ОТЗЫВ НА СИСТЕМУ «ДЕЛО»
Внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города Ростова-на-Дону началось в 2007 году. Настройка системы и обучение пользователей начиналось с канцелярии, приемных Мэра города и его заместителей и организационно-аналитического отдела. Все работы по внедрению и настройке системы проводились работниками ООО НПЦ «Космос-2». Промышленная эксплуатация системы «Дело» началась с января 2008 года, после чего возникла необходимость наращивания рабочих мест по нижестоящим структурным подразделениям Администрации. С первых же месяцев работы системы увеличилась производительность труда работников канцелярии за счет удобной системы регистрации документов, поиска и учета документов, контроля за сроками исполнения. В приемных руководителей администрации значительно сократились сроки обработки документов за счет оперативного получения документов после регистрации и по резолюциям руководителей в электронном виде.
Постепенное развитие системы «Дело» позволило объединить все структурные подразделения администрации в единый документооборот и сократить время получения документов между администрацией и структурными подразделениями (районами, управлениями, комитетами, отделами). Это способствовало повышению оперативности работы с документами от их регистрации до введения отчета об исполнении, поиска документов, обеспечению более полного контроля исполнения документов, получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте. Использование отправки документов и регистрации входящих документов с использованием электронной почты значительно повышает эффект эксплуатации системы. Также происходит оптимизация использования рабочего времени, экономия организационно – технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов. За счет организации внешней отправки из системы «Дело» упростилось получение реестров отправки документов внешним организациям и их качество. Система протоколирования действий пользователей обеспечивает надежность и достоверность вводимой информации, а организация системного администрирования обеспечивает надежную сохранность базы данных системы «Дело».
Начальник общего отдела
Администрации города Ростова-на-Дону
Г.Н. Оганезова
На данный момент в системе работают около ста пятидесяти пользователей аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов власти по средствам корпоративной сети Администрации города на основе ВОЛС.
Основной целью Администрации города является переход на безбумажную технологию ведения документооборота. В связи с этим, отделом электронно-информационных технологий, были выделены основные задачи для реализации данного проекта в 2011 году:
- Закупка программного обеспечения (дополнительные места системы «Дело» – около 150 мест; система «Генератор отчетов», ЭЦП).
- Создание персональных Электронных Кабинетов для каждого специалиста Администрации города Ростова-на-Дону.
- Заведение персональной учетной записи для каждого специалиста Администрации города Ростова-на-Дону для аутентификации входа в систему «Дело».
- Организация ведения внутреннего документооборота территориальных и отраслевых органов на сервере Администрации города Ростова-на-Дону для создания единого межведомственного электронного документооборота в городе Ростове-на-Дону.
Начальник отдела электронно информационных технологий
Администрации города Ростова-на-Дону
Л.В. Романова
Клиент: Администрация г. Ростова-на-Дону.
Отрасль: Органы местного самоуправления.
Регион: Ростовская область.
Продукт: ДЕЛО.