Видеоматериалы по АИС «МФЦ ДЕЛО»
Содержание вебинара:
00:00 – Приветствие. Вебинар посвящен возможностям системы АИС «МФЦ ДЕЛО». Как с помощью ее функционала можно автоматизировать ключевые процесс предоставления государственных услуг.
00:28 – О работе системы АИС «МФЦ ДЕЛО». Система и модули.
03:37 – Как сократить время на прием и обработку заявлений.
18:10 – Как автоматизировать взаимодействие с ведомствами при обмене документами.
25:05 – Как создавать и корректировать услуги в случае, если изменился административный регламент.
34:02 – Как обеспечить качественное взаимодействие и информационное сопровождение заявителей.
АИС «МФЦ ДЕЛО» – это программный комплекс, позволяющий обеспечить качественное предоставление государственных и муниципальных услуг, автоматизировать основные административно-управленческие процессы, происходящие в МФЦ, обеспечить эффективную информационную поддержку деятельности сотрудников. Система полностью соответствует нормативно-правовым актам и методическим рекомендациям к организации работы МФЦ. Система включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В ноябре 2019 года система стала победителем в Национальной премии в области импортозамещения в номинации «Приоритет – IT». АИС «МФЦ ДЕЛО» позволяет автоматизировать процессы создания и оказания государственных (муниципальных услуг), а также минимизировать действия и ошибки сотрудников МФЦ в процессе приема-выдачи и обработки документов за счет экспертной системы, формирующей необходимый перечень сведений и документов. «Конструктор услуг» позволяет без программирования создавать в системе новые услуги, а также редактировать существующие. В конструкторе есть возможность формирования всех необходимых параметров услуг, экспертных подсказок, комплектов документов в зависимости от жизненной ситуации, подключать необходимые сервисы и виды сведений. АИС «МФЦ ДЕЛО» обеспечивает взаимодействие с внешними информационными системами, включая информационные системы ведомств – участников процесса предоставления услуг, а также государственные автоматизированные информационные системы федерального и регионального уровней. Система автоматизирует контроль бизнес-процессов, анализируя ключевые показатели деятельности МФЦ, позволяет формировать аналитические и статистические отчеты, предоставляя оперативные и достоверные сведения о деятельности МФЦ. При использовании системы АИС «МФЦ ДЕЛО», повышается качество предоставления услуг, сокращается время их предоставления, снижается вероятность ошибок операторов, а предоставление государственных и муниципальных услуг становится быстрым, легким и удобным.
Модуль аналитики в системе АИС «МФЦ ДЕЛО» позволяет анализировать все основные показатели работы МФЦ и своевременно реагировать на происходящие изменения.
Для контроля исполнения дел переходим в соответствующую вкладку интерфейса. Система отобразит всю имеющуюся информацию по сформированным делам и различным ситуациям, возникающим в ходе работаем МФЦ. Выбрав необходимый раздел, переходим к комплекту дел. При работе со списком пользователь системы может распечатать необходимые дела, произвести выгрузку дел в таблицу, провести групповую смену статуса по выбранным делам. Для корректного поиска информации можно воспользоваться встроенными фильтрами списка дел. Для подробного анализа деятельности МФЦ переходим на вкладку «Отчеты и статистика» .
Система позволяет выводить необходимые данные в разных представлениях. Модуль BI отчетности позволяет проводить многоуровневый анализ деятельности МФЦ, а также проводить интеллектуальный мониторинг показателей эффективности деятельности различных отделов. Все отчеты динамические и перестраиваются в зависимости от выбранного периода, параметров оказываемых услуг, типу обращения и других параметров.
Система позволяет настраивать необходимые отчеты в табличном виде с возможностью формирования любых отчетов, необходимых сотрудникам МФЦ по всем накопленным данным.
Дополнительно в системе предусмотрена возможность построения графиков и диаграмм в разрезе выбранных услуг МФЦ за определенный период. Возможности системы АИС «МФЦ ДЕЛО» обеспечивают быстрый и качественный мониторинг работы сотрудников, сокращают время и уменьшают трудозатраты на подготовку отчетов.
После приема заявлений и формирования дел в системе АИС «МФЦ ДЕЛО» предусмотрена возможность передачи дел в ведомство как в электронном, так и бумажном виде. Перейдя на вкладку «Контроль исполнения дел» в интерфейсе системы, сотрудник МФЦ может воспользоваться преднастроенными фильтрами, отображающими количество дел с определенными статусами. Выбрав фильтр «Готовы к отправке в ведомство», переходим к сформированным делам с соответствующим статусом. В случае, если отправка комплекта документов в ведомства производится в бумажном виде, переходим на вкладку «Курьерский модуль». В «Курьерском модуле» реализованы возможности формирования описей как на отправку, так и на получение и информирование в ведомств. Для формирования описей на отправку выбираем необходимые дела из предоставленного списка дел. В данном списке отображаются все дела со статусом в системе «Готово к передаче в ведомство». При формировании единой описи дел, подготовленной к отправке в разные ведомства, система не позволит выполнить необходимые действия и предупредит сотрудника о некорректном формирование описи. Для корректного выбора необходимых дел сотрудник МФЦ может воспользоваться фильтрами, содержащими необходимую информацию по ведомствам, услугам, подразделениям МФЦ и заявителю. Выбираем дела, формируем необходимую опись. В карточке описи отображается информация о входящих в нее делах и статусе описи. Сотрудник МФЦ может распечатать опись в различном формате в зависимости от требований ведомств. Сформированную опись в системе можно сохранить с различными статусами. Опись можно сохранить как отправленную, заблокировав ее от дальнейших корректировок и правок, либо сохранить с другим статусом с возможностью корректировки информации.
После сохранения описи со статусом «Отправленная», всем делам, включенным в данную опись, автоматически присваивается статус «Передано в ведомство». После получения рассмотренных дел из ведомства, аналогичным способом формируем опись на получение. Отмечаем в системе дела, которые пришли из ведомства. При этом количество дел в описи на получение может отличаться от количества дел, входящих в опись на отправку. В сформированной описи отмечаем полученные дела, сохраняем опись в системе.
Неполученные из ведомства дела остаются в статусе «Передано в ведомство», а статус дела, входящего в опись на получение, автоматически меняется на «Обработана в ведомстве».
Если в системе не настроено автоматическое оповещение заявителя о результатах рассмотрения дела, сотрудник МФЦ, перейдя в карточку дела, может оповестить заявителя о результатах рассмотрения удобным для него способом.
Для автоматизации процессов оказания государственных услуг в системе АИС «МФЦ ДЕЛО» реализован модуль «Конструктор услуг», позволяющий настраивать и редактировать предоставляемые услуги в рамках деятельности МФЦ. Для настройки необходимых услуг переходим в раздел управления системы АИС «МФЦ ДЕЛО».
В блоке управления содержатся вкладки, позволяющие настраивать необходимые процессы. Для настройки услуги переходим во вкладку «Настройка услуг». На странице отображаются все имеющиеся в системе услуги с указанием их кода и статусом их публикации. Для удобства поиска необходимой услуги воспользуемся контекстным поиском. Выбрав необходимую услугу, приступаем к ее редактированию. Карточка услуги содержит всю информацию о ранее созданных и текущей версии услуги, настроенной в системе. Выбрав необходимую версию, переходим к ее редактированию. В левой части экрана содержится меню для быстрого поиска необходимого раздела общей информации по услуге. В меню редактирования услуги есть возможность настройки срока исполнения услуги по производственному календарю ведомства.
Добавить необходимое описание для услуги с помощью встроенного текстового редактора. Указать подразделения МФЦ ведомств, оказывающих данную услугу. Настроить запросы СМЭВ 2, СМЭВ 3 для отправки электронных запросов по настраиваемой услуге в соответствующее ведомство. В случае, если услуга платная, указать ее стоимость. Выбрав категории заявителей, отмечаем обязательные поля для заполнения при оформлении услуги. Если это необходимо, аналогичную информацию указываем для представителя заявителя, а также для участника заявления. В блоке «ФРГУ» указываем коды целей и процедур услуги. Настраиваем необходимые параметры сканируемых документов, код услуги в ИАС МКГУ. При необходимости настраиваем возможность предоставления услуги в рамках комплексного запроса, а также ее зависимости. В разделе «Файлы» можно прикрепить необходимые шаблоны печатных форм документов, а также административный регламент оказания услуги.
В разделе «Документы» настраивается список необходимых документов, предоставляемых заявителем для получения услуги с возможностью указания таких признаков, как: обязательность, оригинал, копия, количество экземпляров. В разделе «Этапы» настраиваем необходимые шаги по оказанию услуги с возможностью настройки уведомлений заявителя. Настраиваем поля анкеты по заявлению. Для добавления нового поля выбираем формат вводимых данных, например, «Поле со списком». Заполняем необходимую информацию. Переходим к предварительному просмотру анкеты. Проверяем корректность отображения новой информации. Для удобства оператора МФЦ каждому полю может быть добавлена информационная подсказка с произвольным текстом.
После окончания редактирования и настройки услуги, необходимо активировать версию, в которой производились изменения. Для удобства пользователей есть возможность отложенной активации версии с указанием даты и времени.
Для выдачи документов, после обработки заявления на оказание услуги, оператор МФЦ переходит в раздел «Выдача документов». Для поиска рассмотренных дел, готовых к выдаче, оператор может воспользоваться поисковыми формами. Для этого заполняем необходимые данные по заявителю. Можно использовать как один, так и несколько поисковых фильтров. Также поиск можно осуществить по номеру заявления. В случае, если дело не найдено, оператор может расширить поиск, удалив признак – искать заявление со статусом «Готово к выдаче». Система осуществит поиск по всем открытым делам указанного заявителя. При выборе необходимого дела, переходим к блоку «Информация по заявлению». Оператор проверяет имеющуюся информацию, список принятых у заявителя документов, а также список оригиналов документов, которые необходимы вернуть заявителю. Дополнительно можно ознакомиться с ходом рассмотрения дела. Переходим на следующий шаг – «Идентификация получателя».
На данном шаге оператор МФЦ проверяет данные заявителя, указанные при приеме заявления. В случае, если идентификационные данные заявителя изменились, оператор может их отредактировать. Если за результатом оказания услуги обратился представитель заявителя, оператор указывает данные представителя, перейдя в соответствующую вкладку. На следующем шаге выдачи документов система автоматически выводит список оригиналов документов, необходимых к возврату заявителю. При необходимости документы могут быть отсканированы и сохранены в сформированном деле. Завершаем выдачу документов.
На следующем шаге оператор распечатывает бланк расписки о выдаче заявителю документов по предоставленной услуге.
После подписания расписки заявителем, документ сканируется и сохраняется в системе. После выдачи документов оператор МФЦ может запустить оценку качества предоставленной услуги, а также предложить заявителю подать заявление на рекомендованные услуги.
Система АИС «МФЦ ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию процессов предоставления государственных услуг.
После входа в систему оператор МФЦ может ознакомиться со списком клиентов в электронной очереди, посмотреть время ожидания клиента, вызвать необходимого клиента, выбрав его из списка. После того, как клиент подошел к окну оператора, оператор запускает таймер времени оказания услуги. В системе предусмотрен выбор по типу заявителя. На основании выбранного типа список оказываемых услуг меняется автоматически. Через поисковый текстовый фильтр оператор указывает наименование услуги, за которой обратился заявитель. Выбрав необходимую, переходим к информации об услуге. В разделе содержится информация по услуге из реестра государственных услуг. Оператор всегда может ознакомиться с информацией и посмотреть нормативно-правовые акты. На следующем шаге идентификации заявителя указываются данные по заявителю. Если заявитель ранее обращался в МФЦ, то информацию по заявителю можем найти, указав необходимые данные. Система автоматически подставит данные заявителя, а также укажет информацию по ранее оказанным услугам с указанием дат, статусов и результатов. Для сокращения времени оказания услуги информация из существующих дел может быть скопирована для повторного предоставления услуги.
В случае, если оператор сомневается в правильности предоставляемых данных в АИС МФЦ реализованы сервисы автоматической проверки паспортных данных, ИНН и СНИЛС. Нажав кнопку «Редактировать текущие записи», можно изменить информацию по заявителю. Отображаемые поля карточек разделов будут доступны для редактирования. В блоке «Контактные данные» предусмотрены разные типы уведомления заявителя. Также в данном блоке оператору предлагается внести информацию по адресу регистрации, проживания и пребывания заявителя. Обязательные для заполнения поля настраиваются администратором системы при настройке услуги в подсистеме «Конструктор услуг». Без заполнения обязательных полей, система не позволит оператору перейти на следующий шаг. АИС «МФЦ ДЕЛО» позволяет создавать экспертные подсказки разного вида, позволяющие оператору быстро и безошибочно выполнять свои задачи. На следующем шаге оператор АИС МФЦ имеет возможность запросить дополнительные данные по заявителю с помощью преднастроенных синхронных запросов СМЭВ 2.0. Все запросы настраиваются заранее администратором системы. Переходим на следующий шаг – «Анкетирование». В зависимости от заполнения полей анкеты система АИС «МФЦ ДЕЛО» автоматически формирует различные подсказки, а также корректирует список необходимых к предоставлению документов. На шаге «Прием документов» оператор МФЦ может распечатать проект расписки. В случае, если услуга платная, квитанцию на оплату. А также согласие на передачу данных третьей стороне, если это необходимо в рамках оказания услуги.
Все предоставленные документы сканируются и в дальнейшем могут быть использованы для повторного оказания услуги. Также на этом шаге оператор МФЦ может приложить дополнительные документы, предоставленные заявителем, добавить необходимые документы из реестра ранее предоставляемых документов. Если у заявителя отсутствуют какие-либо обязательные документы оператор МФЦ может принять не полный комплект. В расписку автоматически добавится предупреждение о возможном отказе в предоставлении услуги. При завершении приема документов АИС МФЦ автоматически зафиксирует сроки исполнения услуги по производственному календарю ведомства, сформирует заполненные печатные формы, заявление и расписку о приеме документов от заявителя, которые после подписи заявителя сканируются и прикладываются к делу.
При необходимости документы могут быть подписаны электронной подписью. После завершения приема документов по услуге у оператора есть возможность запустить оценку качества предоставляемой услуги.