Владимир Кошельков, заместитель главного инженера по ИТ компании «Газпром космические системы», в интервью TAdviser рассказал об особенностях выбора, внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота.
TAdviser: Расскажите о текущей ситуации с применением СЭД/ECM-решений в вашей компании?
Владимир Кошельков: В настоящий момент в компании «Газпром космические системы» используется несколько различных СЭД/ECM-решений, одно из которых — ЭОС «Дело». Система была введена в эксплуатацию достаточно давно — еще в 2004 году. Ее внедрение было обусловлено необходимостью решения целого ряда задач при переходе на электронный документооборот, а именно: регистрацией документов в канцелярии, выдачей и исполнением поручений, работой с резолюциями, обеспечением контроля за прохождением документов, их централизованного хранения и поиска.
TAdviser: Каким образом выбиралось решение? Какие требования к нему предъявлялись? Почему был сделан выбор в пользу решений компании ЭОС?
Владимир Кошельков: Рассматривалось несколько решений. При выборе СЭД мы руководствовались следующими критериями: ориентированностью нашей компании на отечественную технологию ведения документооборота и делопроизводства, высокой функциональностью системы из «коробки», надежностью и готовностью к высоким нагрузкам. Последний фактор особенно важен, учитывая специфику нашей отрасли, а также тот факт, что работа с документами и поручениями – непрерывный процесс, в котором задействовано много сотрудников. Всем перечисленным критериям СЭД «Дело» полностью соответствует.
Важным фактором для нас также стала возможность использования «тонких» клиентов Дело-Web, что облегчило процесс развертывания и настройки программы на рабочих местах пользователей, в том числе в системе терминального доступа. В процессе эксплуатации СЭД мы убедились в ее потенциале – регулярно выходят обновления, появляется новый функционал и опции, которые могут быть востребованы нами. При этом стоит отметить оперативную и квалифицированную работу специалистов отдела сопровождения ЭОС.
TAdviser: Как проходил процесс внедрения? Потребовались ли какие-то доработки? Как проходило обучение персонала?
Владимир Кошельков: Перед вводом в эксплуатацию был разработан регламент работы в СЭД, подготовлены карты бизнес-процессов – регистрации документов, направления и исполнения поручений и других, проведена внутренняя аттестация сотрудников. Обучение персонала работе с программой и отработка действий пользователей проходили в тестовой среде.
Потребности в доработке СЭД не возникало, так как «коробочный» функционал нас устраивал. Единственное, что потребовалось – уже в процессе использования программы возникла необходимость создания дополнительных шаблонов печати, не входивших в поставку. Часть шаблонов была создана нашими сотрудниками, часть – с привлечением специалистов ЭОС.
TAdviser: В этом году для многих организаций стало особенно актуальным электронное взаимодействие при согласовании внутренних документов. Какая ситуация сложилась в вашей компании?
Владимир Кошельков: В настоящее время в компании поступательно внедряется процесс электронного согласования проектов документов. Мы ожидаем, что опция «Управление процессами» СЭД «Дело» позволит полностью автоматизировать прохождение типовых маршрутов согласования, визирование и подписание ответственными лицами, обеспечить отзыв с согласования при наличии замечаний и другие аналогичные операции.
TAdviser: Каковы качественные и количественные результаты проекта? И кто из сотрудников работают с СЭД?
Владимир Кошельков: На текущий момент в СЭД «Дело» зарегистрировано около 500 000 электронных документов. С системой постоянно работают сотрудники управления документационного обеспечения, руководители отделов и служб, а также специалисты, отвечающие за делопроизводство в своих подразделениях. Мы предполагаем, что по мере развития компании объем документов будет увеличиваться.
Внедрение решения от ЭОС в компании «Газпром космические системы» позволило сократить издержки при переходе на единую систему делопроизводства и документооборота, ускорить регистрацию, прохождение документов и поручений, обеспечить контроль за документами и работой сотрудников. Еще один важный момент: СЭД «Дело» позволила решить вопрос обмена документами между нашей организацией и дочерней компанией, в которой также установлена данная система.
TAdviser: Каковы планы по развитию проекта?
Владимир Кошельков: Учитывая, что данная система установлена как в АО «Газпром космические системы», так и в дочернем обществе ООО «Газпром СПКА», в дальнейшем планируется более тесная интеграция СЭД двух компаний.
Источник: TAdviser
