Платформа MS SharePoint Server позволяет работать с разными почтовыми серверами посредством протокола SMTP.

Используя модуль СЭВ (сервер электронного взаимодействия) системы EOS4SP можно организовать межведомственный электронный документооборот с другими СЭД, используемыми в других организациях. Причем регистрация входящих писем из вышестоящей организации и отправка уведомления о регистрации с присвоенным номером будет происходить в автоматическом режиме прозрачно от пользователя.

Платформа MS SharePoint Server обладает богатыми возможностями по интеграции с внешними системами, как то ERP (SAP R3, MS Navision, 1C и др.), CRM, BI, Project (Oracle Primavera, MS Project), OCR и др.
MS SharePoint Server поддерживает принцип сервис-ориентированной архитектуры (СОА). И кроме наличия готовых сторонних модулей, значительно расширяющих функционал платформы, а также web-сервисов и их расширений, платформа позволяет создавать новые. В зависимости от сложности задачи для создания новых расширений и функционала могут использоваться возможности как самой платформы без использования программирования (принцип настройки), так и такие средства как MS SharePoint Designer и MS Visual Studio.
Более того, система Microsoft Project Server является составной частью платформы MS SharePoint Server, поэтому данные системы управления проектами и данные системы электронного документооборота EOS4SP могут быть интегрированы между собой и представлять общие объекты.
Благодаря возможностям платформы MS SharePoint Server, а также большому количеству сторонних коннекторов, система EOS4SP может быть интегрирована с большим количеством бизнес-систем как на уровне справочников, так и на уровне объектов.
Необходимо учитывать тот факт, что любые работы по интеграции в зависимости от задачи и систем требуют привлечения разных специалистов как то бизнес-аналитиков, программистов и системных администраторов.
Вопросы интеграции систем всегда индивидуальны и требуют отдельного предметного изучения задач клиента.

Работа с платформой MS SharePoint Server осуществляется посредством веб-браузера. Поддерживаются следующие основные браузеры: Internet Explorer, Mozilla Firefox и Safari. Соответственно, вы можете осуществлять работу с системой с мобильного устройства, имеющего доступ в сеть интернет. Для этого в рамках системы предусмотрен специальный функционал «Мобильное рабочее место». А при работе с iPad или другого планшетного компьютера можно использовать специальное мобильное приложение EOSmobile.

Система EOS4SP основана на платформе MS SharePoint Server, поэтому наследует весь функционал. Для возможностей единой авторизации и аутентификации вы можете использовать:

• аутентификацию на основании windows (ActiveDirectory),

• single-sign-on (технология единого входа),

• а также при желании аутентификацию на основе любого другого LDAP поставщика.

Что же касается защиты документов, то система EOS4SP позволяет защитить документы в системе как с помощью богатых возможностей по ограничению прав доступа как на группы документов, конкретный документ, так и прикреплённые файлы, и более того, позволяет зашифровать хранящиеся данные, вплоть на уровне базы данных.

Система позволяет вести подробный аудит действий каждого пользователя, платформа Microsoft SharePoint позволяет вести полноценный настраиваемый аудит действий пользователя.

Платформа MS SharePoint Server обладает гибкими возможностями по настройке прав доступа, как для отдельных пользователей, так и групп. Система EOS4SP расширяет имеющиеся в MS SharePoint Server возможности управления доступом, добавляя автоматические политики разграничения прав доступа: по группам документов, по поручениям, по процессам, а также в соответствии с настраиваемыми правилами. Права могут выдаваться как на саму карточку, так и на прикреплённый к ней файл.

Электронная подпись (ЭП) является необходимым условием для полноценной реализации электронного документооборота.
Возможности применения ЭП и шифрование данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему EOS4SP сертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей (поддерживаются любые крипто-провайдеры, использующие Microsoft CryptoAPI).

Электронная подпись

Кроме поддержки ЭП средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения,  искажения либо подмены.

Поиск в СЭД EOS4SP позволяет сотрудникам с легкостью находить информацию, необходимую для выполнения работы. В качестве основного средства поиска СЭД используется поиск на рабочих местах, т. к. основное назначение СЭД – это работа с карточками документов, а поиск на рабочих местах позволяет быстро их находить по разным параметрам и условиям и их сочетаниям. Для удобства работы пользователей им, также доступен и поиск самой платформы MS SharePoint Server, который предоставляет возможность полнотекстового поиска.

Более того СЭД EOS4SP предоставляет уникальный функционал организации базы знаний и поиск по сотрудникам, ведь значительная часть полезной информации не документируется, а «хранится» в головах сотрудников компании. Люди – главный актив организации. Чем проще им находить друг друга, тем удобнее обмениваться идеями и опытом для решения задач, улучшения процессов и применения инноваций.

Система также позволяет за счёт механизмов интеграции заложенных в платформе MS SharePoint Server организовать корпоративный поиск по данным, хранящихся в других бизнес-системах, используемых в организации и выводить всю необходимую информацию по запросу как из системы электронного документооборота, так и других бизнес-систем, таких как ERP, CRM, BI, MS Project и т.д.

EOS for SharePoint позволяет:

• индексировать и производить поиск по более 100 миллионам документов;

• организовать сверхскоростной поиск и обеспечить время запроса менее одной секунды;

• настраивать релевантность для повышения точности поиска;

• настраивать платформу поиска в соответствии с конкретными потребностями поиска и индексации;

• настраивать интерфейс пользователя, организуя среду поиска и работы с найденными результатами для сотрудников.

В дополнение к стандартным возможностям платформы система EOS4SP позволяет настраивать произвольное количество поисковых форм для поиска по реквизитам (значениям полей карточек).

Дополнительные фильтры поиска на РМ

Поиск (редактор запросов)

Поиск на РМ

Поиск с использованием умных фильтров

Таким образом, используя функционал платформы SharePoint и решения EOS4SP, вы можете организовать поиск как по атрибутам/полям карточки и по тексту прикреплённых документов, так и по данным, хранящихся в других системах, поиск сотрудников и другие возможности поиска.

Платформа MS SharePoint Server обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов, но, к сожалению, большинство таких возможностей доступно лишь при использовании такие средств как SharePoint Designer или Visual Studio, что требует наличия специальных знаний. Стандартные процессы MS SharePoint Server обладают недостаточными возможностями для автоматизации электронного документооборота.

Именно поэтому, компания ЭОС в своём решении EOS4SP создала свой маршрутизатор, с помощью которого можно легко и быстро настроить даже сложный рабочий процесс подготовки или согласования документа. Маршрутизатор позволяет настроить произвольное количество этапов с индивидуальными параметрами, последовательным или параллельным согласованием на каждом этапе, зависимостями от значений полей карточки, возможностью запускать другие процессы и многое другое.

Параметры рабочих процессов

Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний, знаний в области программирования или использования SharePoint Designer, вся работа интуитивно понятна и проста.

Удобный и интуитивно понятный интерфейс системы электронного документооборота (СЭД) – это очень актуальный вопрос. Сегодня работу в СЭД ведут, обычные пользователи, а не профессиональные ай-ти специалисты.

Система EOS4SP построена на базе платформы Microsoft SharePoint Server, предоставляющей гибкие возможности по настройке интерфейса.

Вы можете:

• Настроить интерфейс системы под конкретного пользователя – изменить расположение элементов (меню, расположения фильтров и т.д.);

• Настроить отдельный интерфейс и структуру портала для руководителей, делопроизводителей, и других сотрудников;

• Осуществлять регистрацию входящих документов непосредственно из электронной почты, благодаря специальной надстройки для Outloook. Эта работа не потребует дополнительных затрат времени и специальных действий со стороны пользователя, т.к. будет происходить в рамках привычной работы с корпоративной почтой.

Так же предусмотрен специальный функционал для работы на мобильных устройствах – «мобильное рабочее место» в СЭД и отдельное мобильное приложение EOSmobile для работы на планшете.

Со стандартным интерфейсом системы EOS4SP, с которым она поставляется в «коробке», вы можете ознакомиться на сайте в разделе «Видео» и «Функциональность».

Структура решения

На главной странице отображаются информационные сервисы, например, новости, список мероприятий, различные форумы, опросы и т.д. , а также находятся ссылки на основные сайты и справочники.

На сайтах подразделений находятся рабочие области для хранения данных подразделений и рабочих групп.

В разделе «Хранилища» документов расположены картотеки документов по видам и группам.

У каждого пользователя в MS SharePoint Server есть личный сайт, включающий личные файлы, календарь, задачи, информацию о коллегах и пр.

Система EOS4SP является современной ECM-системой, обеспечивающей решение следующих задач:

• объединение удалённых филиалов в одну информационную структуру, что позволит создать централизованное хранилище документов (с гибкой политикой доступа);

• задачи, связанные с автоматизацией электронного документооборота:

  • поддержка как полностью электронного, так и смешанного бумажно-электронного документооборота;

  • автоматизированный прием и обработка документов со сканеров, электронной почты, сетевых папок и т.п.;

  • исполнение и контроль как поручений по документам, так и устных поручений;

  • поддержка электронной подписи (ЭП), возможность обеспечения юридической значимости электронных документов;

  • поддержка работы с поточными сканерами, работа со штрих-кодами;

• корпоративное хранилище электронных документов;

• работа с документами в территориально-распределенной структуре компании;

• поддержка шифрования хранящихся данных;

• корпоративный поиск как по карточкам документам (атрибутам), так и вложенным файлам;

• создание архива документов;

• организация внешнего документооборота с контрагентами.

MS SharePoint Server

Данное решение на платформе MS SharePoint Server изначально ориентировано на применение на российском рынке. При разработке EOS4SP были учтены особенности процессов документооборота в российских организациях.

EOS4SP представляет собой «коробочное» решение, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для организации электронного документооборота.

Решение автоматизирует следующие бизнес-процессы предприятия:

• Организация централизованного хранения электронных документов;

• Классический документооборот: обработка входящих, исходящих и внутренних документов;

• Поддержка полного жизненного цикла документов, начиная  с подготовки проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов;

• Специфические для отдельного предприятия процессы обработки документов и форм;

• Контроль исполнения поручений и документов;

• Организация повседневной работы пользователей с документами

В «коробку» входит весь необходимый функционал для автоматизации электронного документооборота. Отдельно поставляются две дополнительных опции:

• «ЭП и шифрование» для создания юридически значимого электронного документооборота;

• «Поточное сканирование» для работы с поточными сканерами и штрих-кодами.