Регистрация проектов юридических актов
Регистрация проектов включает в себя:
присвоение регистрационного номера и даты регистрации проектам юридических актов и/или сопроводительным документам;
заполнение основных атрибутов проектов юридических актов и/или сопроводительных документов (автор, тематика, вид документа и др.);
передача зарегистрированных проектов юридических актов на рассмотрение.
Подготовка текстов документов
Подготовка текстовых документов производится в любом текстовом редакторе, например MS Word, с возможностью унификации документов на основе шаблонов и размещением в хранилище.
Подготовка текстов документов включает в себя:
создание текстов документов;
размещение текстов документов на бланках документов представительного органа для печати и хранения юридических актов и сопроводительных документов в АСОЗД «Электронный Парламент»;
автоматизированное размещение проектов юридических актов и сопроводительных документов в реестре законопроектов;
автоматизированное заполнение атрибутов юридических актов и сопроводительных документов;
хранение и редактирование бланков (шаблонов) документов представительного органа.
Коллективная работа – ознакомление, внесение предложений
Благодаря созданной единой среде (единому информационному пространству) все участники могут своевременно обмениваться информацией и, в случае необходимости (и наличия соответствующего доступа), вносить изменения и предложения. Карточки всех элементов имеют разделы для обсуждения. На рабочем месте пользователь видит оповещения об изменениях в обсуждениях и новых задачах, если он в них участвует.
Пользователи могут заблаговременно получать информацию о мероприятиях, их участниках, отслеживать вопросы повестки и подлежащие к рассмотрению документы. В случае необходимости, пользователи могут вносить свои замечания или предложения в документы, мероприятия, пункты повестки дня, тем самым повышая качество подготовки к мероприятиям и эффективность проведения мероприятий.
Формирование плана мероприятий
План мероприятия формируется из событий различных типов, создаваемых пользователями, таких как: сессия, заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, заседание рабочей группы и т.д. (с учетом информации, поступающей от комитетов, структурных подразделений аппарата представительного органа, депутатов, органов исполнительной власти).
Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и может быть включено или исключено из общего плана.
План может быть представлен в виде списка или календарной сетки с фильтрацией по типам мероприятиям.
Формирование повестки дня
Каждое мероприятие содержит вкладку с повесткой дня, в которой участники мероприятия могут заблаговременно ознакомиться с вопросами повестки.
Пункты повестки дня формируются автоматически посредством связывания законопроектов или иных документов с мероприятием, либо могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие.
Пунктом повестки дня может быть законопроект, иной документ, а также любой вопрос без привязки к конкретным документам.
Пункты повестки можно сгруппировать или отсортировать в соответствии с индивидуальными требованиями. Каждый пункт повестки имеет свой уникальный реквизитный состав, который может быть сформирован в соответствии с требованиями заказчика.
Пример реквизитного состава:
порядковый номер – возможность формирования порядка рассмотрения вопросов;
содержание вопроса (заголовок законопроекта) – автоматически переносится из законопроекта и имеет ссылку для перехода в регистрационную карточку законопроекта;
номер законопроекта – переносится из регистрационной карточки включенного в повестку законопроекта или иного документа;
докладчик;
решение;
примечание.
Редактирование пунктов повестки дня
Функция предназначена для создания и редактирования пунктов повестки дня (указание докладчиков, ввод дополнительной информации и т.д.)..
Любой документ или законопроект может быть включен в несколько мероприятий и являться пунктом повестки.
Подготовка протокола проведенных мероприятий
По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола в соответствии с заданным шаблоном, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть распечатан, разослан в соответствии со списками рассылки или использован для автоматического создания поручений.
Формирование выписок из протоколов по рассмотренным вопросам
Система позволяет автоматически формировать отдельную выписку по каждому рассмотренному вопросу с результатами его рассмотрения.
Выписка может быть распечатана для предоставления в бумажном виде заинтересованным лицам или организациям.
Выгрузка пакета документов на внешние носители
Позволяет автоматически выгрузить все материалы мероприятия, для дальнейшей передачи на ознакомление заинтересованным лицам, не имеющим постоянного доступа к системе.
Обработка и хранение документов и пакетов документов
Обработка включает в себя:
отслеживание проектов юридических актов или иных документов на стадиях их движения (например, 1-е, 2-е, 3-е чтение, подписание губернатором или мэром и повторное рассмотрение) и ведение хронологии по ним;
подготовку и составление различных материалов к очередному заседанию представительного органа в соответствии с Регламентом и дальнейшую обработку результатов рассмотрения проектов юридических актов по итогам заседания (изменение текущей стадии проекта юридического акта по результатам рассмотрения на заседании, внесение новых редакций и изменение имеющихся проектов юридических актов с учетом поправок и т.д.);
выборку документов по запросам.
Хранение включает:
ведение базы данных проектов юридических актов с сопроводительными документами и заполненными атрибутами регистрационных карточек;
ведение архива проектов юридических актов, который состоит из принятых юридических актов и проектов юридических актов, снятых с рассмотрения.
Подписание документов
В системе существуют механизмы автоматического направления законопроекта или иного документа на подпись, в т.ч. во внешние системы. Возможно автоматическое отслеживание процессов подписания, отзыва, направления на повторное рассмотрение, устранения замечаний и т.д. Результаты всех этапов процессов фиксируются в журналах и доступны уполномоченным пользователям.
В системе реализована возможность использования юридически значимой электронной подписи.
Публикация документов
Публикация принятых юридических актов может осуществляться посредством предоставления общего доступа к отдельным разделам системы для просмотра и поиска требуемой информации. Кроме того, система имеет удобный механизм интеграции, позволяющий настроить передачу данных в другие системы или хранилища — например, на официальный портал или другой ресурс с общедоступным банком принятых юридических актов.
Календарь мероприятий
7 000 компаний