Жизненный цикл электронных документов предусматривает организацию их хранения в архивах и обеспечение возможности работы с данными материалами в архиве. О том, как с помощью современных программных продуктов реализовать долговременное хранение электронных документов, говорили участники рабочей встречи, прошедшей в Якутии в конце марта.
В Якутии с 1 января 2019 года функционирует Единая система электронного документооборота (ЕСЭД). Она создана на базе системы «Дело» ГК «ЭОС» и охватывает 100% органов государственного власти и органов местного самоуправления Республики Саха (Якутия), все государственные и большинство муниципальных учреждений. Система обеспечивает возможность ведения юридически значимого электронного документооборота, согласования нормативно-правовых документов, постановлений и распоряжений правительства. ЕСЭД интегрирована с МЭДО и платформой обратной связи. Кроме этого, в регионе внедрены система «Архивное дело» и мобильное приложение EOSmobile (также разработки ГК «ЭОС»).
На рабочей встрече присутствовали представители Правительства Республики Саха (Якутия), Департамента по государственно-правовым вопросам и Управления делопроизводства и архива Администрации Главы Республики, Министерства культуры и духовного развития Республики, ГКУ РС (Я) «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» и ГБУ РС (Я) «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий». Обсуждались актуальные вопросы работы с электронными документами в архивах организаций – правовая база, концептуальные подходы к организации долговременного хранения электронных подлинников и практика создания цифровых архивов нового поколения.
В качестве одного из вариантов для организации надежного хранения электронных документов присутствующие рассмотрели доверенную среду и поговорили о практических аспектах ее реализации на базе экосистемы продуктов ГК «ЭОС». Напомним, что доверенная среда продуктов ГК «ЭОС» включает программно-технические составляющие (систему оперативного делопроизводства (СЭД), систему архивного хранения и собственно хранилище), позволяющие работать с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла, в том числе вести работу по их передаче в архив ведомства, хранению, использованию с обеспечением достоверности документов, их целостности и аутентичности.
Со стороны представителей Якутии в адрес экспертов ГК «ЭОС» поступило большое количество вопросов (как практического, так и нормативного плана). На все вопросы были даны подробные разъяснения.
