ЭОС

Внешний документооборот

С распространением электронных документов все более актуальной становится автоматизация внешнего документооборота, обмен документами между организациями. Система «ДЕЛО» может поддерживать работу нескольких организаций (например, территориально-распределенных филиалов) в единой базе документооборота. Обмен документами и информацией об их прохождении между различными организациями возможен по формату, рекомендованному ГОСТ Р 53898-2013, при необходимости – с использованием сервисов операторов ЭДО.

Работа в СЭД «ДЕЛО» нескольких организаций

В СЭД «ДЕЛО» реализована возможность работы различных организаций в единой базе СЭД, с сохранением индивидуальных правил номерообразования, видов документов и прав доступа пользователей.  Для удобства администрирования работы СЭД в организации реализована возможность предоставления права управления настройками СЭД в рамках выбранной организации.

Взаимодействие систем документооборота
Для взаимодействия систем документооборота различных организаций предусмотрена возможность обмена документами и информацией об исполнении документов с помощью модуля СЭВ ( Сервер Электронного Взаимодействия). Модуль СЭВ обеспечивает обмен документами, поручениями и отчетами. При отправке предусмотрено применение электронной подписи и шифрования. Взаимодействие осуществляется по электронной почте, либо с помощью иной обменной службы ( например по каналам VipNet).
Взаимодействие с операторами ЭДО

«Модуль интеграции с ЭДО» реализует обмен между системой «ДЕЛО» и оператором ЭДО, обеспечивающий юридически значимый документооборот с контрагентами. В рамках опции СЭД «ДЕЛО» версии 22.2 реализовано взаимодействие с сервисом «Контур.Диадок».

Интеграция СЭД с ЭДО организует единый контур документооборота с контрагентами. Подключение к сервису «Контур.Диадок» упрощает обмен юридически значимыми электронными документами и перевести заметную часть такого взаимодействия в электронный вид.  Для передаваемых по ЭДО документов система «ДЕЛО» обеспечивает сопровождение необходимых операций по подготовке, регистрации, обработке документов с учетом сложившихся деловых процессов и регламентов организации в соответствии с правами доступа в СЭД.  «Модуль интеграции с ЭДО» может использоваться совместно с другими способами работы с «Контур.Диадок» (например, личным кабинетом организации, 1С и другими информационными системами, интегрированными с ЭДО).

  • Регистрация входящих документов, поступивших по ЭДО (например, договора с контрагентами, письма и т.д.)

Документы, отправляемые контрагентом по ЭДО, регистрируется как входящие в системе «ДЕЛО» с созданием регистрационной карточки соответствующей группы для последующей работы с ними. Таким образом, поступающие по ЭДО документы обрабатываются в СЭД в соответствии с общими правилами документооборота организации и не нарушают сложившиеся процессы и регламенты работы с ними. Для корректности взаимодействия с оператором ЭДО предусмотрен выбор типов поступивших документов, загружаемых в автоматическом режиме в СЭД «ДЕЛО». Кроме самого документа, загружается весь пакет так называемой «цепочки документооборота», включая печатную форму документа и протокол передачи. 

  • Подготовка проекта документа с последующей отправкой на подпись контрагенту по ЭДО

Проект документа (например, договора с контрагентом, письма) подготавливается к подписанию с помощью стандартных средств системы «ДЕЛО» по работе с проектами документов: использование шаблонов РКПД, заполнения реквизитов по умолчанию, маршрутизации при согласовании и так далее. В качестве внешнего подписывающего в СЭД «ДЕЛО» указывается необходимый контрагент ЭДО при наличии отметки об обмене с данным контрагентом через Диадок, подписанный в СЭД «ДЕЛО» проект автоматически направляется контрагенту для подписания по ЭДО. После подписания контрагентом информация о подписи отображается в РКПД.

  • Получение проекта документа на подпись по ЭДО

Отправляемый через ЭДО контрагентом для подписания проект документа (например, договора) автоматически загружается в СЭД «ДЕЛО» и создается РКПД соответствующей группы документов. Далее стандартными средствами СЭД «ДЕЛО» по работе с проектами документов обеспечивается согласование и подписание поступившего проекта в соответствии с действующими регламентами.

  • Архив документов, переданных через ЭДО

Предусмотрена возможность загрузки в систему «ДЕЛО» документов, обработка которых завершена в сервисе Диадок. Локальный архив документов предназначен для их оперативного хранения и поиска с помощью средств СЭД, а также для их передачи на архивное хранение в специализированное ПО архива («Архивное дело») или для уничтожения по истечению сроков их хранения.

  • Организация обмена юридически значимыми документами с контрагентами в интерфейсе СЭД
  • Сохранение существующих документопотоков и регламентов обработки в организации
  • Удобный поиск и обработка документов в СЭД «ДЕЛО» независимо от способа доставки
  • Минимальные трудозатраты на внедрение ЭДО и обработку передаваемых документов
  • Экономия средств при минимизации использования бумажных документов
  • Хранение истории согласования документов и самих документов на собственных мощностях в СЭД

Модуль предназначен для работы с «ДЕЛО-Web» версии 22.2.  Реализация выполнена с помощью механизма фоновых задач (ФЗ), взаимодействие с оператором ЭДО осуществляется посредством методов REST API. Для работы необходима тестовое или полнофункциональное подключение к «Контур.Диадок» и временный либо постоянный «ключ разработчика», запрашиваемый у представителей компании «СКБ Контур» либо ее партнеров.