Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила обновление системы «Архивное дело», предназначенной для автоматизации ведомственных архивов. Версия 7.4 позволяет полностью реализовать все этапы архивной работы с электронными документами (от их приема на архивное хранение до уничтожения) в «доверенной среде», а также поддерживает взаимодействие с ГИС «Платформа ЦХЭД.
Нововведения в версии 7.4 системы «Архивное дело» в первую очередь ориентированы на облегчение работы с цифровым контентом, подлежащем долговременному хранению. Разработчики сделали акцент на оптимизацию процесса комплектовании архива (передачу информации из системы оперативного делопроизводства), обеспечении максимального удобства и безопасности при хранении и использовании архивных материалов, доработали недавно появившуюся опцию «Архив НТД», а также реализовали передачу электронных документов в ГИС «Платформа ЦХЭД» по МЭДО.
В процессе комплектования архива очень важно получить максимально полный комплекс информации по документу (реквизитов и метаданных) из системы оперативного делопроизводства (СЭД). Так архивные материалы становятся более полными и, соответственно, ценными. С этой целью в новой версии расширен перечень импортируемых из СЭД «Дело» в «Архивное дело» данных. Добавлена передача из СЭД даты/времени последнего изменения файла, сведений об общем объеме файлов, реквизитов, описывающих сдаточную опись, и некоторых других.
Появились новые автоматизирующие функции и групповые операции при формировании томов, добавлено отображение индикатора «Электронное» на перечнях дел, реализовано направление уведомления в СЭД о передаче из СЭД сдаточной описи. Подключена работа с ЭП на перечни файлов сдаточной описи, сводной описи и акта о выбытии.
В настоящее время в российском архивном законодательстве официально не зафиксирована форма акта по результатам проверки наличия и технического состояния электронных документов. Между тем, данные акты требуются в практической работе, и организации зачастую вынуждены «изобретать» их самостоятельно. Опыт и экспертиза специалистов ЭОС позволили создать форму такого акта, учитывающего все имеющиеся нормативные требования, и в версии 7.4 она доступна пользователям.
События и вызовы современности часто формируют у пользователей новые, ранее не первостепенно важные, потребности, влияя на эволюцию архивных систем. Одной из таких задач стало создание «Описей для эвакуации», которые позволяют быстро, буквально в несколько кликов, подготовить по всему фонду описи для переезда (перемещения) материалов архива. Эта функция спроектирована в системе по просьбе и при непосредственном участии одного из заказчиков и доступна в базовой конфигурации системы.
Для опции «Архив НТД» сделано множество доработок, в том числе по отзывам и пожеланиям уже использующих ее заказчиков: оптимизировано комплектование, добавлены новые функции. Появился поиск по недоступным фондам, возможность печати сдаточной описи, экспорт/импорт справочника «Организации», архивный шифр, функции переноса подчиненных документов и вынесения их на уровень выше (в том числе между рубриками фонда) и много других улучшений.
Логически финальный этап работы с документами в архиве организации – это передача на государственное хранение. Для решения этой задачи на государственном уровне в нашей стране создана ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов». В версии 7.4 передача электронных документов в ГИС «Платформа ЦХЭД» по МЭДО реализована как отдельная лицензируемая опция. Взаимодействие состоит из двух шагов: передача номенклатуры дел с информацией о документах, списанных в дела, и передача самих ЭД по формату МЭДО 2.7.1.
Доработки в версии 7.4 затронули также систему протоколирования, систему аудита безопасности, работу с карточкой дела, личные папки, функцию «Поиск дел и документов», индексацию при полнотекстовом поиске, подсистему поточного сканирования, дизайн страниц и другие функции. Более подробно о возможностях новой версии «Архивного дела» мы будем рассказывать на наших вебинарах. Следите за новостями!
