Упорядоченный архив документов
Система «Архивное дело» предназначена для автоматизированного учета, хранения и использования архивных документов. Она внесена в Реестр отечественного программного обеспечения (реестровая запись №12896 от 21.02.2022), что подтверждает ее соответствие государственным стандартам и требованиям. В 2022 году система была признана лучшим продуктом, отвечающим задачам импортонезависимости, и получила премию ПРИОРИТЕТ-2022 в номинации «Программное обеспечение».
Система разработана на базе «ЭОС Платформы» и полностью соответствует нормам и ГОСТам, регулирующим архивное дело. Она позволяет вести учет дел и документов, контролировать сроки хранения, выделять документы к уничтожению, а также формировать необходимые акты и отчетные формы.
Система «Архивное дело» предоставляет широкие возможности для работы с архивами, поддерживая как бумажные, так и электронные документы. Она позволяет учитывать, хранить и использовать документы, обеспечивая долговременное хранение электронных подлинников и доступ к рабочим экземплярам. Система поддерживает работу с несколькими независимыми архивами, что особенно актуально для крупных организаций с разветвленной структурой. Доступ к данным разграничивается с помощью гибкой системы прав пользователей, а ролевой подход с моделями «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» упрощает управление доступом и повышает безопасность.
Для удобства работы предусмотрены функции полнотекстового и атрибутивного поиска, а также поиск по штрих-коду. Оцифровка бумажных документов осуществляется через поточное сканирование с автоматической обработкой изображений и их прикреплением к регистрационным карточкам. Пользователи могут самостоятельно создавать папки, размещать в них дела и документы, а также предоставлять доступ к этим папкам другим пользователям, независимо от их роли в системе. Кроме того, система интегрируется с другими информационными системами, включая СЭД, что позволяет синхронизировать справочники, экспортировать и импортировать базы документов.
Система обеспечивает соответствие требованиям Росархива, формируя типовые печатные формы в соответствии с нормативными актами. Также предусмотрена функция безопасного уничтожения электронных документов с учетом концепции «остаточных реквизитов» и документальным подтверждением факта уничтожения. Все действия пользователей фиксируются в системе, что обеспечивает прозрачность работы с архивами и контроль за операциями. Таким образом, «Архивное дело» является универсальным инструментом для автоматизации архивного дела, соответствующим современным требованиям и стандартам.
Использование системы «Архивное дело» позволяет организациям оптимизировать процессы архивного учета, минимизировать риски потери данных и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Система подходит для государственных учреждений, коммерческих организаций, образовательных и медицинских учреждений, а также для любых структур, где требуется надежное управление архивами.
Система «Архивное дело» от компании ЭОС – это современное решение для автоматизации архивного дела, которое сочетает в себе удобство, функциональность и соответствие нормативным требованиям. Она позволяет эффективно управлять архивами, обеспечивая сохранность документов и упрощая доступ к ним. Благодаря своей универсальности и широкому набору функций, система становится незаменимым инструментом для организаций, стремящихся к упорядоченности и прозрачности в работе с архивами.
Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «Дело» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы Дело позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД «Дело»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «Дело» была чётко отлажена. СЭД «Дело» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.
Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.
