Мошкова Н.А. об архиве электронных документов на правах подлинников

http://www.rusarchives.ru/publikacii/otechestvennye-arhivy/6360/moshkova-pilotnyy-proekt-po-sozdaniyu-arhiva-elektronnyh-dokumentov

Ростовская область – один из первых субъектов Российской Федерации, где создается электронный архив для хранения как традиционно бумажных, так и электронных документов на правах подлинников. О концепции хранения электронных документов в архиве организации и соответствующем программном обеспечении, предложенных компанией ЭОС («Электронные Офисные Системы»), действующей на рынке информационных услуг более четверти века и являющейся одним из ведущих разработчиков систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, рассказывает руководитель проектов компании Наталья Александровна Мошкова.

Ростовская область по праву называется регионом – лидером в применении информационных технологий. С 2006 г. в области реализуется один из масштабных и последовательных проектов автоматизации деятельности государственных и муниципальных структур. С 1 сентября 2012 г. все органы исполнительной власти области и муниципальные образования ведут оперативный внутренний документооборот и информационный обмен в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) на базе СЭД «ДЕЛО», разработанной компанией ЭОС. В ряде организаций для электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения применяется система «Архивное дело».

В 2016 г. Правительство Ростовской области дало старт новой масштабной работе посредством издания приказа Министерства информационных технологий и связи области от 13 апреля 2016 г. № 49 «Об организации пилотного проекта хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в электронном виде». Впоследствии в рамках нормативно-методической поддержки пилотного проекта был введен в действие ряд других нормативных документов. Помимо этих органов основными участниками пилотного проекта являются Министерство общего и профессионального образования Ростовской области, Комитет по управлению архивным делом Ростовской области, Государственный архив Ростовской области, администрации г. Волгодонска, Миллеровского, Октябрьского и других районов; всего он охватывает более 70 организаций.

Цель проекта – построение на базе информационных систем «ДЕЛО» и «Архивное дело» архива электронных документов на правах подлинников для обеспечения решения основных задач архивного подразделения/учреждения (архива организации, ведомственного архива) в отношении электронных документов, принятых на хранение. Источниками комплектования данного архива являются как государственные органы всех ветвей власти, так и органы местного само­управления и бюджетные организации.

Компания ЭОС выступила разработчиком концепции хранения электронных документов в архиве организации, а в 2019 г. на ее основе – программного обеспечения (ПО) для пилотного проекта по созданию архива электронных документов на правах подлинников (сейчас ПО проходит опытно-промышленную эксплуатацию).

Среди задач, которые предстояло реализовать в рамках проекта, выделим следующие:

• автоматизация работы ведомственного архива, в том числе передачи электронных документов в архив электронных документов;

• разгрузка БД СЭД, т. е. уничтожение электронных документов в СЭД, сроки хранения которых уже истекли;

• организация хранения подлинников электронных документов;

• автоматизация работы ЭК/ЭПК и проведения экспертизы ценности электронных документов;

• методическая поддержка решения региональными законодательными актами.

При разработке программного решения специалисты компании ЭОС исходили из того, что программно-аппаратный комплекс архива электронных документов на правах подлинников предполагает обеспечение надежной среды хранения при соблюдении следующих требований:

• создаваемый архив электронных документов должен соответствовать действующим нормативно-правовым актам отрасли;

• обеспечение фонового мониторинга неизменности и целостности электронных документов с использованием механизма контрольных сумм. Для повышения надежности этого процесса расчет контрольных сумм должен выполняться одновременно по нескольким алгоритмам;

• наличие не менее двух изолированных хранилищ для основных и рабочих экземпляров документов;

• разграничение прав пользователей системы на документы и функционал;

• обязательное протоколирование действий пользователей и системы;

• передача электронных документов на архивное хранение с помощью контейнера передачи, подписанного УКЭП;

• использование электронных документов через web-приложение «Читальный зал» для пользователей;

• учет электронных документов с помощью автоматического формирования отчетных форм;

• нормативно-методическая поддержка решения.

В рамках нормативно-методической поддержки решения компанией ЭОС был подготовлен проект временного регламента работы с электронными документами на правах подлинников. На его основе заказчик разработал и утвердил методические рекомендации по работе в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО».

Изначально специалисты ЭОС провели обследование текущего состояния работы с электронными документами в части организации их хранения в потенциальных источниках комплектования. Ежедневный прирост электронных документов составлял тогда порядка 10 тыс. документов. Обследование позволило выявить проблемные места в уже функционирующей информационной системе, разработать предложения по оптимизации процессов архивного хранения электронных документов на правах подлинников и определить список нормативных документов, необходимых для обеспечения правовых основ построения такого архива.

При реализации проекта возникали вопросы, решение которых потребовало дополнительных усилий. Участвующие в пилотном проекте организации совершенно различны по своей структуре, объему документооборота и видам документов, качеству заполнения регистрационных карточек (их однократное создание в базе данных системы «ДЕЛО» – основной принцип МЭДО), справочников СЭД и т. д.

Справочник «Номенклатура дел» (как и другие справочники СЭД «ДЕЛО») необходимо было привести к единообразию для всех организаций. Для этого при формировании номенклатуры дел и заполнении справочника введены следующие правила:

• отказ от формирования смешанных дел (бумажные документы + электронные документы);

• дублирование заголовков дел, которые могут создаваться в электронном виде (см. табл.).

Таблица

Пример заголовков номенклатуры дел

Исходя из анализа состава участников пилотного проекта и их возможностей, стало очевидно, что необходимо создавать типовые номенклатуры дел для похожих по структуре участников МЭДО и фиксировать в нормативных документах на региональном уровне обязанность этих организаций использовать указанные типовые номенклатуры дел при разработке собственных номенклатур. Кроме того, многим небольшим организациям (сельским поселениям, муниципальным образованиям и т. п.) было рекомендовано создавать номенклатуру дел по так называемому номинальному признаку, поскольку такой вид номенклатуры позволяет формировать ее разделы, сочетая тематический и структурный принципы. Номинальный признак применяется для систематизации дел архивных фондов организаций, не имеющих структуры.

Все участники пилотного проекта работают в МЭДО на базе СЭД «ДЕЛО» с единой базой данных, объем которой постоянно увеличивается, вследствие чего любые преобразования и реорганизации проходили крайне медленно. По­этому заказчик сместил фокус задач в сторону первоначальной оптимизации БД путем уничтожения из нее документов, сроки хранения которых уже истекли. Стоит упомянуть, что изначально планировалось процессы оптимизации БД и передачи электронных документов в архив электронных документов вести параллельно.

Необходимо отметить, что среди электронных документов в СЭД были и те, которые повторно регистрировались у одних организаций как исходящие, у других – как входящие. Для реализации задачи уничтожения документов с истекшими сроками хранения в разных организациях был разработан единый механизм последовательного удаления регистрационных карточек из всех картотек, в которых они зарегистрированы, после получения согласия всех владельцев документа.

В рамках проекта было сложно определить, что являлось подлинниками электронных документов и чем они отличались от других документов в существующей системе. Поэтому приняли решение о проставлении специальной отметки «Оригинал в электронном виде» для всех подлинников электронных документов в момент регистрации в СЭД.

Архив электронных документов в рамках пилотного проекта функционирует чуть больше года, и можно подвести некоторые промежуточные итоги. Жизненный цикл электронного документа дополнен завершающим этапом – его архивным хранением. Некоторые организации уже начали загружать электронные документы из СЭД в архив электронных документов при помощи контейнеров, подписанных УКЭП. Кроме того, участники проекта активно добавляют заголовки электронных документов в номенклатуру дел, а также собственно электронные документы за 2013–2018 гг. Идет работа по реорганизации справочников и приведению БД СЭД в соответствие со структурой архива электронных документов. В рамках этих работ ЭОС разработал утилиту по распределению картотек по фондообразователям. Она выделяет отдельные картотеки для организаций – источников комплектования архива электронных документов. В БД СЭД порядка 3 тыс. организаций, на данный момент картотеки созданы примерно в 2,1 тыс. из них.

Пилотные организации используют модуль «Совещания», который автоматизирует работу коллегиальных органов (в частности ЭК и ЭПК) от планирования совещания до рассылки выписок из протокола его участникам и в который заложены следующие возможности:

• планирование заседаний коллегиальных органов (комиссий – ЭК/ЭПК), размещение материалов к заседаниям для ознакомления членов комиссий, фиксирование мнений членов комиссий, формирование протокола заседания;

• поиск и отбор электронных документов для экспертизы ценности и/или рассмотрения на заседании коллегиального органа (комиссии – ЭК/ЭПК).

Однако функционал системы по выгрузке из СЭД электронных документов с электронной подписью, загрузке их в архив и уничтожению ЭД с истекшими сроками хранения из СЭД пока в полную силу не используется.

Планируется следующий этап реализации пилотного проекта. Электронный архив, аккумулируя огромные массивы документов и данных (метаданные документов и т. д.), может стать базой для построения аналитических отчетов, прогнозирования нагрузки и основой для средств, использующих технологии искусственного интеллекта. Но для этого особенно важны качество подготовки электронных документов и обеспечение корректной интерпретации их метаданных. Поэтому целесообразно продолжать работу по актуализации нормативно-методических документов, аудиту и повышению качества электронных документов, а также выработать политику их долговременной сохранности, предусматривающую процессы конверсии и миграции данных, мониторинг форматов для хранимых в архиве ЭД. Следует учитывать и удобство пользователей: возможно синхронизировать справочники СЭД и архива электронных документов, обеспечить бесшовную интеграцию между двумя этими системами и др. Кроме того, планируется использовать в системе штампы времени и организовать автоматическую проверку электронной подписи документа до истечения срока действия сертификата. Но это планы на будущее…