Жилищно-коммунальное хозяйство
Автоматизация бизнес-процессов документооборота в ЖКХ
Качество коммунальных услуг страдает из-за роста затрат? Не хватает персонала, чтобы правильно и вовремя оформлять документы? Сэкономить деньги и время УК, ТСЖ, обслуживающих и ресурсоснабжающих организаций поможет система электронного документооборота. СЭД – это единая база данных для ОРД, договоров, переписки, служебных записок и многого другого.
Что получают организации ЖКХ от внедрения СЭД компании ЭОС?
- СЭД позволяет быстро и просто вести документацию и поддерживать порядок в документах без лишних усилий. Сокращаются трудозатраты на обработку документов (особо актуально для УК и ТСЖ с небольшим штатом административного персонала).
- Можно обрабатывать в одной системе документооборот нескольких организаций (актуально для групп компаний).
- СЭД поддерживает работу с юридически значимыми электронными документами. Документы, создаваемые в системе и поступающие из других организаций через операторов ЭДО, позволяют сэкономить на почтовых и курьерских расходах, а также более оперативно обмениваться с поставщиками и потребителями услуг договорами и платежными документами (актами, счетами и др.). Такие документы в случае необходимости можно предоставлять в суды и любые контролирующие органы – это экономит место, необходимое для хранения бумажного архива.
- СЭД можно интегрировать с ГИС ЖКХ, чтобы загружать туда необходимые документы (протокол конкурса по отбору УК, решение общего собрания собственников помещений в МКД о выборе УК, договор управления МКД и др.)
- Упрощается контроль исполнения резолюций руководителя на служебных письмах, внутренних приказах, жалобах, а также заданий и поручений. Это положительно отражается на исполнительской дисциплине, уменьшает количество нарушений сроков рассмотрения жалоб и обращений жителей.
- Проще становится учитывать переписку с собственниками помещений, домовладений, контролирующими органами, заявки, докладные и объяснительные записки – в СЭД можно систематизировать и отслеживать аналогичные ситуации, принимать по ним решения, учитывая историю вопроса.