Стандартизация в управлении документами и информацией — тема, интерес к которой только нарастает в условиях масштабных изменений в документных процессах, обеспечивающих деловую активность организаций. Электронный документооборот, цифровые коммуникации между контрагентами, широкое распространение ЭП и в целом безбумажных технологий – все эти явления требуют общих стандартов на национальном уровне. Компания «Электронные Офисные Системы» продолжает знакомить всех интересующихся с информацией о деятельности работающего на базе ЭОС подкомитета ПК6 и в целом с новостями ИСО, разработки и применения профильных ГОСТов.
27 августа участники проходившего в открытом формате очередного вебинара ЭОС «Работа ПК6 в рамках публичного обсуждения проектов национальных стандартов 24143 и 13008» познакомились с содержанием первых редакций новых ГОСТов «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы» и «Процессы конверсии и миграции электронных документов», а также выслушали мнения экспертов о возможной практике их применения после принятия. Как мы уже сообщали, ПК6, технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота», завершил работы над проектами указанных национальных стандартов, и начался этап публичного обсуждения этих проектов, который продлится до 5 октября 2024 года.
Кроме этого, участники вебинара узнали о проводимой ПК6 работе в текущем году, планах на следующий год, а также актуальные новости ИСО (организации, занимающейся разработкой международных стандартов).
Одним из активных участников разработки национальных стандартов и членом ПК6 является ВНИИДАД. Напомним, ЭОС и ВНИИДАД являются давними партнерами по различным направлениям деятельности в сфере документоведения и архивного дела. Директор ВНИИДАД Павел Кюнг на вебинаре рассказал о своем видении роли обсуждаемых ГОСТов в современном управлении.
На данный момент ПК6 расширяет границы участников. В его состав недавно были приняты новые члены, которые активно взялись за работу, в их числе – ЦБ РФ. Представитель Центрального банка Российской Федерации Елена Храмкова в своем выступлении, в частности, поделилась с участниками семинара наработками по анализу проектов ГОСТов и видением их практического применения ЦБ и другими организациями.
Наталья Храмцовская, ведущий эксперт–аналитик компании ГК «ЭОС», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International, сделала краткий обзор содержания рассматриваемых стандартов. ГОСТ Р 24143:2022 определяет понятия и принципы стратегического управления информацией и предлагает органам стратегического управления организациями принципы для эффективного создания, использования, хранения, обеспечения долговременной сохранности и уничтожения/передачи на архивное хранение информации в их организациях. Эксперт также рассказала, что в обновленном ГОСТ Р 13008:2022 «Информация и документация —Процессы конверсии и миграции электронных документов» переработаны некоторые термины и определения, добавлены причины для проведения конверсии/миграции, уточнены требования к проведению конверсии и миграции. Наталья Храмцовская также проинформировала слушателей о практике применения предыдущей версии стандарта — ГОСТ Р ИСО 13008-2015 и познакомила с последними международными новостями в сфере стандартизации.
Наталья Мошкова, ответственный секретарь ПК6, ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС», кратко рассказала присутствующим о текущей работе ПК6 и планах на 2025 год. Она обратила внимание аудитории, что среди разработанных ПК6 и утвержденных ГОСТов наиболее востребованными являются ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». На данный момент в работе ПК6 находятся 5 стандартов.
Наталья Мошкова подчеркнула, что при работе над стандартами ПК6 придерживается метода гармонизации. Суть этого метода такова: вначале проводится поиск и анализ многообразной международной базы стандартов, затем вбираются самые актуальные и востребованные стандарты, необходимые отечественной отрасли, и потом уже эти лучшие практики переводятся и одновременно адаптируются для российского потребителя. При этом интерес ПК6 распространяются на следующие направления:
- стандарты в области обеспечения долговременной сохранности, целостности и аутентичности электронных документов;
- базовые стандарты управления документами и контентом;
- стандарты управления документами и контентом в контексте современных информационных технологий (ИИ, блокчейн и т.д.).
Исходя из изложенных выше принципов, в Программу национальной стандартизации на 2025 год от ЭОС предложено включить два стандарта: ISO/TR 21946:2018 «Информация и документация – Документационный анализ в интересах управления документами» и ISO 18128:2024 «Информация и документация – Риски для документов – Оценка риска в контексте управления документами».
