Управление совещаниями и заседаниями
СЭД «Дело» автоматизирует проведение совещаний на всех этапах – от формирования повестки и приглашения участников до формирования протокола и контроля исполнения решений. Автоматизация совещаний в едином контуре системы документооборота «Дело» позволяет организовать взаимодействие сотрудников как на стадии подготовки и проведения совещания, так и в процессе исполнения принятых решений.
Применение СЭД «Дело» для управления совещаниями позволяет:
- Формировать повестку совещания, информировать участников;
- Сопровождать проведение совещания, фиксировать мнения участников и результаты голосования по вопросам повестки;
- Формировать и утверждать протокол совещания;
- Обеспечивать контроль исполнения решений совещания;
- Предоставлять наглядные отчеты по выполнению решений совещания и актуальным статусам исполнения.
Планирование совещаний и мероприятий
Система «Дело» обеспечивает ведение персональных и групповых календарей, отображающих информацию по датам планируемых совещаний, срокам выполнения поручений и подготовки документов и другим событиям. Интерфейс календарного планирования помогает выбрать наиболее подходящее время для мероприятия, с учетом занятости предполагаемых участников, а также установить взаимосвязь планируемого события с соответствующим документом или проектом документа.
Формирование повестки и информирование участников
Участники предстоящих совещаний получают оперативный доступ к материалам планируемых мероприятий, а также, при необходимости к архивным данным предыдущих совещаний. Система предоставляет наглядный интерфейс для формирования и утверждения повестки совещания – добавления и исключения вопросов, согласования изменений, уведомления участников.
Проведение совещаний и голосований по вопросам повестки
СЭД «Дело» позволяет фиксировать результаты обсуждения очных мероприятий, а также проводить совещания в режиме удаленного участия, включая возможность голосования по вопросам повестки. Система обеспечивает оформление решений совещания с автоматическим подсчетом голосов. Предусмотрена подготовка и утверждение протокола совещания с его последующей регистрацией и предоставлением сотрудникам для ознакомления с учетом установленных прав доступа.
Контроль исполнения решений
Автоматизация совещаний в едином контуре документооборота обеспечивает применение всех существующих механизмов контроля исполнения поручений СЭД «Дело». В системе формируются и направляются на исполнение соответствующие поручения по итогам совещания. Актуальный статус исполнения поручений совещания может отображаться как в виде табличной сводки по исполнению, так и с помощью набора диаграмм.