КУ «Горно-Алтайавтодор» получило еще больше преимуществ от ранее внедренной системы электронного документооборота «ДЕЛО». Учреждение закупило новые АРМ, что позволило автоматизировать дополнительные процессы, масштабировать СЭД до уровня подразделений и в целом использовать систему с более значительной отдачей. За реализацию проекта на территории заказчика отвечает барнаульская компания «КС-Консалтинг», «золотой» партнер ЭОС.
Казенное учреждение Республики Алтай «Республиканское управление автомобильных дорог общего пользования «Горно-Алтайавтодор» (БУ РА РУА «Горно-Алтайавтодор») отвечает за по строительство, реконструкцию, ремонт и содержание автомобильных дорог в Республике Алтай. Организация использует «ДЕЛО» с 2013 года. Внедрение СЭД тогда позволило автоматизировать основные документные процессы в службе делопроизводства: регистрацию документов, контроль исполнения поручений, формирование отчетов по исполнительской дисциплине.
Чтобы полнее использовать возможности электронного документооборота и получить больший эффект от внедрения СЭД, в прошлом году руководство «Горно-Алтайавтодор» приняло решение расширить круг пользователей системы «ДЕЛО». Организация приобрела дополнительно рабочее места (веб-клиенты) для доступа в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Это позволило автоматизировать рассмотрение документов и заполнение отчетов об их исполнении руководителями отделов.
Кроме этого, на компьютеры каждого пользователя было установлено приложение «Мониторинг документов». Оно разработано компанией «КС-Консалтинг» и позволяет повысить исполнительскую дисциплину. Приложение в режиме реального времени отправляет в область уведомлений ПК информацию о новых событиях и документах в системе «ДЕЛО». Даже если сотрудник не входил в СЭД, он сразу видит, когда появляются новые задачи или поступившая корреспонденция.
В рамках проекта специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку новых рабочих мест и обучение пользователей. Заказчик поставил задачу научить сотрудников уверенно ориентироваться в системе, самостоятельно вносить резолюции и выполнять другие необходимые действия. Кроме того, проведено обучение делопроизводителей, которые уже имели представление о работе в системе «ДЕЛО». Эти сотрудники смогли восполнить пробелы в знаниях и познакомиться с новыми возможностями системы, в том числе освоили отправку документов из СЭД по e-mail (эта возможность была настроена на данном этапе проекта).
В результате учреждение смогло полноценно перенести в электронный вид рассмотрение документов на уровне подразделений. Начальники отделов теперь получают в системе «ДЕЛО» направленные им по резолюциям руководства документы и там же отчитываются об исполнении поручений. В перспективе «Горно-Алтайавтодор» рассматривает возможность дальнейшего масштабирования системы и приобретения дополнительных рабочих мест.