Уважаемый Андрей Владимирович!
Государственный комитет цифрового развития и связи Республики Хакасия направляет интересующую Вас информацию о внедрении, развитии, перспективах и причинах использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия «Дело».
Приложение: информация о системе «Дело» на 3 л. в 1 экз.
Председатель Государственного комитета
цифрового развития и связи Республики Хакасия
Е. Кузьмина
Приложение к письму от 24.12.2019 № 700-920-EK
Основные сведения о внедрении и развитии системы автоматизации делопроизводства и документооборота
Правительства Республики Хакасия «Дело».
Правительства Республики Хакасия «Дело».
В 2001 году руководством Аппарата Правительства Республики Хакасия было принято решение о целесообразности перехода на программное обеспечение автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД), реализованное на основе новейших промышленных технологий.
Получив в распоряжение действительно мощный инструмент управления документами, причём с набором функционала «на вырост», мы смогли в полной мере задействовать возможности компьютерной сети, а также получить единую систему документооборота и единую базу данных документов Аппарата Правительства Республики Хакасия, включая документы приемной по работе с обращениями граждан.
Учитывая высокие возможности системы, и имея в распоряжении корпоративную сеть передачи данных Правительства Республики Хакасия, в 2007 году было принято решение о внедрении СЭД «Дело» во все органы исполнительной власти Республики Хакасия. В рамках РЦП «Электронная Хакасия 2004-2010 годы» за счет средств республиканского бюджета, для этих целей приобретены рабочие места системы и её опции.
Были созданы индивидуальные базы данных для каждого подразделения Правительства Республики Хакасия, которые разместили на одном сервере. Это позволило сократить расходы на обслуживание и сопровождение созданных систем, повысить производительность работы с документами сотрудников всех подразделений Правительства Республики Хакасия. Межведомственное взаимодействие было организовано через сеть Интернет с использованием встроенных инструментов в систему «Дело». Такой подход позволил автоматизировать делопроизводство каждого ведомства республики и организовать обмен документами в электронном виде.
В 2009 году возникла необходимость организации электронного согласования нормативно-правовых документов Правительства Республики Хакасия. При существующих на тот момент времени возможностях СЭД нельзя было выполнять согласование в локальных базах министерств и ведомств. Правительство Республики Хакасия начало построение единой СЭД. В качестве точки объединения была выбрана база документов Аппарата Правительства Республики Хакасия. Все министерства и ведомства для регистрации собственных документов, получили отдельные картотеки в единой базе данных. Такая настройка СЭД позволила начать работу с документами с унифицированными справочниками по одним правила работы с документами.
К этому моменту была подготовлена и утверждена Инструкция по работе с документами в системе электронного документооборота Правительства Республики Хакасия. Регламентом Правительства Республики Хакасия предусмотрены процедуры согласования нормативно-правовых актов правительства, выполняемые только в единой системе электронного документооборота.
В мае 2014 года подписан договор между Управлением администрации Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ) и Правительством Республики Хакасия, предполагающий организацию двухстороннего взаимодействие с документами в электронном виде с использованием единой СЭД Правительства Республики Хакасия и системой УРОГ. Такое взаимодействие предусматривает доставку писем, контроль их исполнения посредствам используемых систем.
В 2017 реализованы мероприятия по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия в систему межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, что открыло возможность перехода к юридически значимому документообороту.
В настоящее время в единой базе данных системы «Дело» зарегистрировано около 1000 автоматизированных рабочих, что составляет порядка 85% от общего числа государственных служащих органов исполнительной власти Республики Хакасия.
В ноябре 2019 года проведена процедура закупки мобильной версии системы «Дело» EOSMobile для руководителей органов исполнительной власти, что позволит усовершенствовать систему государственного управления, даст экономию рабочего времени, ускорит время согласования документов, а также представит возможность автономной работы с последующей синхронизацией с рабочей базой данных.
В ноябре 2019 года проведена процедура закупки мобильной версии системы «Дело» EOSMobile для руководителей органов исполнительной власти, что позволит усовершенствовать систему государственного управления, даст экономию рабочего времени, ускорит время согласования документов, а также представит возможность автономной работы с последующей синхронизацией с рабочей базой данных.
Работы по расширению системы и ее совершенствованию ведутся постоянно.
Перспективы системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия «Дело».
Правительством Республики Хакасия подготавливается План мероприятий, направленных на усовершенствование безбумажного документооборота и перехода на юридически значимый безбумажный документооборот в исполнительных органах власти Республики Хакасия и администрациях муниципальных образований Республики Хакасия.
Причины использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия «Дело» в качестве базовой.
Идеологические:
- СЭД «Дело» является самым распространенным решением, используемым системно во всех уровнях государственной власти и местного самоуправления (от Госдумы и Совета Федерации, до органов государственной власти субъектов и сельских поселений), что дает гарантии дальнейшего участия компании-разработчика в развитии и модернизации СЭД «Дело», в соответствии с государственной политикой в сфере создания электронного правительства;
- Компания-разработчик СЭД «Дело» (Компания «ЭОС») является крупнейшим отечественным производителем решений в области автоматизации электронного документооборота (далее — ЭДО) и бизнес-процессов, который выполняет ведущую роль в подготовке и продвижении общероссийских стандартов ЭДО (ПК6), что означает её полное соответствие требованиям, предъявляемым СЭД со стороны государства;
- Компания «ЭОС» имеет одну из самых широких (в своей сфере) партнерских сетей, обладающей экспертным уровнем опыта в информационных технологиях, предметной области ЭДО, что позволяет пользоваться не только технологической, но и методологической поддержкой в развитии регионального сегмента электронного правительства;
- В силу тесного сотрудничества с органами государственной власти Российской Федерации компания «ЭОС» быстрее многих вендоров реагирует на изменение государственной политики в области ЭДО и электронного правительства и специфических решений в области интеграции СЭД «Дело» с федеральными государственными электронными сервисами.
Технологические:
- На сегодняшний день, СЭД «Дело» обладает не только полностью зрелым функционалом в области организации юридически значимого ЭДО, но и позволяет обеспечить документационное взаимодействие с существующими федеральными системами (СМЭВ, МЭДО, АИС «Обращение граждан» и т.д.);
- Архитектура СЭД «Дело» позволяет использовать не только классические инструменты работы по принципу «клиент-сервер», но и web-модель, что вкупе с мобильными решениями представляет собой вариант региональной облачной системы, аналог которой предлагают остальные разработчики. Разница заключается лишь в том, что база данных располагается на серверах Правительства Республики Хакасия, а ПАО «Ростелеком», например, предлагает использовать свои мощности и каналы связи. При необходимости, можно привлечь к использованию в работе СЭД «Дело» любые другие серверные мощности, просто перенеся действующую базу данных и обеспечить к ней доступ по защищенным каналам связи;
- СЭД «Дело» обладает высоким технологическим запасом прочности от сбоев и обрушений, в сравнении с аналогичными решениями других вендоров, менее требовательна к серверным мощностям и рабочим станциям пользователей, что позволяет рационально использовать имеющуюся материально-техническую базу ИТ-инфраструктуры.
Клиент: Государственный комитет цифровизации Республики Хакасия (Госкомцифровизации Хакасии).
Отрасль: Органы исполнительной власти региональные.
Регион: Хакасия, Республика.
Партнеры: «КС-Консалтинг».
Продукт: Дело.
