Дополнительная информация по СЭД «ДЕЛО»

ЭОС ❯ Продукты ЭОС ❯ СЭД «ДЕЛО» ❯ Дополнительная информация по СЭД «ДЕЛО»

Демо-версия

Дополнительная информация по СЭД «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2012 SP4, MS SQL Server 2014 SP3, MS SQL Server 2016 SP2, MS SQL Server 2019, Oracle 11g release 11.2.0.4 (и выше), Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше), Postgres Pro 12 (12.4 и выше), PostgreSQL 11 / 12 / 13 (PostgreSQL – только в демонстрационных или тестовых целях).

Серверная часть системы «ДЕЛО» может быть установлена на следующие ОС: Windows 2012 R2 Server, Windows 2016 Server, Windows 2019 Server.

Набор компонент сервера и обязательных пакетов, которые должны быть установлены, приведены в руководстве администратора, раздел 1.1.4 “Требования к серверной части” (см. ниже).

Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением: Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Альт Рабочая станция 9.2 (только Дело Веб), Astra Linux Common Edition (Орёл) 2.12 (только Дело Веб).

Для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», на рабочей станции должны быть установлены: MS Internet Explorer 11.0, пакет Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) версии 2007 / 2010 / 2013 / 2016 или пакет МойОфис для Windows / Linux (МойОфис работает только с Дело Веб), MS .NET Framework 3.5 SP1, MS .NET Framework 4.8.

Архитектура системы «ДЕЛО»

Список сокращений:

API – Application Programming Interface
AS – Application Server
ASP – Active Server Pages
BLOB – Binary Large Object
CSP – Cryptographic Service Provider
GUI – Graphical User Interface
IIS – Internet Information Server/ Services
HTML – HyperText Markup Language
MAPI – Messaging Application Programming Interface
ODBC – Open DataBase Connectivity
POP – Post Office Protocol
SMTP – Simple Mail/Message Transfer Protocol
ОС – операционная система
ПО – программное обеспечение
СУБД – система управления базами данных

Общие сведения

Архитектура система «ДЕЛО»

Архитектура системы «ДЕЛО» представлена на рисунке 2.1, а назначение и способы реализации компонент, входящих в состав серверной и клиентской частей, представлены в таблицах 2.1 и 2.2. соответственно.

Рис. 2.1. Архитектура системы «ДЕЛО».

Таблица 2.1. Состав и назначение компонентов серверной части системы «ДЕЛО»:

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	Модуль управления доступом	Обеспечивает реализацию следующих функций: разграничение прав пользователя системы «ДЕЛО» как к функциям, так и к отдельным объектам системы; контроль доступа пользователя к функциям или объектам системы «ДЕЛО» в соответствии с назначенными им правами	Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом
2.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы «ДЕЛО»	Комплекс хранимых процедур
3.	Модуль протоколирования	Обеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями системы «ДЕЛО»	Комплекс хранимых процедур
4.	Модуль полнотекстового поиска	Обеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения системы «ДЕЛО», так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системами	Power Builder, С++
5.	Модуль индексирования документов	Реализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index Server	Microsoft Index Server
6.	Компонент хранения структурированных данных	Обеспечивает хранение данных трех типов: справочников системы «ДЕЛО», объектов системы «ДЕЛО» и метаданных	СУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server
7.	Компонент хранения неструктурированных данных	Обеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документов	СУБД Oracle или файловая система
8.	Серверная часть почтовой системы	Обеспечивает доставку информации адресату	Любой SMTP/POP3 сервер

Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части системы «ДЕЛО»:

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	API	Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным системы «ДЕЛО» посредством API возможен только в режиме чтения. API системы «ДЕЛО» является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях Windows	Delphi. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система «ДЕЛО» функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений
2.	Модуль экспорта/импорта данных	Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников системы «ДЕЛО» в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (.txt, .xls, *.dbf)	Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных
3.	Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office	Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов системы «ДЕЛО», а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в системе «ДЕЛО»	C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic
4.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы «ДЕЛО»	Power Builder. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система «ДЕЛО» функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений
5.	GUI	Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране	Power Builder
6.	Клиент почтовой системы	Данный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату	Power Builder, MAPI

Архитектура опций системы «ДЕЛО»

Подсистема «ДЕЛО-WEB»

Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью Web-browser, IIS и AS. Их назначение и способы реализации представлены в таблице 3.1.

Опция «ЭЦП и шифрование»

Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью таких модулей, как ЦУКС, CSP и модуля шифрования и ЭЦП (рисунок 3.1.). Их назначение и способы реализации представлены в таблице 3.1.

Опция «Fine Reader»

Прикладная логика опции «Fine Reader» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 3.1.).

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 3.1.

Опция «Поточное сканирование»

Прикладная логика опции «Поточное сканирование» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 3.1.).

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 3.1:

N п/п	Название	Назначение	Реализация	Подсистема
1.	Web-browser	Обеспечивает отображение HTML-страниц	ПО стороннего производителя	Клиентская часть опции «ДЕЛО-WEB»
2.	AS	Содержит совокупность com-объектов, обеспечивающих выполнение таких прикладных функций как, например, поиск данных в соответствующих компонентах	ASP	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
3.	IIS	Модуль представляет собой набор базовых служб Интернета, объединенных при помощи стандартного интерфейса администрирования и общих методов управления	ПО корпорации Microsoft	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
4.	ЦУКС	Модуль обеспечивает: изготовление и управление сертификатами открытых ключей персонала; генерацию личных закрытых ключей пользователей импорт и экспорт сертификатов пользователей в файл	ПО стороннего производителя. Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Часть сервера приложений опции «ЭЦП и шифрование»
5.	CSP	Модуль реализует такие функции, как: шифрование и дешифрование; подписание и проверку подписи	ПО стороннего производителя Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»
6.	Модуль шифрования и ЭЦП	Обеспечивает сопряжение и синхронизацию работы системы «ДЕЛО» и ее подсистем с модулями «ЦУКС» и «CSP»	Power Builder	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»
7.	Модуль ручного ввода данных	Обеспечивает ручное выполнение процесса прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	–	Клиентская часть опции «Fine Reader»
8.	Модуль потокового ввода данных	Обеспечивает автоматизированное выполнение процесса потокового прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	Power Builder	Клиентская часть опции «Поточное сканирование»

Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций

Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций приведена на рисунке 3.1.

Рис. 3.1. Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций.

Вопросы и ответы

Общие вопросы

Какие операционные системы и офисные пакеты должны быть установлены на рабочем месте
пользователя СЭД «ДЕЛО»?

Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением ОС Windows 7, Windows 8.1,
Windows 10, Альт Рабочая станция 9.2 (только Дело Веб), Astra Linux Common Edition 2.12 (только
Дело Веб).
Для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО» на рабочей станции
должны быть установлен любой из поддерживаемых интернет-браузеров (MS Edge New, Google
Chrome или Mozilla Firefox), а также пакет Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) версии 2007 / 2010
/ 2013 / 2016 или пакет МойОфис для Windows / Linux (МойОфис работает только с Дело Веб),
MS .NET Framework 3.5 SP1, MS .NET Framework 4.8.

Что необходимо сделать, чтобы начать использовать в системе электронную подпись?

Чтобы иметь возможность работать с ЭП, необходимо, чтобы на рабочей станции была
установлена система криптографической защиты информации (СКЗИ) – КриптоПро CSP 5.0,
СигналКом CSP, Верба-OW, Домен-К, Авест, Генкей, Microsoft CSP или другая СКЗИ,
поддерживающая Microsoft CryptoAPI. Взаимодействие приложений системы «ДЕЛО» с СКЗИ
обеспечивает система КАРМА, которая должна быть установлена на рабочей станции системы
«ДЕЛО» и запущена при работе в СЭД.

Как реализован в системе «ДЕЛО» процесс перевода документов, созданных на бумаге, в
электронный вид?

Для автоматизации процесса сканирования и прикрепления электронных образов
отсканированных документов к их РК предназначены опции «Сканировние» и «Поточное
сканирование» (предназначена для массового сканирования). Технология поточного
сканирования основана на том, что при регистрации на первый лист бумажного документа или
чистый лист наносится уникальный штрих-код, автоматически формируемый системой,
идентифицирующий РК данного документа и содержащий информацию о параметрах сохранения
прикрепляемых к РК файлов. В процессе сканирования и распознавания система анализирует
штрих-код и прикрепляет электронные образы документов к соответствующим РК.

№	Вопрос	Ответ
1.	После установки системы на сервер и рабочих мест клиентов требуются ли какие-то доработки или можно сразу начать работать в СЭД «ДЕЛО»?	После установки программного обеспечения системы никаких функциональных доработок не требуется, так как базовый функционал для ведения документооборота организации с учетом сложившейся в России практики уже заложен в систему. Чтобы приступить к работе с системой «ДЕЛО», достаточно сформировать обязательные справочники системы, создать учетные записи пользователей и назначить им права, позволяющие выполнять те или иные служебные функции. Конечно, необходима первоначальная настройка системы на структуру организации и маршруты документов – это делается через встроенные инструменты СЭД «ДЕЛО».
2.	Что такое справочники системы «ДЕЛО», откуда они берутся и для чего они используются?	Справочники системы «ДЕЛО» содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек документов (РК), а также для определения направлений документопотока. Задание значений реквизитов РК выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры регистрации и исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями. Кроме этого, справочники могут использоваться при вводе резолюций, отчетов об исполнении, снятии документов с контроля и т.д. Справочники заполняются непосредственно в организации, внедряющей СЭД в ходе настройки системы «ДЕЛО». Для корректности настроек системы справочники следует заполнять в таком порядке: Грифы доступа; Подразделения; Группы документов; Кабинеты; Пользователи. Остальные справочники заполняются в произвольном порядке. Если в процессе эксплуатации возникнет такая необходимость, можно в любой момент внести изменения в обязательные справочники, заполнить дополнительные справочники, перенастроить установленные системные параметры и заменить шаблоны печатных форм, используемые по умолчанию.
3.	Что такое «Кабинет» в СЭД «ДЕЛО»?	При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых зависит от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол. В системе «ДЕЛО» аналогом рабочего стола является кабинет, а соответствующие должностные лица будут называться владельцами кабинета. Поскольку все документы, адресованные данному должностному лицу, должны попадать на его рабочий стол, то требуется соблюдать жесткое правило: одно и то же должностное лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов – иначе процесс обработки документов по признаку исполнения (или соисполнения) его тем или иным должностным лицом теряет однозначность. При настройке системы «ДЕЛО» можно повторить организационную структуру организации, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае специалисты различных подразделений будут обращаться за документами в «свои» кабинеты.

Подготовка пользователей

№	Вопрос	Ответ
1.	Какой уровень подготовки пользователей является достаточным для работы с СЭД «ДЕЛО»?	Система рассчитана на специалистов, имеющих базовые навыки работы с персональным компьютером. С помощью документации на систему можно научиться работать с ней самостоятельно. Вместе с тем, для ускорения процесса освоения СЭД «ДЕЛО» и эффективного использования ее функциональных возможностей, рекомендуется проводить обучение для групп пользователей, либо в индивидуальном порядке. Обучение (при наличии квалифицированных специалистов) может быть организовано заказчиком самостоятельно, либо с привлечением ЭОС или региональных партнеров.

Работа в системе «ДЕЛО»

№	Вопрос	Ответ
1.	Можно ли работать в системе «ДЕЛО» удаленно, находясь вне офиса?	Используя специальную подсистему «ДЕЛО Web», можно работать в СЭД, подключаясь по каналам сети Интернет. Эта подсистема не требует установки отдельного клиентского приложения СЭД «ДЕЛО», так как работает через интернет-браузер. Естественно, такая возможность (удаленный доступ через интернет) должна быть обеспечена соответствующими настройками серверной части системы и общей политикой безопасности данной организации. Для доступа к документам и задачам СЭД «ДЕЛО» с мобильного устройства необходимо установить на него специальное мобильное приложение EOSmobile.
2.	Могут ли несколько сотрудников одновременно работать в СЭД «ДЕЛО», используя одну учетную запись?	Не могут. Чтобы войти в систему, необходимо, чтобы предыдущий сеанс работы данного пользователя был завешен.
3.	Какое максимальное количество пользователей может одновременно работать с базой данных СЭД «ДЕЛО» без потерь скорости и стабильности работы системы?	В проектах, реализованных ЭОС и партнерами, каких-либо проблем, вызванных одновременным подключением большого количества пользователей, не выявлено. Скорость обработки системой действий пользователей и время отклика зависит прежде всего от аппаратной части ИТ- инфраструктуры заказчика – пропускной способности и стабильности работы каналов передачи данных, технических характеристик серверов и клиентских рабочих станций.
4.	Можно ли как-то отследить, какой пользователь какое действие с документом совершил?	Для отслеживания работы пользователей в СЭД «ДЕЛО» предназначена подсистема протоколирования. Она запоминает действия пользователей по вводу и изменению реквизитов регистрационных карточек и в любое время предоставляет протокол, содержащий имена пользователей, даты и время внесения изменений. Данное функциональное протоколирование обеспечивает возможность просмотра хронологического порядка внесения изменений в карточки и позволяет, при необходимости, быстро установить причину ошибок во введенных данных. Кроме этого, в системе ведется системное протоколирование, фиксирующее события системы «ДЕЛО» (вход/выход в систему, просмотр/изменение данных, и т.д.).
5.	По каким параметрам можно искать данные в СЭД «ДЕЛО»? Можно ли найти нужную информацию, если неизвестны точные реквизиты документа, а только его приблизительное содержание?	В СЭД «ДЕЛО» реализованы различные варианты поиска нужных данных. Можно найти карточку документа или проекта документа по любому известному реквизиту (номер, корреспондент, автор проекта и т.д.), части реквизита или комбинации реквизитов. Также поддерживается поиск по штрих-коду, нанесенному на бумажный документ при его регистрации (для этого необходимо считывающее штрих-код устройство). Реализован и полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам – его можно использовать при отсутствии точной информации о реквизитах.
6.	Если пользователь, имеющий соответствующие права, случайно удалил документ или несколько документов из системы, можно ли восстановить удаленные данные?	Да, если в организации существует система резервного копирования информации, и если удаленный документ (документы) существовали на момент последнего по времени резервного копирования. Резервное копирование – операция, необходимая для обеспечения целостности и сохранности базы данных СЭД «ДЕЛО», она должна проводиться периодически. Периодичность определяется в каждой организации индивидуально, зависит от объема базы данных и темпа ее увеличения, а также лимитируется техническими возможностями. Полное резервное копирование и восстановление должно производится на сервере средствами операционной системы. Эти работы должны выполняться администратором сервера.
7.	Можно ли отправить документ, зарегистрированный в СЭД «ДЕЛО», по электронной почте в стороннюю организацию прямо из системы или необходимо для этого его где-то предварительно сохранить?	Зарегистрированный в системе «ДЕЛО» документ можно отправить в другую организацию по электронной почте непосредственно из СЭД, то есть без запуска дополнительных программ и прочих промежуточных действий. При этом в электронном письме адресату отправляется РК документа (то есть все регистрационные реквизиты) и прикрепленные к ней файлы. РК документа при формировании электронного сообщения трансформируется в файл определенного формата – паспорт РК. Если в организации – получателе тоже установлена система «Дело», то полученный документ может быть зарегистрирован автоматически в местной системе «Дело» прямо из электронной почты. При этом реквизиты РК документа будут сформированы из данных паспорта РК. Кроме обмена по каналам электронной почты, при наличии соответствующих лицензий возможен обмен документами между СЭД разных организаций по некоторым другим электронным каналам связи (например, с помощью Сервера Электронного Взаимодействия).
8.	Существуют ли в системе «ДЕЛО» какие-то шаблоны отчетов по документообороту или их необходимо разрабатывать и добавлять в систему (например, с помощью программистов)?	В стандартный пакет ПО СЭД «ДЕЛО» входит модуль «Отчетные формы», который предназначен для формирования сведений о документообороте, справок-напоминаний, статистических отчетных форм, сводок о документах и состоянии их исполнения на основе информации, хранящейся в базе данных системы. В модуле «Отчетные формы» уже есть несколько шаблонов типовых отчетов, соответствующих российским практикам делопроизводства и документооборота: Справка-напоминание об исполнении документов; Сводка об исполнении; Сведения о документообороте Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам; Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами; Сведения о работе пользователей; Сведения о результатах отправки документов. Встроенные средства системы позволяют при необходимости изменять формы типовых отчетов и создавать новые. Навыки программирования для этого не нужны.

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

В соответствии с действующими правилами, прописанными в Лицензионном Соглашении (оригинал размещен по адресу https://www.eos.ru/upload/support/license.doc), пользователи не имеют права вносить изменения в структуру базы данных, являющуюся составной частью ПО, и/или изменять информацию в базе данных, входящую в состав ПО, с помощью средств, не входящих в состав ПО, за исключением случаев, когда данная рекомендация выдана им письменно сотрудниками службы технической поддержки.

Кроме того, пользователи берут на себя обязательство не изменять и не копировать ПО (без разрешения Правообладателя), за исключением случаев, указанных в статье 1280 Гражданского кодекса РФ. В противном случае компания не может гарантировать сохранение целостности структуры базы данных и самих данных. Техническая поддержка такого экземпляра системы прекращается с момента обнаружения факта нарушения данного соглашения.

Кроме того, напоминаем, что любое неправомерное использование запрещено законом, и может привести к возникновению гражданской или уголовной ответственности.

Сопровождение программных продуктов компании ЭОС осуществляется специалистами службы технической поддержки в зависимости от выбранного заказчиком уровня технической поддержки по телефону (495) 221-24-31 и по электронной почте по адресу support@eos.ru.

На текущий момент существуют следующие уровни технической поддержки: «Минимальный», «Базовый», «Стандартный», «Персональный».

По истечении гарантийного срока, заказчик заключает договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения определяется одним из следующих уровней.

1. «Минимальный» включает в себя:

a) Поставка обновлений версий в течение года.
b) Доступ к форуму по продукту с возможностью публикации сообщений.
c) Доступ к FAQ по продукту на сайте.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Минимальный» составляет 15% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.

2. «Базовый» включает в себя услуги по уровню «Минимальный», а также:

a) Возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
b) Помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 10000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

3. «Стандартный» включает в себя услуги по уровню «Базовый», а также:

a) Консультирование по телефону или e-mail (срок ответа не более 3 дней) по вопросам, не описанным в документации.
b) Консультирование по телефону или e-mail по вопросам установки/обновления версии.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Стандартный» составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 20000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

4. «Персональный» (цена договорная)

Список услуг оговаривается договором сопровождения, заключаемым с конкретной организацией, в зависимости от объема и стоимости договора.

Список работ, которые могут быть включены:

Выезд к заказчику для диагностики работы системы.
Выезд к заказчику для оптимизации работы системы.
Выезд к заказчику для устранения ошибок в работе системы.
Выезд к заказчику для установки/обновления компонентов системы на сервере.
Выезд к заказчику для установки/обновления компонентов системы на рабочих местах.
Выезд к заказчику для настройки системы.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Персональный» составляет не менее 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).

Услуги, не входящие в выбранный уровень сопровождения оказываются за отдельную плату по действующему прейскуранту.

Стоимость технической поддержки безлимитной лицензии рассчитывается индивидуально.
Обратитесь к своему персональному менеджеру.

ЭОС❯Продукты ЭОС❯СЭД «ДЕЛО»❯Дополнительная информация по СЭД «ДЕЛО»

Дополнительная информация по СЭД «ДЕЛО»

Системные требования к версии «ДЕЛО» 20.4

Совместимость опций с версиями системы «ДЕЛО»

Подсистема «ДЕЛО-Web» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.0.1 (1999 год).
Конкурентные лицензии подсистемы «Дело-Web» («Дело-Web» КЛ) – включены в систему «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция «Сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 7.5.2 (2001 год).
Опция «Поточное сканирование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
Опция «ЭП и шифрование» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.0.3 (2002 год).
Опция «Юридически значимый документооборот» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
Опция «Защита от НСД» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.0 (2007 год).
Опция «Оповещения и уведомления» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
Опция «Поиск по штрих-коду» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
Опция «Печать штрих-кода» работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.7 (2008 год).
Поддержка формата MS Open XML в паспорте регистрационной карточки работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.9.5 (2008 год).
Опция «Информер» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция «EOS Desktop Service» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Опция «Мобильный кабинет» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Подсистема «АРМ руководителя» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
Подсистема «EOSmobile» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.2.1 (2012 год)
Опция «Управление процессами» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 12.0 (2012 год)
Опция СЭВ – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 11.0 (2011 год)
Опция «Партионная почта» – работает с системой «ДЕЛО» начиная с версии 8.10 (2010 год)

Реализация электронного документооборота

При реализации технологий электронного документооборота целью специалистов компании «Электронные Офисные Системы» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «ДЕЛО»:

создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;
автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;
регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;
предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц);
полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа – возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента – наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папка «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). Компания «Электронные Офисные Системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможность регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Свидетельство об официальной регистрации системы «ДЕЛО»

Архитектура системы «ДЕЛО»

Список сокращений:

API – Application Programming Interface
AS – Application Server
ASP – Active Server Pages
BLOB – Binary Large Object
CSP – Cryptographic Service Provider
GUI – Graphical User Interface
IIS – Internet Information Server/ Services
HTML – HyperText Markup Language
MAPI – Messaging Application Programming Interface
ODBC – Open DataBase Connectivity
POP – Post Office Protocol
SMTP – Simple Mail/Message Transfer Protocol
ОС – операционная система
ПО – программное обеспечение
СУБД – система управления базами данных

Общие сведения

Назначение документа

Настоящий документ содержит описание архитектуры и реализации компонент системы «ДЕЛО» (восьмой версии) и ее опций, разработанных компанией «Электронные Офисные Системы». В качестве опций рассматриваются:

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»;
«ДЕЛО-WEB»;
«ЭЦП и шифрование»;
«Поточное сканирование»;
«Fine Reader».

На рисунке 1.1 приведена структура системы «ДЕЛО» и ее опций.

Рис. 1.1. Структура системы «ДЕЛО» и ее подсистем.

Настоящий документ ориентирован на руководителей IT-служб, системных архитекторов и специалистов в области программирования.

Архитектура система «ДЕЛО»

Рис. 2.1. Архитектура системы «ДЕЛО».

Таблица 2.1. Состав и назначение компонентов серверной части системы «ДЕЛО»:

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	Модуль управления доступом	Обеспечивает реализацию следующих функций: разграничение прав пользователя системы «ДЕЛО» как к функциям, так и к отдельным объектам системы; контроль доступа пользователя к функциям или объектам системы «ДЕЛО» в соответствии с назначенными им правами	Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом
2.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы «ДЕЛО»	Комплекс хранимых процедур
3.	Модуль протоколирования	Обеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями системы «ДЕЛО»	Комплекс хранимых процедур
4.	Модуль полнотекстового поиска	Обеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения системы «ДЕЛО», так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системами	Power Builder, С++
5.	Модуль индексирования документов	Реализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index Server	Microsoft Index Server
6.	Компонент хранения структурированных данных	Обеспечивает хранение данных трех типов: справочников системы «ДЕЛО», объектов системы «ДЕЛО» и метаданных	СУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server
7.	Компонент хранения неструктурированных данных	Обеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документов	СУБД Oracle или файловая система
8.	Серверная часть почтовой системы	Обеспечивает доставку информации адресату	Любой SMTP/POP3 сервер

Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части системы «ДЕЛО»:

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	API	Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным системы «ДЕЛО» посредством API возможен только в режиме чтения. API системы «ДЕЛО» является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях Windows	Delphi. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система «ДЕЛО» функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений
2.	Модуль экспорта/импорта данных	Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников системы «ДЕЛО» в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (.txt, .xls, *.dbf)	Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных
3.	Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office	Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов системы «ДЕЛО», а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в системе «ДЕЛО»	C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic
4.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы «ДЕЛО»	Power Builder. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система «ДЕЛО» функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений
5.	GUI	Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране	Power Builder
6.	Клиент почтовой системы	Данный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату	Power Builder, MAPI

Архитектура опций системы «ДЕЛО»

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Реализация прикладной логики системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем интеграции с приложениями Microsoft Office (рис. 3.1). Поэтому система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» никаких дополнительных компонент в общую архитектуру системы «ДЕЛО» не вносит.

Подсистема «ДЕЛО-WEB»

Опция «ЭЦП и шифрование»

Опция «Fine Reader»

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 3.1.

Опция «Поточное сканирование»

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 3.1:

N п/п	Название	Назначение	Реализация	Подсистема
1.	Web-browser	Обеспечивает отображение HTML-страниц	ПО стороннего производителя	Клиентская часть опции «ДЕЛО-WEB»
2.	AS	Содержит совокупность com-объектов, обеспечивающих выполнение таких прикладных функций как, например, поиск данных в соответствующих компонентах	ASP	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
3.	IIS	Модуль представляет собой набор базовых служб Интернета, объединенных при помощи стандартного интерфейса администрирования и общих методов управления	ПО корпорации Microsoft	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
4.	ЦУКС	Модуль обеспечивает: изготовление и управление сертификатами открытых ключей персонала; генерацию личных закрытых ключей пользователей импорт и экспорт сертификатов пользователей в файл	ПО стороннего производителя. Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Часть сервера приложений опции «ЭЦП и шифрование»
5.	CSP	Модуль реализует такие функции, как: шифрование и дешифрование; подписание и проверку подписи	ПО стороннего производителя Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»
6.	Модуль шифрования и ЭЦП	Обеспечивает сопряжение и синхронизацию работы системы «ДЕЛО» и ее подсистем с модулями «ЦУКС» и «CSP»	Power Builder	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»
7.	Модуль ручного ввода данных	Обеспечивает ручное выполнение процесса прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	–	Клиентская часть опции «Fine Reader»
8.	Модуль потокового ввода данных	Обеспечивает автоматизированное выполнение процесса потокового прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	Power Builder	Клиентская часть опции «Поточное сканирование»

Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций

Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций приведена на рисунке 3.1.

Рис. 3.1. Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций.

Правила технической поддержки программных продуктов, разработанных компанией ЭОС

1. «Минимальный» включает в себя:

2. «Базовый» включает в себя услуги по уровню «Минимальный», а также:

a) Возможность обращений по e-mail в соответствии с типовой формой.
b) Помощь в диагностике ошибок по e-mail.

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Базовый» составляет 18% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 6 500 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

3. «Стандартный» включает в себя услуги по уровню «Базовый», а также:

Годовая стоимость сопровождения по уровню «Стандартный» составляет 20% от стоимости приобретенных лицензий на программное обеспечение по текущему прейскуранту, но не менее 13 000 руб. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период из расчета 15% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту за каждый год.

4. «Персональный» (цена договорная)

Список работ, которые могут быть включены:

Выезд к заказчику для диагностики работы системы.
Выезд к заказчику для оптимизации работы системы.
Выезд к заказчику для устранения ошибок в работе системы.
Выезд к заказчику для установки/обновления компонентов системы на сервере.
Выезд к заказчику для установки/обновления компонентов системы на рабочих местах.
Выезд к заказчику для настройки системы.

К консультированию в рамках сопровождения не относятся вопросы, связанные с:

1. удаленным обучением пользователей работе с поставляемой системой;

2. обучением работе с ПО сторонних производителей (операционные системы, СУБД MS SQL Server/Oracle, и т.п.).