ОТЗЫВ
о результатах внедрения системы «Дело-Предприятие» в ОАО «Гипротюменнефтегаз»
Система «Дело» была введена в ОАО «Гипротюменнефтегаз» в ноябре 2007 года в связи с необходимостью автоматизации делопроизводства в организации. С момента внедрения программы прошел уже год и можно отметить следующие преимущества работы в данной системе непосредственно для делопроизводителей:
— быстрота и удобство регистрации документов, как внешних, так и внутренних, с занесением в регистрационную карточку всей необходимой информации о документе, что невозможно было осуществить при журнальной системе регистрации, которая существовала в организации до этого;
— возможность сканирования документов и «прикрепление» любого количества файлов к регистрационной карточке, а также быстрый и удобный поиск документа, по любым известным реквизитам, что существенно облегчает труд делопроизводителя, так как обеспечивает доступность документа в любой момент времени, нет необходимости тратить время сначала на его поиск по журналу регистрации, а затем на поиск самого документа, при открытии карточки, всегда есть возможность ознакомиться с документом;
— возможность отслеживать движение документа, оперативность его доведения до исполнителя;
— система позволяет осуществлять контроль за ходом исполнения документов, а также создавать взаимосвязанные документы (запрос-ответ), документы дополняющие друг друга (в отмену, в дополнение), причем осуществляется операции связки также очень оперативно;
— протоколирование действий пользователей, позволяет отслеживать все изменения документа, на протяжении его «жизненного цикла» с момента создания до момента списания в дело.
Конечно, на первых этапах пришлось столкнуться с определенными трудностями в работе с системой, но своевременные консультации и помощь специалистов компании «ТюмБит», позволили решить все возникавшие проблемы.
Таким образом система «Дело-Предприятие» имеет ряд достоинств, которые существенно облегчают работу подразделений, занимающихся делопроизводственными процессами, особенно на небольших предприятиях. Осуществление всех делопроизводственных операций происходит очень оперативно, существенно сокращается время получения документа исполнителем, подробная информация о документе и его движении всегда «под рукой».
Зав. канцелярией — Т.А. Шемякина
Отрасль: Нефтяная и газовая промышленность.
Регион: Тюменская область.
Продукт: Дело.
