С 2001 года в Республике Хакасия реализуется один из самых масштабных проектов по переводу госорганов на электронный документооборот. Начав с использования «ДЕЛА» в Аппарате Правительства, республиканские власти успешно внедрили эту систему во все министерства, ведомства и муниципальные администрации, а затем создали единую СЭД для министерств, ведомств и организаций, заключивших соглашение о взаимодействии. В результате стало возможным перейти к безбумажному согласованию проектов нормативно-правовых актов, организовать двустороннее взаимодействие с УРОГ, провести интеграцию с МЭДО. Опробованы и мобильные решения для работы в СЭД. Особенностью проекта является его реализация собственными силами заказчика при консультационной поддержке компании «КС-Консталинг», регионального партнера ЭОС.
От общей концепции проекта к его воплощению
В 2001 году Правительство региона утвердило Концепцию развития телекоммуникационной среды Республики Хакасия на 2001-2005 гг. Одной из целей программы стало создание технологически новой системы связи органов государственной власти. Для этого требовалось обеспечить электронный обмен документами между Аппаратом Правительства Республики, министерствами, ведомствами.
К программному обеспечению, которое рассматривалось на роль региональной системы документооборота, предъявлялись следующие требования:
-
возможность ведения корпоративного документооборота;
-
соответствие федеральным ГОСТам по делопроизводству;
-
поддержка обмена электронными документами;
-
масштабируемость.
Проанализировав решения, представленные на отечественном IT-рынке, заказчик сделал выбор в пользу СЭД «Дело», разработанной ЭОС. Поставщиком программного обеспечения стала компания «КС-Консалтинг», Золотой партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, она же обеспечила обучение специалистов заказчика и общую методическую и техническую поддержку с момента старта проекта по настоящее время. Все работы по внедрению проводились сотрудниками отдела информатизации Аппарата Правительства Республики.
Первый комплект ПО – 23 рабочих места СЭД «Дело» – был предназначен для сотрудников Аппарата Правительства. Работы по внедрению начались осенью 2002 года. К 2005 году на единый сервер документооборота были инсталлированы базы данных Правительства и всех входящих в него структур. Для более эффективной работы с документами в Аппарате Правительства была запущена подсистема «Поточное сканирование». В дальнейшем системы электронного документооборота появились в министерствах и ведомствах Республики Хакасия. До создания единой СЭД они пользовались локальными базами данных.
Переход к ЭДО и масштабирование СЭД «Дело» на муниципальный уровень
Новый этап развития документооборота в органах власти Республики начался в 2007 году. Правительством была поставлена цель полностью отказаться от бумажных экземпляров при обмене ключевыми документами и перейти на электронный документооборот с использованием ЭЦП. После разработки регламента безбумажного обмена Правительство произвело дозакуп рабочих мест «ДЕЛА», а также опции «ЭП и шифрование». В результате к ноябрю 2007 года между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия был налажен электронный обмен распорядительными документами.
В 2008 году начато масштабирование СЭД на районные муниципалитеты и включение их в систему безбумажного документооборота. Для этого были приобретены дополнительные комплекты ПО, в том числе и лицензии на использование опции «ЭП и шифрование», и налажена отправка документов из «ДЕЛА» транспортом электронной почты.
Единая региональная СЭД, электронное согласование, интеграция с УРОГ и МЭДО
В начале 2009 года были поставлены задачи наладить электронное согласование нормативно-правовых актов Правительства Республики и повысить прозрачность документационного взаимодействия с министерствами и ведомствами. Результатом стало решение объединить локальные базы данных и создать Единую систему документооборота органов власти Республики на общей платформе – СЭД «Дело».
Для реализации этого решения была разработана унифицированная технология работы в единой СЭД для 18 министерств и ведомств. Для формирования ЕСЭД с достаточным охватом участников потребовалось масштабное увеличение количества рабочих мест – приобретено 100 лицензий «Дело», 425 «Дело-WEB», по 5 опций «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», 75 лицензий на опцию «ЭП и шифрование».
База документов Аппарата Правительства Республики стала точкой объединения локальных систем. Для каждого госоргана в единой БД созданы отдельные картотеки и унифицированные справочники для работы с документами. В результате цель была достигнута – появилась Единая СЭД региональных органов власти и общая система согласования документов в электронном виде, закрепленная регламентом.
2010 год ознаменовался для Правительства Хакасии отказом от бумажных документов при согласовании нормативно-правовых актов. Для перехода на юридически значимый обмен такими группами документов все руководители комитетов и министерств получили электронные подписи. В итоге Правительство Республики полностью отказалось от бумажного варианта листа согласования. Для документов, которые подписываются на бумаге (например, нормативных актов Правительства) в момент передачи бумажного экземпляра на подпись должностному лицу, лист со списком завизировавших его с помощью ЭП распечатывается из системы и прикладывается к проекту.
В этом же году доступ к Единой базе данных СЭД и возможность участвовать в согласовании проектов нормативных правовых актов получили сотрудники Прокуратуры Республики Хакасия. Это позволило реализовать выполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».
В 2013 году налажен обмен электронным документами между единой СЭД Республики Хакасия и базой Управления администрации Президента РФ по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ). Правительство региона и УРОГ получили возможность не только оперативно отправлять документы, но и контролировать их исполнение.
В Хакасии осуществлена интеграция СЭД с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти РФ (МЭДО). В результате Правительство Республики получило канал для юридически значимого документооборота с федеральными органами и органами власти других субъектов РФ.
Новые технологические возможности, появившиеся в современных программных продуктах, не остались без внимания. В 2019 году Правительство Хакасии начало осваивать доступ к СЭД с помощью мобильного решения EOSMobile, которое позволяет оперативно работать с документами с любого удобного устройства, в том числе и в автономном режиме без доступа к интернету.
Итоги и перспективы проекта
На конец 2019 года в базе данных системы «Дело» зарегистрировано около 950 автоматизированных рабочих мест, что составляет 85% от общего числа государственных служащих органов исполнительной власти Республики Хакасия. Проект в целом привел к существенным позитивным изменениям в деятельности органов власти и местного самоуправления:
-
Создана ЕСЭД, охватывающая все исполнительные органы государственной власти, ряд территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления, государственные учреждения. Это позволило организовать документные процессы в регионе на современном уровне.
-
Налажен обмен документами в электронном виде между всеми органами исполнительной власти Республики, а также с федеральными ведомствами и другими субъектами РФ через МЭДО. Это повысило оперативность информационного взаимодействия и способствовало ускорению принятия управленческих решений.
-
Внедрение юридически значимого электронного документооборота и использование мобильных решений уменьшают сроки согласования, рассмотрения и прохождения документов. Повышается прозрачность и оперативность исполнения поручений.
В настоящее время Правительством Республики выполняется план мероприятий по усовершенствованию безбумажного обмена и перехода на юридически значимый документооборот в исполнительных органах власти и администрациях муниципальных образований региона. Также в «Проекте Стратегии социально-экономического развития Республики Хакасия до 2030 года» в числе приоритетов указаны:
-
предоставление массовых услуг в цифровом виде и организация безбумажного межведомственного электронного документооборота, в том числе с подключением к федеральным информационным системам;
-
повышение уровня информатизации процессов оказания государственных услуг и развитие средств электронного взаимодействия;
-
развитие системы межведомственного электронного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
В отзыве о проекте заказчик так оценивает компетенцию ЭОС и используемую систему: «В силу тесного сотрудничества с органами государственной власти Российской Федерации компания «ЭОС» быстрее многих вендоров реагирует на изменение государственной политики в области ЭДО и электронного правительства и специфических решений в области интеграции СЭД «Дело» с федеральными государственными электронными сервисами.
СЭД «Дело» обладает высоким технологическим запасом прочности от сбоев и обрушений, в сравнении с аналогичными решениями других вендоров, менее требовательна к серверным мощностям и рабочим станциям пользователей, что позволяет рационально использовать имеющуюся материально-техническую базу ИТ-инфраструктуры».
