Отзыв о внедрении системы электронного документооборота в администрации города Астрахани СЭД «Дело» – продукта ООО «Электронные офисные системы» (г. Москва)
Эффективность управления во многом зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования документов, то есть организации документооборота, включающего в себя весь жизненный цикл документа. В том числе контроль исполнения документов, а также организацию их хранения, поиска и использования.
На данный момент в администрации города Астрахани используется система электронного документооборота «Дело».
Система внедрена во всех структурных подразделениях администрации города и в некоторых муниципальных предприятиях и позволяет автоматизировать процессы делопроизводства в администрации города.
В администрации города Астрахани СЭД «Дело» с/н 4972 эксплуатируется с декабря 2010 года. За период с 2010 года по настоящее время система постоянно развивалась и совершенствовалась. В настоящее время в состав системы входит:
- 357 клиентских мест «Дело»;
- 321 клиентское место «Дело-WEB»;
- 111 опций «ЭЦП и шифрование»;
- 17 опций «Поточное сканирование»;
- 19 опций «Печать штрих-кода»;
- 5 опций «Сканирование»;
- 20 опций «Оповещение и уведомление»;
- 3 опции «Поиск по штрих-коду»;
- 1 опция «Сервер электронного взаимодействия»;
- серверная лицензия WEB;
- подсистема «Управление процессами»;
- 2 опции «АРМ Руководителя»;
- сервер проверки ЭЦП;
- подсистема «Дело-Alarm».
На протяжении всего периода использования СЭД услуги по внедрению и сопровождению системы оказывались специалистами ООО «НПЦ «Космос-2» – официальным представителем ООО «Электронные офисные системы» (г. Москва) в Южном Федеральном округе.
Опыт внедрения системы электронного документооборота в администрации города Астрахани.
Сроки реализации проекта внедрения: июнь 2010 – январь 2011 г.
Целью проекта являлось создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все структурные подразделения Администрации города Астрахани (в т. ч. территориально обособленные), и организация взаимодействия между ними с учетом возможностей современных информационных и коммуникационных технологий.
Развитие СЭД призвано обеспечить повышение эффективности муниципального управления города Астрахани за счет:
- Развития единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений.
- Создания информационной основы предоставления муниципальных работ населению в электронном виде и формирования электронного муниципалитета города Астрахани.
- Организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов, совершенствование форм и методов работы с документами.
- Обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
- Обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме или переведенных в электронный вид с бумажных носителей, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов, исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
- Обеспечения автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – отправки, оформления в дело, архивного хранения или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов.
- Сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
- Сокращения сроков создания нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
- Обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
- Организации оперативного доступа (в режиме реального времени) служащих в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.
- Организации полноценного электронного безбумажного документооборота.
- Для оптимизации потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.
Для достижения поставленных целей необходимо было решить следующие основные задачи:
- Обеспечить полный компьютерный учет и контроль движения всех основных документов, обращающихся в Администрации города Астрахани.
- Внедрить единую сквозную технологию контроля исполнения документов и заданий. Под этим понимается доведение конкретного задания в электронном виде до организации-исполнителя и работников-исполнителей, возможность оперативного доступа исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих исполнению документах и поручениях, возможность оперативного доступа руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений.
- Внедрить технологии коллективной работы с проектами документов на всех стадиях подготовки, согласования, утверждения с соответствующей маршрутизацией и сохранением всех версий проектов документов.
- Внедрить технологии, позволяющие в процессе подготовки и подписания документов, создать базу электронных документов, принимаемых в Администрации города Астрахани. Обеспечить информационную поддержку принятия решений на основе оперативного доступа сотрудников к любому необходимому документу в соответствии с компетенцией.
- Внедрить технологии перевода документов, поступающих в Администрацию города Астрахани извне, в электронный вид с бумажных носителей, в т.ч. с использованием технологий поточного сканирования и штрих-кодирования.
- Внедрить технологии электронного протоколирования процесса подготовки документов и операций делопроизводства.
- Обеспечить переход на полноценный электронный документооборот.
- Обеспечить электронную рассылку принимаемых документов из вышестоящих органов власти в нижестоящие и пересылку документов в электронном виде в структурные подразделения Администрации города Астрахани.
Концепция развития СЭД исходила из того положения, что в течение относительно короткого времени необходимо было осуществить переход от смешанного (бумажного и электронного) документооборота к непосредственно электронному документообороту. Электронное делопроизводство, «надстраиваясь» над бумажным, постепенно должно было вытеснять последнее. Поэтому задача проекта состояла как в поддержке и обслуживании бумажного документооборота, так и в обеспечении постепенного перехода от бумажного к юридически значимому электронному документообороту, в т. ч. с использованием технологий электронной подписи, потокового сканирования и др.
Результатом развития системы к концу 2010 года планировалась автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот всех структурных подразделений Администрации города Астрахани.
1 этап. Июнь 2010 – 08 ноября 2010.
9 июня 2010 г. постановлением администрации города Астрахани была создана комиссия по внедрению системы электронного документооборота в администрации города и информатизации. Задачами комиссии были организация работ по внедрению СЭД в администрации города и контроль за реализацией решений комиссии.
На первом этапе специалистами администрации города Астрахани совместно со специалистами ООО «НПЦ «Космос-2» проводилось обследование текущей системы делопроизводства и информационной инфраструктуры администрации города, в ходе которого были выявлены следующие моменты.
Исполнительная власть города Астрахани характеризуется:
- многоуровневой вертикально-интегрированной структурой;
- территориальной распределенностью – часть объектов находится в рамках главного здания в единой ЛВС, а часть – в территориально обособленных зданиях в удаленных ЛВС;
- значительным объемом документооборота, осуществляемого как в бумажной, так и в электронной форме;
- сложными схемами документопотоков и разнообразием технологий работы с документами;
- разнообразием инструментальных средств и форматов данных прикладного программного обеспечения для решения задач документационного обеспечения управления и, как следствие, несовместимостью ведомственных систем и отсутствием автоматизированного информационного обмена.
В этой связи, было принято решение, что в рамках развития СЭД будет произведено расширение системы за счет подключения к существующей единой БД «Дело» всех структурных подразделениях Администрации города Астрахани.
Также в ходе пред проектного обследования были выявлены некоторые нарушения в ведении делопроизводства в администрации города (например, дублирование номера на разных документах).
В результате проведенного конкурса на развитие системы электронного документооборота и делопроизводства был выявлен победитель: ООО НПЦ «Космос-2», г. Ростов-на-Дону.
По итогам первого этапа были проделаны следующие работы.
Была создана единая сеть передачи данных администрации города Астрахани, которая объединила ЛВС главного здания и ЛВС территориально удаленных подразделений в единую сеть.
Было закуплено необходимое серверное оборудование надлежащей мощности для поддержания работы всех подразделений в единой базе.
Было закуплено необходимое количество лицензий системы и дополнительных опций: 23 клиентских места были переведены по акции «миграция» из ранее эксплуатируемой СЭД в администрации города в СЭД «Дело», 477 клиентских мест, 100 лицензий на опцию «ЭЦП и шифрование» (система криптографического обеспечения КАРМА, eToken в форм-факторе ключа с сертификатами, СКЗИ Крипто-Про CSP), опции поточного сканирования, сканирования, печати штрих-кода на документе, поиск по штрих-коду, подсистема «Отчеты для СЭД Дело» (разработка ООО «НПЦ «Космос-2») с информационным фондом, подсистема оповещений и уведомлений, подсистема оповещений «Дело-Alarm» (разработка ООО «НПЦ «Космос-2»), подсистема «Управление процессами». Клиентские места и часть дополнительных опций были приобретены с использованием акции лизинга сроком на 2 года.
Была составлена группа внедрения из числа сотрудников администрации города (6 человек), которые прошли полный курс обучения по работе с системой на территории Исполнителя.
2 этап. 8 ноября 2010 – 22 декабря 2010 г.
На данном этапе были проделаны следующие работы:
- Установка программного обеспечения СЭД «Дело».
- Настройка системы: наполнение справочников СЭД «Дело», настройка дополнительных опций и подсистем, описание прав и регистрация пользователей, разработка кратких типовых инструкций и дополнительных форм отчетности и статистики.
- Инструктаж пользователей СЭД «Дело». Проводились общие семинарские занятия, на которых описывались возможности системы, особенности и т.д., и проводились обучающие занятии на местах индивидуально или небольшими группами (3-4 человека).
Все эти работы выполнялись специалистами администрации города Астрахани совместно со специалистами ООО «НПЦ «Космос-2».
3 этап. 22 декабря 2010 – январь 2011.
На данном этапе произошел полный переход всех структурных подразделений на СЭД «Дело». Была сформирована группа технической поддержки, состоящая из сотрудников администрации города и фирмы-интегратора. В функции данной группы входила методическая помощь пользователям, консультирование (по телефону и на местах), устранение технических неполадок (при их возникновении), корректировка настроек системы (права пользователей, справочники и т.д.)
По итогам данного этапа реализации проекта было сделано следующее.
В СЭД «Дело» включены 90% сотрудников администрации города и структурных подразделений. Была налажена система поточного сканирования входящих документов и рассылка электронных образов документов по исполнителям. Организовано создание проектов исходящих документов с элементами согласования и утверждения в электронном виде. Было отработано взаимодействие по обмену документами в электронном виде между подразделениями администрации города Астрахани. В дальнейшем к СЭД администрации города Астрахани присоединились некоторые муниципальные учреждения, самостоятельно закупив необходимые лицензии и опции.
В ходе реализации проекта были достигнуты следующие результаты.
- Создана единая система электронного документооборота и делопроизводства администрации горда Астрахани.
- Принята единая унифицированная система регистрации, учета и обработки документов. Оптимизированы потоки документированной информации в бумажном и электронном виде. Было выявлены следующие виды корреспонденции: входящая корреспонденция, обращения граждан, внутренняя корреспонденция, ответы на обращения граждан, исходящая корреспонденция. Это позволило упорядочить документопотоки в организации и «разгрузить» соответствующие службы ДОУ, т.к. часть документов (внутренних) регистрируется в системе в автоматическом режиме и направляется напрямую подразделению-адресату.
- Значительно сокращено (от 1-2 дней до 3-5 сек) время доставки и прохождения документов.
- Достигнуто повышение контроля исполнительской дисциплины.
- Сокращен объём бумажной документации за счет перевода большого количества документов в электронный вид.
- Достигнута прозрачность движения документов в организации. Сотрудники видят документы и поручения, с которыми работают на данный момент, руководители могут оперативно получить информацию о ходе исполнения документа.
- Значительно вырос уровень квалификации участников ДО, занятых в сфере делопроизводства
В настоящее время система электронного документооборота и делопроизводства позволяет решить следующие задачи:
- Обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками структурных подразделений.
- Поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
- Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
- Расширенный поиск документов по содержанию и реквизитам;
- Формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
- Ведение единой базы юридических и физических лиц;
- Использование протокола системы для просмотра информации обо всех действиях пользователей с документами в системы.
Что мы получили при переходе на электронный документооборот:
- Уменьшились сроки согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между территориально-распределенными подразделениями.
- Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса движения документа (исполнение документа, согласование проекта документа).
Наличие информации (с помощью протокола системы) о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
- За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭДД создана эффективная справочно-информационная система.
- В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер и т.п..
В настоящее время разработан и утвержден Регламент работы администрации города в СЭД «Дело», который содержит описание организации работы с обращениями граждан в СЭД в Администрации города. Регламент утвержден постановлением администрации города от 09.08.2012 № 7012 «Об утверждении Регламента работы администрации города, муниципальных учреждений и предприятий в системе электронного документооборота и делопроизводства».
Нормативно-правовая база, в соответствии с которой разработан Регламент, включает в себя:
Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Федеральный закон «Об электронной подписи».
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.
«ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)», утвержденным постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
Постановление мэра города от 11.09.2006 № 1663-м «Об утверждении Регламента работы администрации города Астрахани».
постановление мэра города Астрахани от 18.09. 2007 № 4000-М «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в администрации города Астрахани».
Постановление администрации города Астрахани от 03.09.2008 № 3333 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани».
Действие Регламента распространяется на администрацию города, ее структурные подразделения, муниципальные учреждения и предприятия при работе с документами с использованием СЭД.
В 2011 г. было создано Муниципальное бюджетное учреждение г.Астрахани «Информационно-аналитический центр». Специалистами данного учреждения велись работы по дальнейшему развитию системы электронного документооборота и делопроизводства г. Астрахани в числе прочих направлений.
В связи с необходимостью расширения системы в июле 2011 года было дополнительно закуплены лицензии на клиентские места и опции СЭД «Дело», а также подсистема «АРМ Руководителя».
В 2011 году было проведено обновление СЭД до версии 11.0. Обновление осуществлялось специалистами МБУ г. Астрахани.
«Информационно-аналитический центр» совместно со специалистами ООО НПЦ «Космос-2».
В 2012 году были закуплены лицензии на опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «ЭЦП и шифрование».
В 2012 году также было проведено обновление СЭД до версии 12.0. Обновление осуществлялось специалистами отдела информационных технологий управления контроля и документооборота администрации города совместно со специалистами ООО НПЦ «Космос-2».
В настоящее время в СЭД «Дело» администрации города производится рассылка протоколов административных совещаний и совещаний мэра города. В текущем году планируется запустить регистрацию и рассылку нормативно-правовых документов администрации города в СЭД.
Планируется организация работ по созданию системы юридически значимого электронного документооборота между администрацией МО «Город Астрахань» и органами исполнительной власти Астраханской области. Особый интерес это представляет в той связи, что ОИВ АО используют иную СЭД. Данный проект предполагает решение правовых вопросов, создание сервиса обмена электронными документами между различными системами, использование ЭП.
Начальник управления
И.В. Колпикова
Клиент: Администрация муниципального образования “город Астрахань”.
Отрасль: Органы местного самоуправления.
Регион: Астраханская область.
Продукт: ДЕЛО.