Храмцовская Н.А. об уничтожение электронных копий документов в СЭД

Вопрос коллеги: Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как «легитимно» произвести уничтожение таких документов? Обязательно ли снова созывать ЭК, формировать акт о выделении к уничтожению? Если да, то как следует указать в акте все эти тысячи документов, которые не были сформированы в отдельные тома в СЭД? Или же для уничтожения (логического удаления) этих документов будет достаточно того акта, который был сформирован касательно этих же документов, только на бумажном носителе.

Любое уничтожение документов желательно оформлять документально, не в последнюю очередь потому, что это подстраховывает как организацию, так и самих архивистов и ответственных за СЭД в случае предъявления им каких-либо претензий. С этим я столкнулась в личной практике работы еще в середине 2000-х годов. 

Соответственно, уничтожение документов в системе электронного документооборота следует оформить актом в строгом соответствии с требованиями делопроизводства и архивного дела. В будущем во избежание повторных усилий при оформлении акта на бумажные оригиналы можно сразу же упомянуть в нем и электронные копии в СЭД. 

Отмечу, что я, в отличие от многих коллег, более серьезно отношусь к копиям бумажных документов, сохраненным в СЭД. Во-первых, если именно на основании этих копий принимались ответственные решения, то их следует считать самостоятельными документами, порой играющими большую роль при «разборе полетов» в связи с деятельностью сотрудников. Во-вторых, ценность электронных копий может оказаться выше ценности бумажных оригиналов, поскольку они являются информационным ресурсом, из которого удобно добывать аналитические сведения, по ним можно вести быстрый поиск (возможно, даже полнотекстовый). 

Более сложным может оказаться вопрос о том, как отразить в акте все эти объемы документов, к решению которого нужно подходить творчески. В данном случае возможны следующие варианты, например: 

• включить в акт опись всех уничтожаемых документов; 

• разбить документы на условные тома (по месяцам, кварталам и т.п.) и перечислить их в акте, возможно, также указав количество документов в условном томе. В идеале информационная система должна позволять при необходимости делать «отсечки» и автоматически формировать тома дел (например, с 1 января очередного года автоматически формировать новое дело или начинать формировать новый том каждый месяц, квартал и т.д.); 

• указать реквизиты, идентифицирующие уничтожаемые документы, а также объемы уничтожаемой информации.

Здесь может быть полезен совет юристов и представителей работающих с документами деловых подразделений. Например, в банковской сфере важно доказать контролирующим органам уничтожение досье по конкретным клиентам, закупкам, транзакциям – и акты могут оформляться, с учетом этой потребности, более подробно. 

Позиция Федерального архивного агентства России (Росархива) отражена в Правилах делопроизводства и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству. По мнению Росархива, на электронные документы следует составлять отдельный акт на уничтожение:

Фрагмент документа 

Пункт 7.16 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 ...На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

Фрагмент документа

Пункт 3.8.4 «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 ...

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий...

А вот в налоговых органах установлен несколько иной порядок уничтожения, поскольку Федеральная налоговая служба РФ (ФНС России) использует централизованное депозитарное хранение бумажных документов и требует, чтобы они уничтожались одновременно с электронными технологическими данными в информационной системе и чтобы это отражалось в едином акте:

Фрагмент документа 

Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утв. приказом ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@ 

VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения ...

8.9. Процесс уничтожения проводится Филиалом Учреждения на основании представленных НО1 Актов о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и должен быть завершен до начала процесса уничтожения в предстоящем году. 

Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя: 

• выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению; 
• отбор партии объектов хранения с мест хранения; 
• уничтожение бумажных носителей партии объектов хранения; 
• автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии объектов хранения;
• формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии; 
• формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении объектов хранения (приложение № 14 к Порядку), указанных в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по завершении кампании по уничтожению документов; 
• направление в один или несколько НО копии Акта об уничтожении объектов хранения на бумажном носителе, утвержденного директором Филиала Учреждения..

Итак, в процитированных документах упоминались 2 утвержденные формы актов, которые можно взять себе на вооружение:

• акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, который обязателен для всех организаций (из приложения № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
• акт об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению,  который обязателен для налоговых органов, но воспользоваться этой формой может любая организация (из приложения № 14 к Порядку централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утв. приказом ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@).

Продолжение вопроса коллеги:

Как не допустить такой проблемы в будущем, формируя номенклатуру дел? Нужно ли разбивать дело «Входящие документы» на 2 заголовка, например: 1. 20-25 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Оригиналы на бумажном носителе. 2. 20-26 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Электронные копии документов (в СЭД).

Первое, что я бы рекомендовала сделать, это решить для себя (желательно на экспертной или экспертно-проверочной комиссии организации (ЭК или ЭПК)), заслуживают или нет электронные копии более длительного хранения в качестве полезного для деловой деятельности информационного ресурса, чем их бумажные оригиналы:

• если да, то желательно принять формальное решение ЭК/ЭПК, на которое можно сослаться в номенклатуре дел – тогда в номенклатуре для копий имеет смысл ввести отдельный срок хранения и строку/статью со своим индексом;
• если нет, то можно просто написать в статье в конце наименования дела «Оригиналы на бумажном носителе и электронные копии документов (СЭД «ДЕЛО»)» либо дать более общую формулировку вроде «Оригиналы и копии на бумажном и электронном носителях». В такой ситуации мне совершенно не нравится идея Росархива о том, чтобы в номенклатуре дел отражать отдельно бумажные и электронные документы одного вида. Это одни и те же документы, и, более того, мы сейчас все чаще работаем с изначально электронными документами.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел...

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Обратите Ваше внимание на то, что уничтожение электронных документов нельзя считать по-настоящему завершенным, пока не будут уничтожены или перезаписаны все содержащие их страховые и резервные копии, о существовании которых сегодня знают регуляторы, следственные органы и органы прокуратуры. Если с уничтожаемыми документами связаны существенные риски, я бы подумала о том, чтобы в акте сделать отметку об уничтожении документов не только в «боевой» базе данных, но и на резервных копиях.

Источник:  https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/58307-unichtozhenie-elektronnykh-kopiy-dokumentov-v-sed-otvety-na-voprosy/