Сегодня искусственный интеллект в различных формах присутствует повсеместно, и умение его эффективно использовать становится базовой компетенцией для многих сфер деятельности. ИИ стал необходимостью даже для таких консервативных профессий, как архивисты и специалисты по управлению документами, и ведет к их серьезной трансформации. Эти выводы озвучила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт-аналитик компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, выступая на форуме «Архивы -2025».
Наталья Храмцовская,
ведущий эксперт-аналитик компании ЭОС, эксперт ИСО
23 сентября 2025 года общероссийское профессиональное сообщество «Ассоциация специалистов в сфере управления документами» (АСУД) и ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) провели в Москве первый всероссийский форум «Архивы – 2025». На этой новой площадке для обсуждения вопросов развития отрасли и обмена лучшими практиками собрались эксперты, представляющие госсектор, разработчиков ПО, компании реального сектора экономики, банки, науку. В рамках форума проходила конференция «Современный архив и системы хранения электронных документов». Доклады охватывали очень широкий круг тем – от традиционных вопросов о номенклатуре дел до организации долговременного хранения электронных подлинников и использования ИИ в качестве инструмента для облегчения каждодневной работы.
Тему ИИ и его места в рабочих процессах подробно осветила в своем выступлении «Искусственный интеллект в архивном деле: заставьте ИИ работать лично на вас» Наталья Храмцовская. Тезис, что ИИ сегодня быстро трансформирует управление документами и архивное дело, стал лейтмотивом ее доклада. Эксперт подчеркнула, что профессии архивистов и документоведов находятся на этапе серьезных изменений, во многом вызванных внедрением различных инновационных технологий. К этим изменениям нужно быть готовыми, иначе выполнять обновленные роли таких специалистов, в достаточной мере «подкованных» технологически, будут уже другие люди.
Наталья Храмцовская выделила рабочие процессы, где искусственный интеллект реально может помочь. В частности, ИИ может облегчить выполнение различных задач, таких, как подготовка архивных описаний, резюмирование, экспертиза ценности и ряд других. Полезны технологии ИИ и для управления сроками хранения, для выявления взаимосвязей в документах и поддержки поиска, при распознавании текстов (в том числе рукописных), переводах и т.п. Искусственный интеллект может сделать даже то, что сложно или совсем невыполнимо «вручную» – прочитать сгоревшие пергаменты, восстановить разорванные и шредированные документы.
Чего же следует ожидать и как действовать архивным работникам и специалистам подразделений ДОУ в условиях стремительного проникновения технологий в их традиционную работу? Наталья Храмцовская считает, что сокращения работников среднего и низшего звена из-за широкого внедрения ИИ не избежать. Но ИИ не обязательно должен полностью заменить людей. С ним нужно и можно сотрудничать, и опытные специалисты архива и ДОУ должны найти в этих процессах свое уникальное место. В частности, они гораздо лучше, чем представители ИТ, понимают проблемы правового и социально-политического характера, связанные с проникновением в документные процессы инноваций. Их знания и опыт естественным образом могут дополнить технические знания представителей других специальностей. Но, чтобы остаться «на плаву», доказывать свою нужность и претендовать на рабочие места, придется существенно обновить свои знания и компетенции.
В завершение выступления Наталья Храмцовская подчеркнула, что ИИ – это не обязательно дорогостоящие системы, которые сложно освоить и невозможно применять без серьезной подготовки. Существует много простых и доступных инструментов, способных значительно повысить эффективность работы и открыть новые возможности для применения архивных материалов. Специалистам архивов и ДОУ следует начинать именно с них.
