Прошедший год внес существенные изменения в использование информационных систем в целом и особенно в части систем управления документами и корпоративным контентом.
По отзывам клиентов, зачастую именно система документооборота становилась центральным информационным ресурсом, обеспечивающим безопасное и надежное взаимодействие сотрудников и подразделений. Как следствие, с помощью СЭД «Дело» автоматизировалось большое число новых процессов, которые, существенно увеличили востребованность новых функциональных модулей СЭД «Дело» для быстрого конструирования объектов, их наглядных представлений и процессов обработки. В актуальной версии СЭД «Дело» 19.6 модернизированы существующие и добавлены новые решения для быстрого внедрения изменений и эффективной работы пользователей. Среди наиболее востребованных функциональных модулей – «Конструктор шаблонов», «Конструктор маршрутов», «План-Календарь», «Аналитические диаграммы» и «Управление совещаниями».
Быстрые изменения
Для максимально быстрой автоматизации новых деловых процессов средствами СЭД «Дело», технологу системы необходимо создать и настроить соответствующие объекты в системе с соответствующим набором атрибутов, их визуальное отображение и процессы обработки.
Инструменты и интерфейсы для настройки набора атрибутов в СЭД «Дело» реализованы начиная с первых версий продукта, и продолжают обновляться в соответствии с новыми требованиями и технологическими возможностями. Так, в обновленной версии СЭД «Дело» 19.6 существенно расширены возможности настройки справочников, и, в частности, настройки атрибутов карточки документа с помощью веб-интерфейса.
Одна из всё более востребованных возможностей систем документооборота – подготовка файла по заранее настроенному шаблону с подстановкой соответствующих атрибутов из карточки документа. Реализованная в новой версии СЭД «Дело» 19.6 опция «Конструктор шаблонов» позволяет системному технологу самостоятельно, в диалоговом режиме создавать необходимые шаблоны, добавляя в них соответствующие элементы для подстановки атрибутов из карточки.
Создание нового шаблона в «Конструкторе шаблонов»
Также всё более востребованная функциональность при подготовке документов – автоматическая маршрутизация в соответствии с предварительно заданными параметрами. Соответствующий инструментарий в системе «Дело» обеспечивает всё необходимое для организации любых необходимых параллельных и последовательных этапов согласования проектов документов. В новой версии СЭД «Дело» 19.6 функциональность настройки согласования проектов документов дополнена модулем «Конструктор маршрутов», обеспечивающим настройку маршрутов в наглядном графическом виде, также применение шаблонов маршрутов и их отдельных элементов.
Маршрут согласования проекта документа в «Конструкторе маршрутов»
Наглядная информация
Постоянно возрастающий объем информации, обрабатываемый пользователями СЭД «Дело» в свою очередь требует новых интерфейсов и новых наглядных инструментов для представления данных пользователю.
Для предоставления пользователю максимально наглядной картины по срокам действий с документами, проектами документов и поручениями в СЭД «Дело» с помощью модуля «План-календарь» обеспечивается отображением сведений по документообороту в виде календаря с отображением соответствующих сроков. Важной особенностью является возможность вносить в календарь произвольную информацию из других источников, а также предоставлять доступ к элементам календаря другим пользователям. Таким образом, модуль «План-Календарь» может использоваться как еще один инструмент для взаимодействия сотрудников и формирования плана работ сотрудников и подразделений.
Отображение информации по документам, проектам документов, совещаниям и другим задачам на неделю в модуле «План-календарь»
Также, для наглядного представления сведений по документообороту предусмотрено визуальное отображение ключевых показателей в виде настраиваемого набора динамически обновляемых диаграмм с помощью модуля «Аналитические диаграммы»
Больше инструментов для взаимодействия
В дополнение к традиционным инструментам взаимодействия сотрудников и подразделений, в СЭД «Дело» 19.6 предусмотрен опциональный модуль обеспечивающий автоматизацию процессов подготовки и проведения совещаний и заседаний. Модуль «Управление совещаниями» обеспечивает сопровождение работы по подготовке и проведению различных мероприятий на всех этапах – от планирования и приглашения участников до формирования протокола и контроля исполнения принятых решений.
Информация об участниках и повестке совещания в модуле «Управление совещаниями»
Благодаря новым реализованным возможностям, СЭД «Дело» 19.6 обеспечивает пользователям не только традиционную для системы надежность, производительность и функциональную полноту, но и наиболее актуальные инструменты для наглядной визуализации, эффективной работы сотрудников и быстрого внедрения изменений. Также, следуя актуальным технологическим тенденциям, СЭД «Дело» обеспечивает полнофункциональную работу с помощью веб-интерфейсов, возможности «Дело-Web» постоянно совершенствуются и дополняются.
