Видео материалы по СЭД «Дело»
В СЭД «Дело» предусмотрена возможность информирования пользователей о совершенных в системе операциях, о приближении сроков исполнения документов и проектов документов, а также о просроченных сроках их обработки. Рассылка уведомлений может происходить при приближении сроков и нарушении сроков исполнения поручения, контроля поручения, визирования и подписания документа.
В теле письма указывается информация о регистрационной карточки, срок исполнения, а также ссылка на регистрационную карточку в системе СЭД «Дело-WEB». Используя ссылку, пользователь может быстро перейти в необходимую регистрационную карточку для обработки документа. К примеру, для ввода отчета об исполнении.
Рассылка оповещений может происходить при отправке документа внутреннему адресату, вводе поручения, редактировании поручения и при других событиях, в том числе вводе отчета об исполнении поручения. Предусмотрена также возможность отправки оповещений при работе с проектами документов. К примеру, при направлении согласующему проекта документа на визирование или направлении согласованного проекта на подпись.
Пользователи системы могут самостоятельно производить настройки рассылок оповещений и уведомлений, добавляя или удаляя необходимые события. Таким образом, подсистема «Уведомления и оповещения» позволяет пользователям получать оперативную информацию о документах и изменениях в них, а также своевременно обрабатывать необходимые документы.
В новой версии системы «Дело» появился ряд возможностей, позволяющих сделать работу пользователей в системе ещё более удобной и комфортной. Рассмотрим некоторые из них: Для удобства регистрации документов, в новой версии системы появилась возможность создания личных списков с группами документов. Для создания нового списка документов необходимо ввести его название и добавить из справочника системы необходимые группы документов. Реализована возможность поиска необходимой группы документов. В окне выбора картотеки и кабинета появились отдельные секции с перечнем картотек и кабинетов, а также функция поиска по наименованию. Теперь настройка отображения вкладок для всех типов документов осуществляется в едином окне. В этом же окне выбираются вкладки, с которых по умолчанию будут открываться регистрационные карточки, указанных типов документов. В регистрационных карточках появился индикатор количества записей в заголовках вкладок множественных реквизитов. Так же появилась возможность просмотра переписки с корреспондентом непосредственно из регистрационной карточки.
При этом предусмотрена возможность фильтрации перечня документов по времени и по виду документов. Предусмотрена возможность настройки отображения перечня. Раздел «Обсуждение» переведен в Web-интерфейс системы и стал доступен не только при работе с проектами документов, но и при работе с самими документами. В «Дело-Web» появилась возможность заверения резолюции с помощью электронной подписи. Для этого в параметрах пользователя «Дело-Web» необходимо установить соответствующие настройки. Если резолюция подписана электронной подписью, то области отображения поручений, у нее будет отображаться штамп, при щелчке на которой запускается операция проверки электронной подписи резолюции.
Произошли изменения при работе со стандартными текстами. Появилась возможность вызывать окно работы со стандартными текстами из меню «Настройки». Окно работы со стандартными текстами стало аналогично окну работы со списками элементов справочников. Появилась возможность вставлять в стандартный текст метку — хэштег, который при добавлении стандартного текста в заполняемое поле будет заменяться данными из текущей регистрационной карточки или из буфера обмена.
В «Дело-Web» появилась возможность запуска операции печати реестра передачи документов из перечня регистрационных карточек, находящихся в папке кабинета, личной папке или найденных в функции «Поиск». Реестр формируется по отмеченным записям перечня. Сформированный реестр в последствии может быть выведен на печать. В «Дело-Web» появилась функция «Отчеты», позволяющая формировать стандартные отчеты по документообороту и исполнительской дисциплине. Открыть интересующую регистрационную карточку можно непосредственно из сформированного перечня. Сформированный отчёт может быть направлен на печать.
В новой версии значительно переработан интерфейс различных окон системы, в том числе и интерфейс справочников. Набор коробочных процессов, поставлявшихся вместе с подсистемой «Управление процессами», переведен на механизм фоновых задач. Процедуры, которые они автоматизировали, остались прежними. Это управление процессом визирования и подписания проекта документа и настройка процесса снятия регистрационных карточек с контроля.
CЭД «Дело» предоставляет наглядную и актуальную информацию о ходе исполнения задач и документов с необходимым уровнем детализации – от статуса исполнения выбранной резолюции до сводки по исполнительской дисциплине за выбранный период времени. В системе возможно применение различных механизмов для построения сводных отчетов. От отчетных форм до аналитических диаграмм, реализованных с учетом специфики работы организации заказчика.
Формирование диаграмм осуществляется с помощью функции «Аналитика». Для получения оперативной информации о документах и задачах можно воспользоваться поисковыми запросами. Выбрав необходимый заполняем информацию. Результаты поиска можно визуализировать в разные виды динамически обновляемых диаграмм. Обеспечивающих компоновку различных показателей документооборота в понятном для восприятия графическом виде. На странице отображаются различные виды диаграмм, построенных по параметрам найденных объектов.
В зависимости от требований данные в разделах могут индивидуально настраиваться. Каждая из диаграмм может быть выведена в полноэкранном режиме. Система позволяет осуществить анализ того или иного показателя за разные промежутки времени. Для всех наборов диаграмм предусмотрен выбор для отображения необходимых графиков, а также наиболее удобного порядка их следования. Модуль «Аналитика» позволяет формировать информацию по различным группам документов, отделам, сотрудникам, за необходимый период времени. Для удобства пользователей отчёты могут быть выведены на печать. Система «Дело» позволяет контролировать выполнение различных бизнес-процессов компании и своевременно реагировать на происходящие изменения.
Модуль «План-календарь» системы электронного документооборота «Дело» предназначен для представления информации по документам и проектам документов, требующих внимания и действий пользователя системы.
Календарь обеспечивает возможность формирования плана работы для одного или нескольких должностных лиц. Позволяет оперативно оценивать уровень загруженности должностных лиц, просматривать информацию по документам и поручениям, находящихся в работе у должностного лица в разрезе дня, недели, месяца или года. Под сеткой календаря отображается информация о совещаниях, документах и задачах, направленных сотруднику на исполнение. Записи отсортированы в порядке возрастания значений сроков исполнения. Записи, срок исполнения которых истекает сегодня или ранее, выделяются красным шрифтом и размещаются вверху перечня. Открыть регистрационную карточку документа, проекта документа или события можно щелчком по регистрационному номеру ее записи. В Календаре пользователь может создавать заметки.
При этом они могут быть не только личные, но и адресованные другим должностным лицам. При необходимости в заметку можно добавить ссылку на регистрационную карточку документа или на внешний источник. Так же существует возможность создать заметку по РК документа. При формировании заметки осуществляется проверка на пересекающиеся события.
При обнаружении таковых система оповестит пользователя и предложит изменить время события, либо отказаться от него. Модуль «План-Календарь» системы «Дело» позволяет оперативно управлять документами и задачами, отслеживать события, планировать вашу работу.
Для работы с шаблона документов в системе «Дело» реализована возможность формирования шаблонных печатных форм регистрационных карточек и регистрационных карточек проектов документов. Рассмотрим работу конструктора шаблонов в системе «Дело», на примере проекта договора. Зарегистрируем проект документа.
Заполним атрибуты регистрационной карточки на вкладке «Дополнительные реквизиты». Данные атрибуты создаются в справочниках системы пользователем обладающим соответствующими правами. Значения данных реквизитов могут быть ограниченны значениями из выпадающего списка, значениями из справочников системы, либо вводится вручную. После ввода всех реквизитов и регистрации проекта документа появиться возможность вывода шаблона на печать.
Для выбора шаблона используется находящаяся в меню «Ещё» команда «Печать шаблона РКПД». Откроется текстовый файл шаблона документа. Атрибуты регистрационной карточки будут перенесены в заранее установленные места в тексте документа. Рассмотрим процесс создания шаблона документа. Вход в модуль «Конструктор шаблонов» осуществляется с главной страницы системы Дело-WEB, выбором в меню «Администрирование» команды «Конструктор шаблонов». В верхней части главной страницы «Конструктора шаблонов» находится главное меню и панель инструментов, в нижний части находится область отображения шаблона. Вставьте текст документа шаблон, которого вы планируете использовать в системе. На панели инструментов предусмотрены различные возможности оформления и форматирования текста шаблона, выбора свойств шрифта, а также возможность вставки различных объектов в текст шаблона. На главной странице модуля выберите из меню команду «Вставить Шаблон».
Откроется окно выбора компонентов шаблона. В данном окне в верхней части выберите тип создаваемого шаблона, в основной части окна выберите компонент шаблона, т.е. реквизит регистрационной карточки, значение которого должно включаться в печатную форму. После формирования шаблона сохраните его.
Чтобы перейти к управлению созданными шаблонами на главной странице модуля «Конструктор шаблонов» выберите команду «Открыть шаблон». Откроется окно управления шаблонами.
Существует возможность: Просмотра шаблона, переименование шаблона, редактирования и удаления шаблона. Созданные шаблоны доступны для формирования печатных форм всем пользователям WEB-интерфейса. Таким образом конструктор шаблонов позволяет унифицировать формы типовых документов, увеличить скорость их подготовки, а также минимизировать ошибки при формировании документа.
Совещания — один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена информацией и принятия решений. С помощью модуля «Управление совещаниями», компания получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний. Модуль позволяет планировать и организовывать совещания, автоматически формировать повестки и протоколы совещания, рассылать и контролировать исполнение задач и поручений. При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений). Для организации совещания переходим в соответствующий раздел системы «Дело» и создаем планируемое событие. Организация собраний и совещаний в системе электронного документооборота занимает минуты. После создания события, заполняем необходимую информацию по совещанию.
Далее определяем состав участников совещания и их роли в рамках проводимого совещания. Приглашения с вводными данными отправляются только тем специалистам, участие которых действительно необходимо. Создание повестки дня с четким таймингом и перечнем конкретных вопросов для обсуждения, позволяет сделать совещание более предметным и сэкономить время участникам встречи. При необходимости повестка совещания согласуется с заинтересованными сотрудниками.
Со всеми материалами по включенным в повестку вопросам участники совещания могут ознакомиться заранее. Система добавляет информацию о совещании в электронные календари сотрудников, которые должны присутствовать на данной встрече. И отправляет уведомления участникам. В системе предусмотрено проведение очных и заочных голосований по рассматриваемым вопросам, с возможностью выгрузки результатов голосования в итоговый протокол совещания. В системе электронного документооборота «Дело» легко отслеживать выполнение задач и не забывать о долгосрочных поручениях. Добиться результата помогает четкая постановка задач по протоколу конкретным исполнителям.
Модуль «Управление совещаниями» автоматизирует процессы организации и подготовки совещаний разных типов. Автоматизирует процессы подготовки и включения в повестку вопросов для обсуждения, работу с протоколом совещания и постановку поручений исполнителям, формирование отчетов с текущими статусами всех поручений и задач, поставленных сотрудникам по итогам совещаний.
Модуль «Замещение должностей» системы электронного документооборота «Дело» позволяет вести учет отсутствия или замещения отсутствующих должностных лиц другими сотрудниками, в связи с отпуском, болезнью, командировкой или по другим причинам.
Информация об отсутствии и замещении должностных лиц ведется в карточке должностного лица в справочнике «Подразделения» и доступна в модуле «Справочники» подсистемы «Дело-Web». Информация об отсутствии или скором отсутствии должностного лица отображается в окне выбора из справочника «Подразделения», в виде текста к записи должностного лица и всплывающего окна. В всплывающем окне отображается информация о периоде отсутствия сотрудника, причине отсутствия и замещающем должностном лице, если оно есть.
При наличии заместителя, происходит автоматическое перенаправление заместителю тех документов и проектов документов, которые были направлены отсутствующему должностному лицу. При вводе поручения, в случае наличия среди исполнителей отсутствующего должностного лица, в регистрационной карточке создается подчиненная этому поручению резолюция, исполнителем которой становится замещающее лицо. В протоколе созданной подчиненной резолюции в записи о вводе резолюции в примечании указывается информация «По замещению».
При отправке регистрационной карточки проекта документа на визирование или подписание отсутствующему лицу, происходит автоматическая замена визирующего или подписывающего на заместителя. Таким образом модуль «Замещение должностей» позволяет обеспечить простой способ организации замещения и исключить возможность задержки процесса обработки документов во время отсутствия сотрудников.
Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота в компании является сокращение сроков согласования и подписания документов. Модуль «Конструктор маршрутов» системы электронного документооборота «Дело» позволяет в режиме реального времени выбрать и настроить существующий маршрут согласования или создать новый.
Для удобства пользователей маршрут согласования имеет графическое представление, благодаря которому видно, какой этап завершён и какое согласующее лицо ещё не начинало работать по согласованию. Конструктор маршрутов позволяет в графическом виде редактировать существующие маршруты согласования документов, а также использовать готовые шаблоны маршрутов согласования. Формирование или корректировка маршрута согласования документов осуществляется в окне «Конструктора маршрутов» путем создания новой очереди согласования. После добавления блока очереди согласования, формируется перечень визирующих и подписывающих должностных лиц, при необходимости участникам устанавливаются индивидуальные параметры согласования.
Предусмотрена возможность изменения роли участника в процессе согласования, перемещение из одной очереди в другую, а также перемещение блоков очередности согласования. Предусмотрена возможность создания личных и общих шаблонов маршрутов согласования для их дальнейшего использования пользователями системы «Дело». Модуль «Конструктор маршрутов» позволяет экономить время сотрудников, отвечающих за согласование документов.
Контролировать процесс согласования документов, создавать новые маршруты согласования и утверждения проектов документов, работать с шаблонами маршрутов.
Одной из важнейших задач внедрения системы электронного документооборота является перевод бумажных документов в электронный вид. Одним из этапов данного процесса является сканирование и распознавание текста бумажных документов, поступающих в офис. Система «Дело» автоматизирует весь цикл обработки входящих документов от регистрации до списания документов в архив.
При регистрации бумажного документа в системе электронного документооборота «Дело», он может быть отсканирован и прикреплен к регистрационной карточке СЭД в необходимом формате. Сканирование документов может осуществляться через любой планшетный сканер. В процессе сканирования документ может быть распознан и преобразован в текстовый формат, что существенно расширяет возможности для последующей обработки документа. Если объем сканируемых ежедневно документов, более 500 листов, то наиболее эффективным будет автоматизированный потоковый ввод документов в СЭД, что позволит значительно ускорить этот процесс. При подготовке документов к регистрации, ответственный сотрудник распечатывает штрих-коды документов. Штрих-коды позволяют связывать отсканированные документы и карточку регистрации в системе. Для бумажных документов, штрих-коды могут распечатываться в виде наклеек, с помощью которых штрих-код легко наклеивается на документ. Штрих-код содержит информацию о номере регистрируемого документа, дате регистрации, требуемых форматах сканирования. Отсканированная документация автоматически делится на файлы изображений и текстовые документы и прикрепляется к регистрационным карточкам СЭД.
Потоковый ввод документов позволяет решить задачу массового ввода электронных образов бумажных документов в СЭД «Дело». Автоматизировать распознавание текста, что в дальнейшем позволит осуществлять полнотекстовый поиск по документам.
Система электронного документооборота «Дело» позволяет снизить затраты на обработку документов, обеспечить повышение качества работы с данными, оптимизировать бизнес-процессы за счет автоматизации рутинной функции ввода данных и освобождения времени сотрудников на решение профильных задач.
С распространением электронных документов всё более актуальной становится задача автоматизации внешнего документооборота и обмена документами между организациями. В системе «Дело» реализовано несколько механизмов, позволяющих решить данную задачу. Одним из таких механизмов является возможность регистрации документов, поступающих по электронной почте.
Часть реквизитов РК заполняется автоматически. К карточке прикрепляется приложенный к письму файл. Для файлов, подписанных электронной подписью, предусмотрена возможность проверки. При необходимости пользователь может отказать в регистрации, удалить сообщение или ответить корреспонденту непосредственно из карточки системы. Предусмотрена также регистрация электронных писем, содержащих паспорт регистрационной карточки в формате XML. Атрибуты и файл документа, содержащиеся в паспорте, переносятся в РК. Благодаря инструментам системы, перейти к согласованию документа можно прямо из регистрационной карточки. При этом в системе уже может быть настроен необходимый маршрут согласования. Пользователь может отправить согласованный документ корреспонденту по электронной почте для дальнейшего согласования или утверждения из регистрационной карточки.
Для обмена документами и информацией с удаленными подразделениями, использующими разные системы электронного документооборота, в системе «Дело» реализована опция «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). «Сервер электронного взаимодействия» обеспечивает возможность автоматической регистрации, поступающих по электронным канал связи документов; получение информации о рассмотрении и исполнении документов в удаленных подразделениях и филиалах; получение информации о согласовании и подписании проектов документов. Корреспондент по каналам СЭВ отправляет адресату регистрационную карточку документа, либо проекта документа. Данные регистрационной карточки содержатся в ее паспорте. У адресата сообщения с РК попадают в папку «Входящих документов» СЭВ. СЭВ адресата забирает сообщения из папки «Входящих документов» и автоматически регистрирует его в системе.
Зарегистрированная регистрационная карточка обрабатываться в системе «Дело» адресата. О событиях обработки документа адресатом корреспонденту автоматически отравляются отчёты по каналам СЭВ. СЭВ корреспондента забирает отчёты из папки «Входящих отчётов» и автоматически прикрепляет их к системе «Дело» к соответствующей регистрационной карточке.
Сервер электронного взаимодействия позволяет обмениваться двум и более организациям поручениями и отчетами о ходе их исполнения. Это позволяет существенно упростить контроль исполнения поручений с привлечением внешних исполнителей. СЭВ автоматически передает файлы поручений и файлы отчетов по поручениям без необходимости повторной регистрации РК в системах других организаций.
Таким образом подсистема «Сервер электронного взаимодействия» обеспечивает единое информационной пространство удаленным филиалам, подразделениям и организациям для работы с документами и проектами документов, обеспечивая прозрачность движения документов и контроль хода их исполнения.
В системе «Дело» предусмотрена так же возможность интеграции с системами электронного документооборота. Данное взаимодействие осуществляется с применением ГОСТа, характеризующего требования к электронному сообщению, в части формата, состава и содержания.
Система «Дело» предоставляет быстрый и удобный доступ к документам и дополнительной информации, обеспечивая централизованное хранение документов любого вида в течении необходимого срока. В интерфейсе системы предусмотрен быстрый полнотекстовой и контекстный поиск. Поиск осуществляется как по набору реквизитов документа (например, по регистрационному номеру), так и по тексту прикрепленных файлов. Также реализована возможность поиска по штрих-коду.
Для быстрого доступа к необходимым документам в системе реализованы преднастроенные поисковые запросы по заданному набору критериев. Если данных запросов недостаточно, пользователь может создать собственные поисковые запросы. Поисковые инструменты системы позволяют формировать запросы по всем атрибутам карточки документа, а также производить полнотекстовый поиск по прикреплённым файлам. Заполняем необходимые поля поискового запроса. При желании запрос можно сохранить и вывести соответствующую ссылку на главную страницу личного кабинета.
Пользователь может предоставить право доступа к сформированным запросам другим сотрудникам. Для подготовки оперативной отчетности сформированный в рамках поискового запроса список регистрационных карточек может быть распечатан. Пользователям системы доступна возможность создания собственных папок со ссылками на необходимые документы и проекты документов. При необходимости, доступ к личной папке может быть предоставлен другим пользователям системы. При этом работа в папке может быть ограничена правами «Чтения», «Редактирования», «Настройки прав доступа», «Удаления папки».
В системе «Дело» предусмотрена возможность группового списания документов в архив. При списании документы распределяется по делам на основании существующей номенклатуры дел компании. Так же в системе предусмотрена возможность разграничения прав и доступа к различным группам документов для различных групп пользователей.
Использование системы «Дело» поможет сформировать оперативный архив документов, значительно сократить время на поиск документов и исключить риски потери и утраты документов.
Система управления электронной очередью – это готовое решение для организации предварительной записи граждан на прием в ведомства и подчиненные организации. Система позволяет автоматизировать процесс предварительной записи на прием заявителей, на точную дату и время, через Единый портал государственных и муниципальных услуг. Позволяет эффективно планировать работу, оценивать нагрузку на персонал и производительность труда сотрудников. Система единовременно обрабатывает множественные запросы заявителей, поступающих с ЕПГУ. Предоставляет информацию о свободных слотах времени для записи на прием, изменениях в расписании, учитывает индивидуальные графики работы ведомств, должностных лиц, а также особенности оказания услуг на местах.
При настройке системы можно создать гибкий график работы ведомства, заполнить индивидуальный производственный календарь, указать время работы сотрудников, оказывающих услуги. Таким образом, ведомство имеет возможность корректировать в какие дни заявители могут записаться к ним на прием. Система управления электронной очередью интегрирована с СЭД «Дело». В рамках оказания услуг ответственные сотрудники могут ознакомиться с содержанием заявления, историей обращений заявителя в ведомство и принятых решениях по ним.
В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение их видимости между пользователями как одного ведомства, так и структуры ведомств. Для оценки загрузки сотрудников, в системе предусмотрены отчеты отображающие данные о количестве посетителей с указанием информации об услуге , по которой обратился заявитель; времени приема и сотруднике, осуществляющем прием заявителя.
СУО – современная и надежная система, позволяющая упорядочить прием посетителей, избавиться от «живых» очередей и связанных с ними проблем, снижает вероятность возникновения конфликтных ситуаций.
СЭД «Дело» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла, автоматизируя работу с документами, поручениями и контролем их исполнения.
В системе предусмотрена работа с различными документами, поступающими из различных источников. Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов и заполняет поля регистрационной карточки. РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов Часть полей карточки заполняется автоматически. Также в системе предусмотрена возможность автозаполнения полей значениями из справочника. С помощью контекстного ввода пользователь выбирает необходимые данные. При наличие соответствующих прав в системе пользователь может самостоятельно добавлять информацию в справочники. Прикрепляем файл документа.
Система позволяет прикреплять файлы в ручном, либо в автоматическом режиме, с использованием сканера документов. Указываем сотрудника, которому данный документ будет передан на рассмотрение. Зарегистрированная РК поступает в личный кабинет пользователя. Получив документ, пользователь может перенаправить документ на ознакомление другим сотрудникам, создать поручение, либо передать документ на рассмотрение помощнику. Вводим поручение по документу. Поручение может содержать пункты, адресованные разным сотрудникам с различными задачами и сроками исполнения. Направляем документ в работу. В системе «Дело» реализована возможность создания подчиненных поручений, информация о вводе подчиненных поручений отражается в «Дереве поручений». Исполнитель знакомится с выданным поручением. Необходимо подготовить ответное письмо.
Подготовить ответное письмо можно из карточки документа. Для того, чтобы история переписки сохранялась в системе, создаем связанный документ. Заполняем необходимые данные, регистрируем документ в системе. При этом информация по связанному документу будет доступна на вкладке «Связки», с возможностью быстрого доступа к РК связанного документа. После исполнения поручения ответственный сотрудник водит отчёт об исполнении.
В системе реализован удобный механизм контроля поручений, вся информация о контрольных и снятых с контроля поручениях, с указанием введенных отчётов, наглядно представлена в дереве поручений.
После рассмотрения и принятия отчёта об исполнении, ответственный сотрудник снимает поручение с контроля. С использованием системы электронного документооборота «Дело» деятельность компании становится максимально прозрачной и контролируемой!
Система «Дело» позволяет повысить эффективность работы с договорами, создавать и согласовывать любые типы договоров, контролировать исполнение, хранить и отслеживать договора на каждом этапе работы.
Для того, чтобы создать новый договор, необходимо заполнить поля карточки. Для разных типов договоров поля карточки могут настраиваться индивидуально. В зависимости от бизнес-процесса договоры могут согласовываться по типовым регламентам с четкими сроками и участниками процесса.
Система поддерживает создание параллельных, последовательных и смешанных маршрутов согласования с различным количеством согласующих. К регистрационной карточке может быть прикреплена типовая форма договора, вносить изменения в которую пользователь может непосредственно из регистрационной карточки. После заполнения регистрационной карточки и подготовки проекта, договор направляется на согласование. На каждом этапе система предоставит всю информацию о ходе рассмотрения и обработки документа, делая процесс работы с документами максимально прозрачным. Пользователь знакомится с проектом договора, выбирает необходимую визу. При необходимости можно добавить замечания и приложить файлы. Документ направляется ответственному сотруднику для корректировки и изменения проекта.
В системе предусмотрен механизм работы с версионностью проекта документа. Ответственный сотрудник, создает «новую версию» документа и прикрепляет к РК новый файл с внесенными изменениями. Вся история работы с предыдущей версией документа сохраняется в системе и доступна только для ознакомления. После внесения необходимых изменений, проект договора уходит на повторное согласование. Вся информация о предыдущих версиях согласования будет сохранена в регистрационной карточке. После согласования всеми участниками процесса, проект договора поступает на утверждение ответственному сотруднику. После ознакомления с историей согласования договор может быть утвержден с использованием электронной подписи. Система позволяет быстро формировать необходимые реестры по договорам и другие списки по документам.
Быстрый поиск по документам, заключенным договорам с контрагентом, значительно упрощает подготовку отчетности. Выбрав необходимы поисковый запрос, пользователь системы может ознакомиться со всеми договорами, срок действия которых заканчивается в течении указанного периода. Создать дополнительное соглашение о продление срока действия договора можно непосредственно из регистрационной карточки. При создании связанного документа необходимые данные по контрагенту могут быть автоматически скопированы в новый документ. С информацией о связанных документах можно ознакомиться на вкладке «Связки».
После регистрации, документ может быть отправлен контрагенту по электронным каналам связи. Система «Дело» автоматизирует процессы подготовки и согласования документов; отправку документов контрагентам; контроль их возврата; ускоряет поиск информации и составление реестров; обеспечивает контроль сроков исполнения и окончания документов.
В системе «Дело» предусмотрена работа с различными документами, поступающими из разных источников, в том числе, из электронных. Для регистрации поступивших документов переходим в соответствующий раздел меню «Регистрация».
В данном разделе содержатся все письма, поступающие на электронный адрес компании. Выбрав необходимое письмо, регистрируем его в системе. В регистрационную карточку копируется информация о содержании и приложенные файлы документов. Часть полей карточки заполняется автоматически. При необходимости пользователь может изменить атрибуты карточки, добавить или удалить значения. Для удобства пользователей в системе предусмотрена рассылка пользователям почтовых уведомлений и оповещений о поступлении документов на исполнение, приближении срока исполнения поручений, просроченных задачах.
По ссылке в теле письма пользователь может сразу перейти в РК для работы с документом. Исполнитель знакомится с выданным поручением. Необходимо подготовить ответное письмо. Подготовить ответное письмо можно из карточки документа. Для того, чтобы история переписки сохранялась в системе, создаем связанный документ.
При этом информация по связанному документу будет доступна на вкладке «Связки». К регистрационной карточке проекта документа может быть прикреплён шаблон файла документа с возможностью его корректировки. После ввода информации в шаблон документа, сохраняем изменения. После регистрации РК поступает на подпись руководителю. После ознакомления руководителем, принимается решение о подписании проекта документа. При этом в системе предусмотрена возможность применения электронной подписи при подписании документов. После подписания, в документе отобразится штамп электронной подписи, содержащий информацию о сертификате, владельце и сроках действия сертификата. Используя меню системы, можно проверить действительность сертификата электронной подписи.
После подписания и регистрации ответа, пользователь может направить его адресату по электронной почте непосредственно из регистрационной карточки документа. В системе «Дело» реализован удобный механизм поиска документов. В системе сформированы поисковые запросы, которые позволяют производить поиск документов по реквизитам РК, полнотекстовому поиску по файлам документов, поручениям. В случае, если стандартных поисковых запросов недостаточно, в системе предусмотрена возможность создания новых поисковых запросов. При этом пользователь самостоятельно формирует необходимый поисковый запрос и задает необходимые критерии поиска. Результат поиска отобразиться на экране. Созданный поисковый запрос может быть сохранен для дальнейшего использования в работе.
С использованием системы электронного документооборота «Дело» управление документами становиться эффективным и удобным!
СЭД «Дело» позволяет структурировать и упростить согласование любых документов компании. Внедрение системы оптимизирует стандартные процессы совместной работы над документами, такие как: подготовка проектов документов; создание маршрутов согласования и утверждения; ознакомление с документами, контроль сроков согласования. Исполнителю поступила задача — подготовить и согласовать договор. Перейти к подготовке и согласованию проекта документа можно непосредственно из регистрационной карточки. После заполнения необходимых атрибутов РК, переходим к работе с маршрутом согласования.
В зависимости от утвержденной в организации процедуры согласования документов, в системе предусмотрена возможность создания преднастроенных маршрутов согласования. При наличии соответствующих прав пользователь может вручную корректировать маршрут движения проекта документа, составлять новые цепочки согласования. К регистрационной карточке проекта документа может быть прикреплён шаблон файла документа с возможностью его корректировки. После ввода информации в шаблон документа, сохраняем изменения. После заполнения, проект документа направляется на согласование. В случае наличия замечаний по проекту документа, согласующий выбирает тип визы «Не согласовано» и может прикрепить файл с замечаниями. Сохраняем информацию. Документ направляется ответственному сотруднику для корректировки и изменения проекта. В системе предусмотрен механизм работы с версионностью проекта документа. Ответственный сотрудник создает «новую версию» документа и прикрепляет к РК новый файл с внесенными изменениями.
Вся история работы с предыдущей версией документа сохраняется в системе и доступна только для ознакомления. При возникновении у согласующего вопроса, касающегося проекта документа, пользователь может задать интересующий вопрос сотрудникам, задействованным в согласовании. В системе реализован механизм работы с электронной подписью в процессе согласования документов. Информация о согласующих, визах и комментариях, а также информация о сертификате электронной подписи может отображается в листе согласования, который доступен для печати. После согласования проект документа направляется на подпись руководителю.
При подписании документа электронной подписью, в файл документа может быть добавлен штамп электронной подписи, содержащий информацию о сертификате, владельце и сроках действия ЭП. Используя меню системы, можно проверить действительность сертификата электронной подписи.
После окончательного согласования и подписания, документ регистрируется в системе. После регистрации в файле документа автоматически формируется регистрационный номер и дата регистрации. Информация по связанному документу будет доступна на вкладке «Связки», с возможностью быстрого доступа к РК связанного документа.
Система «Дело» легко адаптируется к специфике сложившихся в организации процессов.
Для пользователей доступна персонализация рабочего пространства – настройки главной страницы, фильтров, поисковых запросов, личных папок. Технологии системы могут легко адаптировать карточки документов и их атрибутный состав. Чтобы работать в СЭД было комфортно любому сотруднику, в систему заложена возможность индивидуально настраивать веб-интерфейс. Например, пользователь может самостоятельно формировать набор фильтров в разделах, отображаемых на главной странице. В системе предусмотрена возможность создания новых индивидуальных фильтров, необходимых пользователю. Пользователь может фильтровать регистрационные карточки по следующим признакам: «новые», «не рассмотрено», «срок истекает», «просрочено».
Отображаемая информация по регистрационным карточкам может быть настроена индивидуально. К примеру, пользователь может добавить необходимые ему дополнительные реквизиты, настроить сортировку перечня, изменить количество отображаемых на странице записей. Если установленного набора реквизитов недостаточно для получения полной информации по регистрационной карточке, пользователь может задать дополнительный набор реквизитов, который будет отображаться в специальной области регистрационной карточки – «подвале». Выбрав регистрационную карточку документа, пользователь может ознакомиться с информацией по поступившему документу. Вся информация по документу содержится в соответствующих информационных вкладках. Набор отображаемых вкладок может быть настроен индивидуально.
Дополнительно можно настроить вкладки доступных пользователю действий по РК, в соответствии с его правами в системе. Также в системе предусмотрена работа через мобильное приложение. Используя возможности индивидуальной настройки интерфейса СЭД «Дело» ваша работа с документами и задачами будет эффективной, простой и понятной.
В системе «Дело» существует возможность использования электронной подписи на разных этапах работы с документами. Использование электронной подписи предоставляет возможности установления авторства электронного документа, шифрования данных, проверки целостности подписанного документа, утверждения действий в системе электронного документооборота.
Рассмотрим вариант использования электронной подписи при визировании и подписании проекта документа. Для регистрации проекта документа выбираем пункт «Регистрировать проект документа». Выбираем необходимую группу документов, открывается регистрационная карточка проекта документа, при этом к карточке данной группы уже прикреплен шаблон необходимого документа, заполнены необходимые реквизиты, а также преднастроен определенный маршрут согласования. Регистрируем проект документа, при этом запускается процесс согласования, и регистрационной карточке присваивается статус «На визирование».Переходим в личный кабинет первого согласующего. В папке «На визирование» находим нашу регистрационную карточку и открываем ее. После ознакомления с информацией о регистрационной карточке переходим к процессу визирования.
В открывшемся окне выбираем тип «Визы», при необходимости вносим замечания и отмечаем пункт «Подписать файлы электронной подписью» и нажимаем «Записать». Открывается окно выбора сертификата. Выбираем необходимый сертификат. Если вы хотите включить выбранный сертификат в свой профиль сертификатов, то установите в окне флажок «Запомнить выбранный сертификат» в профиле. В дальнейшем система будет использовать настроенный профиль сертификатов по умолчанию. Виза поставлена, переходим в личный кабинет первого подписанта. В папке «На подпись» выбираем нужную регистрационную карточку и заходим в нее. В процессе направления документа на подпись файл автоматически сконвертировался в формат .pdf. Переходим к подписанию. Выбираете тип подписи, утверждающий или не утверждающий. При необходимости вносим примечания, выделяем пункт «Подписать файлы электронной подписью» и нажимаем «Записать». Появится окно выбора сертификата. Выбираем необходимый сертификат. Первая утверждающая подпись поставлена на документе. Переходим в личный кабинет второго подписанта. В папке «На подпись» выбираем необходимую регистрационную карточку и открываем ее. Видим, что файл документа подписан электронной подписью. Об этом свидетельствует соответствующая пиктограмма.
Переходим к подписанию документа. Заполняем необходимые параметры и выбираем пункт «Подписать файлы электронной подписью». Открывается окно выбор сертификата, выбираем необходимый сертификат. При необходимости вводим пин-код контейнера. Документ подписан и зарегистрирован в системе. Ему присвоились регистрационный номер и дата регистрации, а также сформировались штампы электронной подписи подписантов. При необходимости можно проверить целостность документа и действительность сертификатов. Для этого необходимо выбрать пункт «Показать электронную подпись». Выбираем необходимые файлы и нажимаем «Проверить». Информация о целостности документа и действительности сертификатов отразится в области результата проверки. Обращаем ваше внимание, что использовать электронную подпись может только пользователь, наделенный соответствующими полномочиями. В хранилище сертификатов должен храниться и быть сопоставлен данному пользователю сертификат его открытого ключа. Сертификат пользователя не должен быть отозван или заблокирован системным технологом. Должно быть установлено программное обеспечение опции «Электронная подпись и шифрование».
Для организации юридически значимого документооборота пользователи системы «Дело» могут воспользоваться опцией, которая так и называется «Юридически значимый документооборот».
СЭД «Дело» — это многопользовательская система, позволяющая решать проблему управления документопотоком в организации. Система может быть использована как для сопровождения традиционно сложившегося документооборота, так и для полного замещения его электронным. СЭД «Дело» фиксирует все событий с документом на любом этапе его жизненного цикла: с момента регистрации документа и до списания его в архив. Для этого разработана система электронных карточек, в которых фиксируются вся важная информация о документе и происходящие с ним события.
Регистрационная карточка документа содержит в себе набор реквизитов, характеризующих документ и позволяющих однозначно его идентифицировать. Помимо реквизитов карточка фиксирует поручения и задачи, необходимые к исполнению в рамках работы с данным документом. А также ссылки на другие документы системы, с которыми он связан. Работа пользователя в системе «Дело» осуществляется через web-интерфейс системы. Стартовая страница системы Дело — Web наглядно информирует пользователя о текущем состоянии задач и документов, с которыми он работает в системе. Карточки документов внутри папок представлены в виде таблицы, столбцы которой соответствуют реквизитам документов. Столбцы могут быть настроены индивидуально. Регистрационная карточка системы Дело — Web разделена на две части. Слева представлена область реквизитов, справа — область просмотра файлов документа. Для удобства пользователей все реквизиты распределены по вкладкам. Наверху расположена лента действий. Перечень возможных действий зависит от индивидуальной настройки и наличия прав пользователя. При регистрации в системе регистрационной карточке автоматически присваивается уникальный номер и заполняется дата регистрации. Информация и остальные поля вносятся вручную, либо заполняются с помощью заранее сформированных справочников. Работа с резолюциями в СЭД «Дело» позволяет контролировать ход множества поручений без риска забыть и пропустить какой-либо из них. Система позволяет контролировать сроки исполнения, напоминая участникам о приближении срока исполнения через систему уведомлений. Также в системе существует возможно создания многоуровневых поручений для совместного исполнения и делегирования части задач.
Все резолюции формируют наглядное дерево поручений. После выполнения поручений, исполнитель вводит отчет, с которым далее знакомится контролер. Если поручение выполнено без замечаний, резолюции снимается с контроля. Кроме работы с поручениями и контролем исполнения СЭД «Дело» позволяет осуществлять совместную работу по подготовке и согласованию проектов документов, в том числе по сложным маршрутам. Пользователь может создавать перечень визирующий самостоятельно или перечень визы подписи может быть преднастроен для конкретного вида документа. Сам процесс визирования в СЭД «Дело» очень простой.
Пользователь получает в папку «на визирование» новый проект, после ознакомления с которым, пользователь может поставить визу, выбрав соответствующий пункт из ленты действий. В окне визы есть выпадающий список, из которого необходимо выбрать подходящую нам визу. В случае замечаний пользователь может указать их соответствующем поле или прикрепить в качестве файла. После чего визы, комментарии и прикрепленный файл будут видны всем участникам согласования. Процесс утверждении проектов схож с процессом визирования. После утверждения проекта его необходимо зарегистрировать. Зарегистрированный новый документ автоматически получает ссылку на проект документа. Посмотреть все связанные документы можно на вкладке «Связки». Также реализован полнотекстовый поиск по файлам документа. Для работы с СЭД «Дело» через мобильное устройство разработано специальное решение на всех актуальных мобильных платформах. . В системе «Дело» реализован модуль отчетов. СЭД «Дело» успешно применяется для объединения нескольких удаленных офисов в единое рабочее пространство, для оказания государственных услуг и межведомственного взаимодействия, а также для массового перевода документов в электронный вид .
Система позволяет оптимизировать существующий документооборот, повысить его эффективность и снизить издержки. Используя возможность по интеграции с другими учетными системами и операторами электронного обмена документами, система «Дело» позволяет автоматизировать смежные документоориентированные процессы, финансовый и договорной документооборот. Применение электронной подписи при работе с электронными документами позволяет компании перейти на юридически значимый электронный документооборот.
Возможно применение защищенного исполнения в соответствии с требованиями ФСТЭК и ФСБ. Также система «Дело» поддерживает передачу документов в систему архивного хранения в полном соответствии со всеми требованиями и стандартами архивного хранения. Подробные видео о функциях системы «Дело» вы можете увидеть на нашем сайте.
В рамках вебинара специалисты компании ЭОС продемонстрировали возможности СЭД «Дело» для эффективного документооборота в государственных учреждениях. Отдельное внимание было уделено автоматизации государственных услуг и автоматизации многофункциональных центров (МФЦ) на основе АИС МФЦ Дело