Состав и назначение функций системы «Электронный Парламент»

Регистрация проектов включает в себя:

• присвоение регистрационного номера и даты регистрации проектам юридических актов и/или сопроводительным документам;

• заполнение основных атрибутов проектов юридических актов и/или сопроводительных документов (автор, тематика, вид документа и др.);

• передача зарегистрированных проектов юридических актов на рассмотрение.

Подготовка текстовых документов производится в любом текстовом редакторе, например MS Word, с возможностью унификации документов на основе шаблонов и размещением в хранилище.

Подготовка текстов документов включает в себя:

• создание текстов документов;

• размещение текстов документов на бланках документов представительного органа для печати и хранения юридических актов и сопроводительных документов в АСОЗД «Электронный Парламент»;

• автоматизированное размещение проектов юридических актов и сопроводительных документов в реестре законопроектов;

• автоматизированное заполнение атрибутов юридических актов и сопроводительных документов;

• хранение и редактирование бланков (шаблонов) документов представительного органа.

Благодаря созданной единой среде (единому информационному пространству) все участники могут своевременно обмениваться информацией и, в случае необходимости (и наличия соответствующего доступа), вносить изменения и предложения. Карточки всех элементов имеют разделы для обсуждения. На рабочем месте пользователь видит оповещения об изменениях в обсуждениях и новых задачах, если он в них участвует.

Пользователи могут заблаговременно получать информацию о мероприятиях, их участниках, отслеживать вопросы повестки и подлежащие к рассмотрению документы. В случае необходимости, пользователи могут вносить свои замечания или предложения в документы, мероприятия, пункты повестки дня, тем самым повышая качество подготовки к мероприятиям и эффективность проведения мероприятий.

План мероприятия формируется из событий различных типов, создаваемых пользователями, таких как: сессия, заседание комиссии, заседание комитета, заседание палаты законодательных предложений, заседание рабочей группы и т.д. (с учетом информации, поступающей от комитетов, структурных подразделений аппарата представительного органа, депутатов, органов исполнительной власти).

Каждое событие может проходить этапы утверждения ответственными лицами и может быть включено или исключено из общего плана.

План может быть представлен в виде списка или календарной сетки с фильтрацией по типам мероприятиям.

Каждое мероприятие содержит вкладку с повесткой дня, в которой участники мероприятия могут заблаговременно ознакомиться с вопросами повестки.

Пункты повестки дня формируются автоматически посредством связывания законопроектов или иных документов с мероприятием, либо могут создаваться вручную сотрудниками, ответственными за мероприятие.

Пунктом повестки дня может быть законопроект, иной документ, а также любой вопрос без привязки к конкретным документам.

Пункты повестки можно сгруппировать или отсортировать в соответствии с индивидуальными требованиями. Каждый пункт повестки имеет свой уникальный реквизитный состав, который может быть сформирован в соответствии с требованиями заказчика.

Пример реквизитного состава:

• порядковый номер – возможность формирования порядка рассмотрения вопросов;

• содержание вопроса (заголовок законопроекта) – автоматически переносится из законопроекта и имеет ссылку для перехода в регистрационную карточку законопроекта;

• номер законопроекта – переносится из регистрационной карточки включенного в повестку законопроекта или иного документа;

• докладчик;

• решение;

• примечание.

Функция предназначена для создания и редактирования пунктов повестки дня (указание докладчиков, ввод дополнительной информации и т.д.)..

Любой документ или законопроект может быть включен в несколько мероприятий и являться пунктом повестки.

По результатам проведения мероприятия и заполнения решения по каждому вопросу предусмотрено формирование протокола в соответствии с заданным шаблоном, который содержит всю необходимую информацию из повестки и может быть распечатан, разослан в соответствии со списками рассылки или использован для автоматического создания поручений.

Система позволяет автоматически формировать отдельную выписку по каждому рассмотренному вопросу с результатами его рассмотрения.

Выписка может быть распечатана для предоставления в бумажном виде заинтересованным лицам или организациям.

Позволяет автоматически выгрузить все материалы мероприятия, для дальнейшей передачи на ознакомление заинтересованным лицам, не имеющим постоянного доступа к системе.

Обработка включает в себя:

• отслеживание проектов юридических актов или иных документов на стадиях их движения (например, 1-е, 2-е, 3-е чтение, подписание губернатором или мэром и повторное рассмотрение) и ведение хронологии по ним;

• подготовку и составление различных материалов к очередному заседанию представительного органа в соответствии с Регламентом и дальнейшую обработку результатов рассмотрения проектов юридических актов по итогам заседания (изменение текущей стадии проекта юридического акта по результатам рассмотрения на заседании, внесение новых редакций и изменение имеющихся проектов юридических актов с учетом поправок и т.д.);

• выборку документов по запросам.

Хранение включает:

• ведение базы данных проектов юридических актов с сопроводительными документами и заполненными атрибутами регистрационных карточек;

• ведение архива проектов юридических актов, который состоит из принятых юридических актов и проектов юридических актов, снятых с рассмотрения.

В системе существуют механизмы автоматического направления законопроекта или иного документа на подпись, в т.ч. во внешние системы. Возможно автоматическое отслеживание процессов подписания, отзыва, направления на повторное рассмотрение, устранения замечаний и т.д. Результаты всех этапов процессов фиксируются в журналах и доступны уполномоченным пользователям.

В системе реализована возможность использования юридически значимой электронной подписи.

Публикация принятых юридических актов может осуществляться посредством предоставления общего доступа к отдельным разделам системы для просмотра и поиска требуемой информации. Кроме того, система имеет удобный механизм интеграции, позволяющий настроить передачу данных в другие системы или хранилища — например, на официальный портал или другой ресурс с общедоступным банком принятых юридических актов.