В декабре 2007 — январе 2008 компания «Софт-портал» совместно со службой информационных технологий ООО «Баштеплосбыт» успешно осуществила внедрение системы электронного документооборота «Дело» на предприятии ООО «Баштеплосбыт».
В процессе внедрения системы документооборота специалисты компании «Софт-портал» выполняли следующие задачи:
- Обследование предприятия;
- Составление технического задания с подробным описанием работы в системе для каждого пользователя;
- Установка и настройка программного комплекса на сервере;
- Обучение и консультация пользователей.
До начала внедрения в ООО «Баштеплосбыт» использовался трудоемкий традиционный (бумажный) способ ведения документооборота.
Автоматизация делопроизводства минимизировала рутинные операции по обработке документов и позволила отказаться от ручного ведения журналов регистрации.
В результате внедрения были в полной мере автоматизированы функции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов во всех подразделениях предприятия: службе реализации, службе правового обеспечения, службе информационных технологий, секретаря, тепловой инспекции, отделе планирования продаж и тарифов, административно производственном отделе, на абонентском участке г.Уфы, а также на иногородних абонентских участках в городах Стерлитамаке, Кумертау, Нефтекамске, Салавате, Сибае.
На сегодняшний день в ООО «Баштеплосбыт» в единой базе данных системы «Дело» организованы 15 автоматизированных рабочих мест, в том числе рабочие места иногородних участков.
По отзывам сотрудников, на которых приходится основной объем работы с документами (юристы, менеджеры, руководители подразделений, секретарь), регистрация и обработка документов ускорилась и упростилась в несколько раз. Пользователи особенно отмечают удобство системы поиска документов по любым их реквизитам.
Поддержка системы документооборота осуществляется одним специалистом. Пользователи быстро обучаются работе с продуктом, при этом имеется хорошая документация — руководство пользователя, системного технолога, администратора, прикладного программиста системы «Дело».
С внедрением системы «Дело» также появился инструмент, позволяющий контролировать исполнительскую дисциплину.
Система электронного документооборота «Дело» проявила себя в работе как:
- очень надежная;
- нетребовательная к аппаратным ресурсам клиентских мест;
- легко инсталлируемая на технические средства;
- легко настраиваемая на организационную структуру предприятия.
Активное участие сотрудников формы ООО «Софт-портал» с первых дней проекта позволило безболезненно и быстро внедрить систему «Дело» на предприятии ООО «Баштеплосбыт».
Начальник службы
информационных технологий
Г.Л. Заводчикова
Отрасль: Энергетика.
Регион: Башкортостан, Республика.
Продукт: Дело.
