Современный электронный документооборот и стимулы, которые смогла дать этому явлению пандемия коронавируса, продолжают оставаться в эпицентре интересов экспертного сообщества и СМИ. 8 июля газета «Деловой Петербург», издание, имеющее до 170 тысяч уникальных посетителей сайта ежедневно, провела онлайн круглый стол «Цифровые трансформации — 2020: электронный документооборот». От компании ЭОС в нем участвовал Алексей Перегудов, директор по работе с партнерами.
Кроме ЭОС, к дискуссии были приглашены представители «ДоксВижн» и HAULMONT. В прямом эфире спикеры обсудили перспективы развития ЭДО в контексте цифровизации, возможности оптимизации внутренних процессов компаний с помощью СЭД, правовые риски при переходе на электронный документооборот, принципы выбора систем и ряд других тем.
Участники круглого стола отметили, что во внедрении СЭД в авангарде оказалось государство: оно уже несколько лет успешно пользуется этими цифровыми инструментами. Вслед за госсектором к ЭДО обратился бизнес, и здесь пандемия стала ускоряющим фактором. СЭД дает мобильность, следовательно, повышает устойчивость компаний в период кризисов. Поэтому о внедрении электронного документооборота стали задумываться даже те, кто ранее не рассматривал его как фактор оптимизации ведения бизнеса.
Но, несмотря на растущий интерес, есть обстоятельства, препятствующие реализации полноценного документооборота в электронной форме. Необходима нормативная база, которой на сегодняшний день нет. Не урегулировано, как и сколько лет хранить электронные документы, как проверить документ на подлинность, если истек срок электронной подписи, что делать в случае хакерской атаки и т.д. Алексей Перегудов подчеркнул, что эти вопросы сейчас активно обсуждаются в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. «Законодателям и разработчикам программ необходимо определить методику хранения и обработки электронных документов. Ведь при извлечении документа из архива важно доказать, что он не был изменен. А риск компрометации архива достаточно высок. Поэтому мы не рекомендуем заказчикам увлекаться глобальным переходом на цифру», – заявил спикер.
Алексей добавил, что проблемы, возникающие при передаче документов между СЭД разных организаций, также тормозят переход на ЭДО. «Здесь очень важно выработать формат взаимодействия на всех уровнях и сделать это взаимодействие понятным для пользователей. Таким, чтобы пользователи не задумывались о самом процессе. Нам же неважно, например, какая электронная почтовая программа установлена у коллег», – пояснил он.
В целом спикеры сошлись во мнении, что переход на «цифру» сам по себе не является панацеей для бизнеса – гораздо важнее выработать формат взаимодействия и обмена документами между организациями и подготовить соответствующую законодательную базу. В завершение круглого стола участники обсудили процесс выбора заказчиками СЭД из множества предложений на рынке и согласились, что решающими критериями являются ее современность, актуальность, технологичность, наличие веб-интерфейса, совместимость с другими платформами, способность продукта решать актуальные для бизнеса заказчика задачи, а также опыт вендора по внедрению своих продуктов в рабочий процесс.
Полностью с информацией о «круглом столе» можно ознакомиться на сайте «Делового Петербурга».
