Каждый участник системы работает с одной и той же информацией, вся документация учитывается в АСУП согласно структуре проекта. Все документы хранятся в системе с привязкой к РК документа и доступны для просмотра пользователям в соответствии с выполняемыми задачами.
Система автоматизирует все процессы рассмотрения и согласования проектных предложений и заявок с учётом требований нормативно-регламентных документов проектного управления. Четко выстроенные бизнес-процессы сокращают время на внутренние и внешние коммуникации, единое информационное пространство сокращает время на поиск информации и на подготовку проектной документации.
Обеспечивает ведение реестров проектных предложений и заявок, включая возможности поиска, отбора, группировки, сортировки и выгрузки. Автоматизирует процессы согласования предложений и заявок с сохранением замечаний, полученных от согласующих структур и ведомств. Контролирует сроки согласования и рассмотрения документации.
АСУП автоматизирует процессы управления проектом, мониторинг и согласование целей, подведение итогов и оценку результатов. Позволяет обеспечить координацию всех участников проекта, позволяет контролировать прохождение этапов проекта через соответствующие отчеты.
В РК паспорта проект содержится вся необходимая информация
Общая информация о проекте – список участников, направления стратегического развития, программы в рамках которого осуществляется проект, форма реализации, основные даты и т.д.
Цели и задачи проекта – информацию о целях, сроках реализации и задачах проекта.
Показатели и результаты проекта – показатели проекта в разрезе кварталов, годов и результатов проекта, с датой достижения и ответственным лицом.
Бюджет проекта – информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату.
Мероприятия – в списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Проектные задачи отображаются в разных табличных представлениях и наглядной классической ленточной диаграмме (диаграмма Ганта).
Документы и файлы – список документов по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т.д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, обеспечивая конфиденциальность информации и данных. В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение видимости проектов между сотрудниками, разграничение доступа к различным функциям системы и информационной базе.
Методика расчета – система поддерживает формирование различных методик необходимых для корректного расчета показателей проекта.
Риски и возможности проекта – потенциальные проблемы и возможности проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения.
Комментарии участников и обсуждение работ – в системе предусмотрено обсуждение по проекту через общий чат. Лента сообщений, содержит всю переписку по проекту между участниками.
Система обеспечивает:
- Ведение реестров паспортов проектов, включая возможности поиска, отбора, группировки, сортировки и выгрузки.
- Ведение электронных паспортов проектов.
- Формирование команды проекта, назначение сотрудников на роли.
- Хранение документов, связанных с проектом.
- Управление жизненным циклом проектов.
- Готовый функционал для работы с контрольными точками.
- Ведение реестра контрольных точек по всем процессам.
- Формирование графика работ на основе структуры проекта.
- Управление изменениями в проектах и контрольных точках, поддержка цепочек согласования запросов на изменения.
- Соблюдение графика работ и финансовых планов.
Система формирует единый архив документов, связанных с проектной деятельностью. Все документы хранятся в системе АСУП с привязкой к РК проектной документации и доступны для просмотра пользователям в соответствии с выполняемыми задачами и доступом.
В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение видимости проектов между сотрудниками, разграничение доступа к документам и файлам системы, информационной базе и проектам системы.
Система обеспечивает:
- «Бесшовное» взаимодействие с СЭД.
- Полную поддержку электронного документооборота.
- Ведение сопутствующей переписки и инициализация подготовки официальных документов по проекту.
- Прикрепление к проекту любых файлов и документов.
- Ведение электронного архива проектов.
Все действия пользователей вносящих изменения в действующий паспорт проекта протоколируются системой, а внесённые изменения автоматически документируются. В автоматическом режиме система формирует необходимую печатную форму, содержащую все данные о внесенных изменениях с указанием действующих и новых редакциях разделов. Разделы, которые не изменялись, в печатную форму не добавляются.
Система позволяет сократить время на рассмотрение, согласование и утверждение запросов ответственными сотрудниками и ведомствами, вышестоящими органами. Все стадии прохождения и рассмотрения запроса, отображаются в общих сведениях регистрационной карточки системы АСУП. История рассмотрения сохраняется в карточке запроса на изменение и доступна для ознакомления в любое время.
По результатам принятого решения извещаются все ответственные участники проекта, корректируется паспорт проекта, а все изменения фиксируются и сохраняются в системе. Информация о предыдущей редакции паспорта проекта блокируется от изменений и доступна только для просмотра.
Система АСУП позволяет в автоматическом режиме собирать необходимые данные по проекту, отслеживать изменения показателей и проводить их анализ в режиме реального времени. Все наиболее важные показатели достижения стратегических целей доступны в едином информационном пространстве.
Автоматизированная система управления проектами (АСУП) позволяет:
- Отслеживать достижение и изменение базовых показателей, таких как выполнение проектов по срокам, финансам, ресурсам, рискам, качеству и пр.
- Формировать графические индикаторы текущего значения данных показателей.
- Формировать индивидуальные показатели эффективности реализации отдельных проектов, в том числе задавать плановые значения в разрезе временных периодов.
- Контролировать достижение фактических показателей по временным периодам.
Сводные отчёты системы АСУП позволяют:
- Получить общее представление о состоянии проектов на основе ключевых показателей проекта.
- Представить сводку и метрики хода выполнения для руководителей.
- представить статистику по проекту с помощью диаграмм и графиков.