Управление документами

СЭД «Дело» обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления на всех этапах жизненного цикла документов - от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019). В системе предусмотрены все необходимые инструменты: регистрация входящих документов из различных источников (как бумажных, так и электронных); работа с резолюциями, включая механизмы подготовки и утверждения проектов резолюций; контроль за исполнением документов и резолюций по документу; списание исполненных документов в дело.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Система обеспечивает обработку как бумажных, так и электронных документов независимо от канала их поступления в организацию. Входящие документы, поступающие по электронной почте, могут автоматически регистрироваться в СЭД «Дело» с сохранением атрибутного состава. Бумажные документы могут быть переведены в цифровой формат с сохранением в виде изображения или распознанного текста.

Исходящие и внутренние документы, подготовленные в организации, регистрируются в системе после прохождения всех необходимых процедур согласования/визирования проектов. Вся история работы с ними, в том числе не утвержденные версии, сохраняется в СЭД. В зависимости от правил, установленных для документооборота, утвержденные проекты могут сохраняться только в цифровом виде (электронные подлинники), либо распечатываться с визуализацией подписей и виз.

Управление движением документов

В СЭД «Дело» реализованы как маршрутизация поступивших документов по умолчанию, так и ручная пересылка документов для рассмотрения/исполнения в соответствующее подразделение или выбранному должностному лицу. Входящие документы, требующие исполнения или ознакомления, автоматически рассылаются специалистам или организациям, указанным в поручениях, в момент сохранения резолюции. В случае работы руководителя с помощником они поступают исполнителям, когда проект резолюции утверждается. Внутренние документы рассылаются для исполнения или ознакомления в соответствии с предварительно настроенными списками или путем выбора получателей вручную.

Поиск и выгрузка документов

СЭД «Дело» позволяет быстро получить доступ к необходимым документам и истории работы с ними. В системе предусмотрен поиск по штрих-коду, быстрый поиск по номеру, дате, тексту документа, другим параметрам.

Также на рабочем столе пользователя могут отображаться общие, доступные всем сотрудникам и персональные, созданные для пользователя, поисковые запросы. Наглядный интерфейс создания поисковых запросов позволяет легко создавать и сохранять для последующего использования требуемый набор поисковых критериев (включая применение составных логических операторов)

Результаты поиска могут быть распечатаны. Необходимые файлы документов могут выгружены из системы либо добавлены в личную папку СЭД «Дело» пользователя. Для бумажных документов в карточке также отображается местонахождение бумажного оригинала.

Применение электронной подписи

Система «Дело» поддерживает работу с любыми видами электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронная подпись может применяться при подписании, а также в процессе регистрации и согласования проектов документов. Информация об электронных подписях может быть наглядно визуализирована в виде штампов подписи.