Строительство и проектирование
Цифровая трансформация бизнес-процессов документооборот в строительных и проектных компаниях
Сроки строительства под угрозой, потому что задерживается оформление нужной документации? Поставки стройматериалов и оборудования срываются из-за ошибок в тексте договора? Руководители на объектах, поэтому визы и подписи получить сложно? Внедрите систему электронного документооборота, и многие из этих проблем перестанут вас беспокоить.
СЭД/ECM-системы ЭОС: как они помогут улучшить управление строительной и проектной компанией
Строительство и проектирование – рекордсмены по количеству сопутствующих документов. В основном документация бумажная, если же она электронная – то создается в разных форматах, хранится локально, а при пересылке другому специалисту файл может просто не открыться.
Документы в период своего жизненного цикла проходят по запутанным маршрутам, получают исправления и дополнения, которые невозможно отследить, обрастают ошибками.
В итоге могут быть подписаны не те варианты, которые визировались. Часть документов теряется, при этом установленные сроки документных процессов регулярно нарушаются.
СЭД в строительной компании – это:
- автоматизация управления документами – деловой перепиской, организационно-распорядительной, разрешительной, проектно-сметной документацией, договорами закупок стройматериалов, актами приемки-сдачи объектов, заявками на стройматериалы и многими другими;
- обработка контента различного формата;
- существенное сокращение времени создания, согласования и исполнения документов;
- экономия на канцелярских и курьерских расходах;
- поддержка версионности;
- уменьшение количества ошибок в документах.
Документы создаются и накапливаются в различных подразделениях и базах данных, часто существуют только на бумажных носителях. Их невозможно найти в приемлемые сроки, а использование для анализа, для принятия решений, для аналогичных проектов затруднено.
- Поможем создать централизованный электронный архив.
- Оцифруем материалы с бумажных носителей, импортируем в архив данные из любых ИТ-систем.
- Обработаем и систематизируем документы с помощью встроенных в СЭД ИИ-инструментов.
- Обеспечим оперативный поиск по любым реквизитам.
Руководство и менеджеры в силу специфики работы часто находятся вне офиса, что создает сложности с их участием в бизнес-процессах и увеличивает сроки прохождения документов.
- Создадим цифровую среду для совместной работы с документами.
- Предоставим решение для удаленного и мобильного доступа.
- Согласовывать и подписывать (в том числе с помощью ЭП) любые документы можно будет не только в офисе, но и вне его.