Компания «Электронные Офисные Системы» давно и активно сотрудничает с Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВННИДАД). Участие в научных конференциях и «круглых столах», организованных ВНИИДАД, рабочие совещания и другие совместные мероприятия ЭОС и единственного в России профильным институтом стали традицией. Очередное совещание с участием представителей ЭОС и ВНИИДАД прошло в 2 апреля. Оно было посвящено обсуждению подходов к хранению в архивах таких данных, которые совсем недавно стали рассматриваться как возможные объекты долговременного (свыше 10 лет) хранения – баз данных (БД) государственных информационных систем и сайтов.
В условиях цифровизации экономики и процессов государственного управления перед документоведением и архивоведением (как научными дисциплинами) и архивной работой (как практической их реализацией) появляются новые задачи. Одной из таких задач является разработка подходов и методик хранения данных, накапливающихся в государственных информационных системах (ГИС), а также на официальных сайтах различных государственных структур (федеральных министерств и ведомств, органов управления субъектов РФ и других организаций).
По данным ВНИИДАД, в России на данный момент насчитывается свыше 400 действующих ГИС на федеральном уровне и в каждом субъекте РФ от 30 до 40 ГИС. В любой ГИС данные проходят жизненный цикл от активного состояния (данные создаются, редактируются и активно используются) к пассивному (данные используются, при этом не редактируются) и архивному (этапу долговременного хранения без регулярного использования в работе госструктур). При этом периодически та или иная ГИС выводится из эксплуатации.
Информация, которая накапливается в этих системах, а также на официальных сайтах госструктур, представляет научную и историческую ценность и должна быть в каком-то виде сохранена в государственных архивах. Государственному архиву необходимо взять данные на хранение и поместить в пользовательскую среду, чтобы в дальнейшем через поиск иметь возможность найти требуемую информацию. Как решить эту задачу практически? В каком составе принимать данные из БД на хранение, как обеспечить их аутентичность? Можно ли принимать данные БД отдельно от информационной системы? Как проводить экспертизу ценности? Эти и многие другие вопросы обсудили участники совместного совещания.
Специалисты ЭОС, в частности, отметили, что нужно учитывать требования по выгрузке архивных данных из ГИС еще при проектировании, а также определить требования к самой БД, требования по информационной безопасности, к необходимым функциям и ряд других. Прежде всего необходимы изменения в правовой базе (в части требований к разработке ИС и процедуре вывода ИС из эксплуатации), а также подготовка методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности данных ГИС.
