Повышать качество работы архивов организаций, упрощать и делать более удобной работу с фондами, описями, отчетными формами – цель, которая всегда остается актуальной для разработчиков систем автоматизации архивов. В обновленном «Архивном деле» 7.2 компании ЭОС появилась поддержка ЭП, опция «Архив НТД», учтены требования БРПО и в целом усилен блок обеспечения безопасности, расширены возможности для делопроизводителей при их взаимодействии с архивом, усовершенствован интерфейс и инструменты для администрирования. Основные изменения – в нашем материале, а более подробно о них расскажем на вебинаре в январе 2025 года.
В цифровую эпоху, особенно с появлением электронных документов, роль архивов как хранилищ «коллективной памяти» становится всё более значимой. Востребованность материалов, которые накапливаются в архивах, напрямую зависит от их подлинности и удобства работы с фондами.
Сегодня разработчики систем хранения документов в архивах сталкиваются с двумя основными задачами. Во-первых, обеспечить долговременное хранение в цифровом виде как можно более разнообразных типов контента, включая форматы, структуру и содержание. Во-вторых, разработать удобные способы учета и доступа к этим материалам, учитывая требования к безопасности. Эти тренды нашли отражение в очередном обновлении системы «Архивное дело» – версии 7.2.
Возможности для пользователей: ЭП, режимы согласования, изменения в запросах
В обновленной системе расширены возможности взаимодействия с архивом пользователей из подразделений (с ролью «Делопроизводитель»). Теперь им доступны новые режимы работы с НД, описями, а также список полученных в архиве дел.
В составе функции «Составление номенклатуры дел» появился режим «Согласование номенклатуры дел». В этом разделе пользователь может отправить на согласование раздел НД, вернуть с замечаниями, а также согласовать, в том числе подписав приложенный к разделу файл электронной подписью. В блоке работы со сдаточными описями также появился новый режим – «Согласование сдаточных описей». Опись может иметь четыре статуса: «В работе», «На согласовании», «Возвращено с замечаниями» и «Согласовано». С помощью соответствующих команд опись можно отправить на согласование, на доработку либо согласовать текущую ее редакцию.
В функции «Запросы» претерпел изменение интерфейс главной страницы: добавлены столбцы, индикатор количества записей, фильтр «Новые». В карточке запроса появились поля статуса запроса, срока его рассмотрения, автора и др., а также поиск материалов. Для пользователей добавлен новый режим «Полученные дела, документы», где отображается информация о материалах, взятых из хранилища, а также сроки их возврата в архив.
Правила работы архивов организаций
В обновлении учтены требования, установленные новыми «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В частности, в список отчетных форм добавлены новые отчеты: «Итоговая запись», «Опись дел ЭД», «Сводная опись ЭД».
Опция «Архив НТД»: любые виды научно-технической документации
В версии 7.2 появилась ранее анонсированная функция работы с научно-технической документацией (НТД). Функция реализована в новой опции «Архив НТД» и позволяет организовать хранение научно-исследовательской, конструкторской, проектной (для строительства), кинофотодокументов и других видов НТД без ограничений по объемам и сложности. Опция поддерживает загрузку больших объемов данных, инвентарных книг любой структуры и дает возможность осуществлять полнотекстовый поиск.
Системные параметры и безопасность
«Архивное дело», продукт нового поколения, полностью построенный на компонентах «ЭОС Платформы», стал одним из первых, где внедрены механизмы безопасной разработки. В новой версии системы переработаны права пользователей (их детализация стала более глубокой, в том числе пользователям можно назначать разные права внутри фондов) и добавлена «Корзина» для временного хранения логически удаленных записей о делах и документах (из нее можно восстановить удаленные элементы).
Также ужесточилась парольная политика, расширено протоколирование действий пользователей и аудит безопасности. В частности, в настройках можно устанавливать максимальное число неудачных попыток входа пользователя в систему, минимальную длину пароля, его символьную структуру и срок действия.
Расширена информация, сохраняемая в протокол работы пользователей в системе. Протоколируется редактирование регистрационной карточки объектов, причем отдельно каждое поле. Добавлены дополнительно протоколируемые операции: скачивание файла, экспорт элементов справочников, изменения в атрибутах регистрационной карточки объектов и элементов справочников.
Детализация прав пользователей новой версии «Архивного дела»
…И многое другое
В новой версии появились и другие доработки, изменения и дополнительные возможности. Так, системный технолог при создании карточки пользователя теперь может скопировать настройки от ранее созданной учетной записи, а также одновременно настраивать параметры для группы пользователей. Режим «Топография», предназначенный для топографирования дел внутри архивного фонда, в новой версии также претерпел изменения. В частности, теперь можно отдельно настраивать параметры вместимости для каждого архива (актуально при ведении нескольких архивов в одном экземпляре системы).
Интерфейс системы (над ним всегда особенно тщательно работают наши специалисты) изменен в соответствии с концептуальным и функциональным развитием «ЭОС Платформы». Появилась новая страница авторизации, а также возможность брендировать окно входа и приложения (загружать логотип, название организации и фоновое изображение). Улучшена схема расположения основных элементов системы и навигация, переименованы некоторые меню, команды, названия кнопок, полей.
В новой версии «Архивного дела» заказчикам предоставлены дополнительные возможности выбора ПО для создания полностью импортнезависимого контура автоматизации архива. В частности, список СУБД, с которыми может работать «Архивное дело», дополнен еще одной отечественной системой управления базами данных – Tantor 15.6.2 (разработка российской компании «Тантор Лабс», входит в «Группу Астра»).
Более подробно о возможностях новой версии «Архивного дела» мы будем рассказывать на наших вебинарах. Следите за новостями https://eos.ru/eos_about/novosti-vebinary/ .
