи в прикладных клиентских и клиент-серверных приложениях. Таких как системы электронного документооборота, программное обеспечение для бухгалтерского и финансового учета, CRM, ERP и CAD - приложений, систем электронной почты и других прикладных решений.
Поддержка форматов обмена
Система «ДЕЛО» обеспечивает возможность обмена данными на основе ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению» Для взаимодействия систем документооборота различных организаций реализована подсистема Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)
Бесшовное взаимодействие с офисными пакетами
Система «ДЕЛО» обеспечивает возможность бесшовного взаимодействия при работе с документами между СЭД и офисными приложениями – МойОфис, Microsoft Office. Обеспечивается взаимодействие с почтовым клиентом для обработки документов, поступивших по электронной почте, возможность регистрации документа непосредственно из текстового редактора, редактирование файла документа непосредственно из интерфейса СЭД «ДЕЛО.
Документированный API-интерфейс
СЭД «ДЕЛО» обладает подробно документированным интерфейсом API (Application Programming Interface), что позволяет реализовывать любое взаимодействие (синхронизация записей, справочников и пр.) с произвольными информационными системами.
