Вышло в свет очередное обновление СЭД «Дело» компании ЭОС, одной из самых популярных в России систем для управления документами. В версию 24.3 добавлены функциональные возможности и операции, цель которых – сделать работу пользователя еще удобнее, минимизировать затраты времени на рутинные, чисто «технические» действия, уменьшить риск появления «ошибок ввода», а также улучшить аналитическую составляющую СЭД. В числе таких интересных и полезных новшеств – возможность копирования регистрационных карточек, поддержка Простой электронной подписи (ПЭП), формализованная процедура продления сроков (с сохранением истории изменений плановых дат и оснований продлений), новые возможности в блоке «Поиск», отчетах и в системе оповещений, модуль «Госуслуги и СМЭВ», а также обновление некоторых элементов интерфейса. О самых интересных новинках версии 24.3 – читайте в этом материале.
Копирование РК и РКПД и «потоковая» регистрация: серьезная экономия времени
В организациях с большими объемами документооборота пользователям СЭД часто приходится регистрировать много документов или проектов документов, совпадающих (либо близких) по содержанию, корреспонденту и другим реквизитам. Теперь осуществлять такую регистрацию стало проще. В СЭД «Дело» появилась возможность создания РК/РКПД с копированием реквизитов, но без установления связок с исходными карточками. Пользователь может, выбрав соответствующую операцию, скопировать данные, не связывая новую РК/РКПД с уже зарегистрированной. Кроме этого, добавлена возможность поточной регистрации документов: из операции создания текущей РК можно сразу переходить к следующей (без закрытия окна), что позволяет совершать меньше действий при работе с большим количеством, «потоком» документов.
Поля и формы: заполняем правильно, учитываем выходные и праздники
В новой версии появились интерфейсные новинки, упрощающие работу пользователя по заполнению полей карточек объектов системы и уменьшающие количество ошибок ввода. Обязательные поля, пока они пустые, система отмечает красной точкой. Неправильно заполненные поля (это могут быть поля с некорректным значением или пропущенные обязательные) выделяются красной рамкой.
Появились дополнительные подсказки, упрощающие заполнение дат. В окне выбора даты теперь отображаются статусы дней — рабочие либо нерабочие (последние выделяются красным шрифтом).
ЭП для локальных нужд: без СКЗИ и операторов ЭДО
Электронная подпись в наши дни стала привычным способом идентификации должностного лица и при взаимодействии с контрагентами, и внутри организации. В системе «Дело» теперь, наряду с Усиленной электронной подписью (УЭП), обеспечена работа с Простой электронной подписью (ПЭП): пользователь, не использующий СКЗИ, получил возможность применять ЭП в контуре СЭД. Как показывает практика, для локальных нужд такой ЭП во многих ситуациях достаточно – ее можно применять, например, при подписании внутренних документов, визировании, выдаче поручений. ПЭП реализована на сервере СЭД «Дело» и не предназначена для выгрузки во внешние ИС.
Исполнить нельзя продлить: сдвигаем сроки, но система все помнит!
Любой специалист, в чьи обязанности входит контроль исполнения документов/поручений, знает, что иногда по тем или иным причинам приходится переносить сроки исполнения. Бывают и случаи, когда это приходится проделывать неоднократно для одного документа или поручения. В новой версии СЭД «Дело» для таких ситуаций появилась отдельная формализованная процедура, позволяющая в дальнейшем более корректно отображать при поиске и в отчетах данные о документах/поручениях, сроки исполнения которых продлялись. Вместо редактирования срока (ранее применяющаяся процедура продления) теперь нужно указать новую плановую дату, причину, основание (со ссылкой на соответствующий документ) и должностное лицо, принявшее решение о продлении. При этом история корректировок срока исполнения сохраняется, ее можно просмотреть. Реквизит «Продление срока исполнения» добавлен к числу поисковых критериев в функции «Поиск» и может быть выведен в печатную форму перечня записей.
Аналитика: множественные критерии и кликабельные диаграммы
В функциях «Поиск» и «Отчеты» при заполнении полей, для которых предусмотрены множественные значения, теперь можно выбирать несколько значений для каждого критерия. Также реализован переход из диаграмм, сформированных по результатам поиска, к таблицам, являющимся их источниками. Переход в таблицу с результатами выполняется по клику на элементы диаграммы (линию гистограммы, сектор круговой диаграммы, точку линейной диаграммы, раздел столбцовой диаграммы). То есть в любой момент можно посмотреть, на основании каких данных сформировано визуальное предоставление отчета.
Еще больше интеграционных возможностей
В системе «Дело» появился модуль «Госуслуги и СМЭВ», который будет очень полезен организациям, участвующим в процессе оказания государственных и муниципальных услуг, а также в обмене электронными документами между федеральными ведомствами, региональными органами власти и муниципальным уровнем. Модуль предназначен для:
- автоматизации процесса приема заявлений и документов с ЕПГУ и МФЦ, обращений ЕПГУ, записи на прием в ведомство;
- передачи сведений, запрашиваемых федеральными органами исполнительной власти у региональных органов и органов местного самоуправления;
- межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде с федеральными органами исполнительной власти;
- получения сведений-рассылок из федеральных органов исполнительной власти.
В новой версии реализован «Модуль интеграции с Глобальным адресным справочником (ГАС)». Также сделаны функциональные доработки «Модуля взаимодействия с РРО ССТУ», «Модуля сопряжения с МЭДО» и других.
Система уведомлений: новые возможности администрирования
В подсистеме «Оповещения и уведомления» появилась функция «Администрирование», предназначенная для просмотра списка сообщений, сформированных для отправки по электронной почте или «SMS», а также для управления этими сообщениями. Системный технолог теперь может просматривать перечень записей, сформированных к отправке, но не отправленных, и удалять те, которые не отосланы по каким-либо причинам (ошибка отправки, не разрешенный в системе способ доставки и др.).
Кое-что еще
Изменения в версии 24.3 коснулись и других возможностей СЭД «Дело». В частности, блок работы с поручениями дополнен операцией перемещения пунктов поручения или многопнуктовой резолюции. Функция вставки в поле текста резолюции наименований и кодов рубрик распространена на РК «Входящие» (ранее использовалась только в РК «Письма граждан»). В блок работы с РК добавлены операции группового ввода и группового редактирования дополнительных реквизитов рубрик карточек (доступны в папках кабинетов, личных папках пользователя и результатах поиска). В отчете исполнителя поручения появилась возможность указать связку с РК/РКПД. Кроме этого, много изменений появилось в расширенных функциях и дополнительных опциях («Партионная почта», «СЭВ»), справочниках, администрировании и настройках системы.
Более подробно со всеми дополнениями и новыми возможностями версии 24.3 вы сможете познакомиться в документации. Также о новом функционале мы будем рассказывать на наших вебинарах и тематических конференциях. Следите за новостями на сайте ЭОС и в социальных сетях.
Попробовать в работе выпущенное обновление СЭД «Дело» можно уже сейчас. Напоминаем, что СЭД «Дело», начиная с версии 24.2, поддерживает возможность работы с полностью импортонезависимым стеком системного ПО.
