Два дня эффективного обсуждения проблем долговременного хранения документов, обмен практическими кейсами и опытом внедрения ИТ-решений почти шестью сотнями специалистов – таковые краткие итоги состоявшегося 21 – 22 мая Всероссийского профессионального форума «Архивы и технологии: перспективы развития и точки роста». Компанию ЭОС, экспертный статус которой в вопросах архивного хранения много лет признается не только отраслевым комьюнити, но и научным сообществом, представляли на форуме Наталья Мошкова, ответственный секретарь ПК6, ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС», эксперт АСУД, и Наталья Храмцовская, эксперт ИСО, ведущий эксперт-аналитик ЭОС.
Одним из лейтмотивов форума стало понимание того, что современный архив — это стратегический актив организации, ценность которого напрямую зависит от правил и методов, по которым он формируется. На секции «Национальные и международные стандарты: система или бюрократия?», где Наталья Мошкова являлась модератором, говорили о роли стандартизации в современном документационном обеспечении, управлении информацией и архивном хранении. В своем докладе «Практика применения стандартов 13008-2025 по конверсии и миграции электронных документов и 24143-2025 по стратегическому управлению информацией» Наталья Мошкова говорила об использовании национальных стандартов, в частности ГОСТ Р ИСО 13008-2025 и ГОСТ Р ИСО 24143-2025, вступающих в действие с 1 июня 2026 года. Напомним, что разработка и актуализация стандартов в области электронного документооборота и архивного хранения осуществляется в рамках деятельности технических комитетов Росстандарта, в частности подкомитета ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий». ПК6 создан в 2008 году на базе ЭОС.
Наталья Мошкова, ответственный секретарь ПК6, ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС»
Наталья Мошкова подчеркнула, что национальные стандарты обеспечивают единый подход к созданию, обработке, хранению и использованию документов, способствуют повышению эффективности управления, унификации терминологии, обеспечению юридической значимости документов и развитию автоматизированных систем документооборота. Стандартизация также позволяет организациям решать вопросы, не урегулированные действующей нормативной базой, так как ГОСТы содержат лучшие практики по различным направлениям. Таким образом, новые стандарты формируют методологическую основу для обеспечения долговременной сохранности электронных документов и стратегического управления информацией в условиях цифровой экономики. Весь накопленный многолетний опыт экспертов ГК «ЭОС», разработанные ПК6 актуальные для использования ГОСТы, аналитические наработки используются в консалтинговой работе ГК «ЭОС», при внедрении, а также при создании и развитии программных продуктов: СЭД «Дело», «ЭОС Платформы», системы архивного хранения «Архивное дело» и других.
Наталья Храмцовская выступала на пленарном заседании с докладом «Оценка судами доказательств, созданных с использованием ИИ». В нем она акцентировала внимание аудитории на факт, что массовое внедрение инструментов генеративного ИИ (ChatGPT, GigaChat, YandexGPT) в государственное управление и деловую деятельность ведет к росту числа судебных разбирательств, в рамках которых ИИ имел непосредственное отношение к предмету спора. И вполне вероятно, что число подобных споров будет расти.
Наталья Храмцовская, эксперт ИСО, ведущий эксперт-аналитик ЭОС
Наталья Храмцовская привела примеры из российской судебной практики 2024-2026 годов, проанализировала различные роли ИИ в правовых спорах, а в завершение поделилась мнением, как свести к минимуму подобные судебные разбирательства. В первую очередь она отметила, что следует четко ограничить сферы применения ИИ-инструментов, не допуская его к роли «эксперта» без верификации, а подготовленных ИИ материалов – в качестве полноценной доказательной базы. Снизить риски, связанные с проникновением искусственного интеллекта в деловую деятельность, можно, если четко прописать и закрепить использование ИИ во внутренних нормативных актах, документировать все процессы, входные данные и результаты, связанные с использованием AI-инструментария, и обеспечить возможность проверки результатов и их оспаривания заинтересованными сторонами.
Наталья Храмцовская также провела два «Круглых стола»: «Сроки хранения: где грань между «уже можно уничтожить» и «этого делать еще нельзя» и «Организация хранения документов в банковской сфере» (для участников из банков).
В целом Форум стал крупнейшей профессиональной площадкой, где нашлось место обсуждению всех актуальных проблем, волнующих сегодня отрасль. И в первую очередь это темы, связанные с проникновением в архивное дело технологий, электронными документами и их юридической значимостью, связанными с этим рисками и в целом с цифровой трансформацией.
