Микрофильмы в нокдауне, "цифра" побеждает
Заканчивается время безраздельного господства микрографии как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в "зарабатывающую". Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации.
Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь
заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В
наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных
систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Микрография плохо
подходит в качестве основной технологии и для современных архивов,
предоставляющих онлайн-доступ к своим документам.
За последние годы немало
крупных архивных фондов были переведены с микроплёнок и микрофиш в электронные
форматы. Достаточно вспомнить ряд крупных проектов по оцифровке микрофиш, в том
числе для Российской государственной библиотеки и электронной библиотеки
Международного агентства по атомной энергии МАГАТЭ.
Главная причина перехода к цифровому хранению– в том, что информация и
документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и
извлечение нужной информации, ее оперативное использование – это и конкурентное
преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание "пленочной" индустрии и
постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными
факторами, подталкивающими этот процесс.
Из ежегодных отчётов за последние
пять лет компании Kodak, хорошо известной в области и микрографии, и цифровой
обработки изображений, видно, что идет постепенное снижение спроса (на 1-3 % в
год) на оборудование и расходные материалы для микрофильмирования – на фоне
быстрого роста продаж продуктов и услуг, связанных с цифровыми технологиями. По
итогам 2005 года "цифровые" доходы компании впервые превысили доходы, получаемые
от продаж традиционных продуктов Kodak.
С переводом производства кинофильмов в крупнейших кинокомпаниях мира на цифровые технологии, с увеличением доли цифровых фотоаппаратов объемы производства пленки падают. Некоторые компании уходят из этого бизнеса. В итоге расходные материалы для микрофильмирования будут расти в цене, оборудование будет производиться узким кругом компаний и также стоить недешево.
Стоимость хранения электронных данных за последние годы значительно снизилась за счет удешевления оборудования и повышения его производительности. Эта тенденция сохранится и в будущем, но дальнейшее понижение стоимости будет более медленным, поскольку приходящаяся на оборудование доля общих затрат значительно уменьшилась.
Как показали итоги острых дискуссий на интернет-форуме американских специалистов ДОУ, прошедших в январе-марте 2006 года, в настоящее время затраты на организацию хранения документов в цифровом виде и на микропленке примерно одинаковы. Главный фактор, определяющий стоимость хранения – затраты труда на этапе переноса бумажных документов на архивные носители (80% и более), которые примерно одинаковы как при создании электронного архива, так и при микрофильмировании, и включают подготовку документов (расшитие, изъятие скоб и скрепок), сканирование, индексирование и т.д. Затраты на оборудование и программное обеспечение составляют 10-20%, и совсем небольшая доля расходов приходится на стоимость носителей информации. Затраты на последующее хранение в хороших климатических условиях в течение 10 лет составляют примерно 10% от затрат на этапе записи документов на носители.
Наиболее низкая удельная стоимость на этапе подготовки достигалась в очень крупных проектах, выполненных собственными силами компании, и составляла 4 цента за страницу (включая подготовительные операции, сканирование, индексирование и запись). При использовании услуг коммерческих фирм стоимость обычно находится в диапазоне 8-15 центов/стр. – примерно такие же цены предлагают и некоторые отечественные фирмы. Для сравнения, удельная стоимость в крупных отечественных проектах составила 13-16 центов за страницу (обработка данных всероссийской переписи, создание страхового фонда в учреждениях "Росархива"). По американским данным, коммерческая стоимость хранения микропленок составляет порядка 0,02-0,06 цента за страницу в год, в то время как стоимость хранения документов в онлайн-архиве колеблется, в зависимости от выбранного формата, в диапазоне 0,009-0,14 цента за страницу в год.
При этом специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.
Более активное внедрение электронных документов сдерживается в основном отсутствием во многих странах (например, в России) законодательства, признающего юридическую силу деловых электронных документов. По сравнению с этим на второй план уходят проблемы короткого срока службы компьютерных носителей информации и быстрое устаревание оборудования и ПО. В такой ситуации микрография остается единственным способом создания компактных архивов юридически значимых документов длительного срока хранения. Впрочем, перемены в нашей стране уже начались: созданы первые архивы электронных документов, идет разработка законодательно-нормативной базы - так что и этой монополии скоро придет конец.
В США, где электронные документы уже стали обыденным явлением, микрография сдала позиции намного сильнее. Характерным примером наступления современных технологий стало вступление в силу в октябре 2004 года закона США "Об обработке чеков в 21 веке". Закон стимулирует использование банками современных методов обработки, когда чеки сканируются, и в дальнейшем пересылаются только их образы. Если образ чека соответствует установленным стандартам, то оригинал можно уничтожить. Закон придает соответствующим образом оформленной распечатке графического образа чека ту же юридическую силу, что и оригиналу. В итоге многие американские банки стали постепенно избавляться от оборудования для микрофильмирования, приобретая вместо него системы сканирования и хранения образов в электронном виде.
Кроме того, особенностью законодательства США является право каждой из
сторон, участвующих в судебном разбирательстве, потребовать от другой стороны
предъявления всех документов, относящихся к делу, независимо от их вида,
носителя или формата. Умышленное невыполнение подобного запроса на выемку обычно
приводит к проигрышу дела. Для крупной корпорации поиск и отбор требуемых
документов часто требует месяцев работы и обходится в миллионы долларов. В такой
ситуации микроплёнка, безусловно, неудобна.
Похожая ситуация возникает в
крупнейших государственных библиотеках. Пользователи все чаще хотят получить
оперативный доступ и развитые возможности поиска необходимой информации.
Микрофильмы их требованиям уже не отвечают.
Не менее важным фактором, влияющим на активное создание и использование электронных архивов в государственных структурах зарубежных стран, являются законодательные требования о свободе доступа к информации. Запрос на предоставление документов может поступить от любого гражданина или компании, и организация электронных архивов позволяет значительно сократить издержки на выполнение требований закона.
Краткая история микрографии
Микрография стала широко
применяться с начала 30-х годов прошлого века, в первую очередь в архивах,
библиотеках и в крупных государственных учреждениях. Новейшая по тем временам
технология впервые позволила создать занимающие очень мало места страховые фонды
и наладить обмен большими объёмами информации.
Расцвет микрографии пришёлся на 70-80-е годы, когда в ряде ведущих стран мира законодательство позволило деловым организациям переводить документы временного срока хранения на микроплёнку, уничтожая бумажные подлинники. Появились руководства и стандарты, при следовании которым практически гарантировалось беспроблемное принятие документов на микроносителях судами и государственными органами.
Быстрый (по сравнению с документами на бумажных носителях) доступ к
документам и экономия на дорогостоящих офисных площадях позволяли организациям
за короткий срок окупать вложенные в новую технологию средства, особенно для
документов со сроками хранения свыше 5 лет.
С развитием в 90-х годах
компьютерных технологий начался кризис отрасли настолько глубокий, что одно
время даже шли разговоры об уходе микропленки на "свалку истории". Заметно
меньше стало выпускаться нормативных документов и стандартов.
Тем не менее, как в мире, так и в нашей стране продолжаются масштабные проекты микрофильмирования документов. В докладе Руководителя Росархива В.П. Козлова о ходе реализации в 2005 году "архивной" части ФЦП "Культура России" были приведены следующие цифры: за 2005 год лабораториями федеральных архивов осуществлено микрофильмирование свыше 21,7 тыс. единиц хранения, изготовлен страховой фонд объемом 1,46 млн. кадров и фонд пользования объемом 1,52 млн. кадров.
Две технологии – одна цель: сохранить и преумножить
Создание. При микрофильмировании обычно создаются два типа копий:
страховой микрофильм и микрофильмы для общего пользования. Копий общего
пользования делают сразу несколько, это расходный материал – пленки постепенно
истираются и покрываются царапинами при постоянном использовании. Они
изготавливаются из обычной и достаточно дешевой черно-белой фотопленки.
Страховой микрофильм предназначен для постоянного хранения в качестве
мастер-копии для последующего размножения. Он записывается на специальной (а
значит – достаточно дорогой) фотопленке и сдается в спецхранилище.
Предоставление доступа. Для просмотра микрофильмов требуется специальное оборудование, хотя в случае необходимости документы можно рассмотреть даже при помощи лупы. При использовании копии общего пользования изнашиваются: на них появляются царапины, жирные пятна, пыль, грязь. Периодически требуется производить обработку и замену пленок. Малое количество рабочих копий ограничивает число одновременно работающих с материалом пользователей, что особенно актуально в библиотеках.
Для просмотра цифровых копий необходим компьютер и ПО, способное «прочитать» формат, в котором хранится документ. Доступ к источнику могут осуществлять сразу несколько пользователей, появляется возможность организовать удаленный доступ через интернет. И, что самое главное, с электронным документом гораздо удобнее работать – в первую очередь, отпадает необходимость вручную делать из него выписки.
Этот вопрос волнует и Президента РФ. Владимир Путин во время недавнего посещения им Российского государственного исторического архива высказался о необходимости переноса архивных документов на электронные носители, потому что "без этого невозможно с документами работать".
Хранение. Требования к хранению микрофильмов общего пользования не очень строги - все-таки это расходный материал. Иное дело – архивные копии, которые должны храниться в специальных темных помещениях с пониженной влажностью и низкой температурой. Примерно раз в год состояние пленки должно проверяться. При нарушении режима хранения микропленки могут быть заражены плесневым грибком, и со временем пораженная плесенью копия "выцветает" и коробится. В такой ситуации требуется срочное копирование микрофильма на новую пленку и проведение противогрибковой обработки соседних микроносителей и оборудования.
Хранение цифровых копий – серьезная задача, требующая грамотной организации. Она включает в себя периодическое архивирование данных на сменные носители, замену оборудования (жестких дисков и серверов в целом), перезапись данных с внешних носителей с закончившимся сроком хранения на новые, миграцию документов в новые форматы и на новые носители при устаревании оборудования и программного обеспечения. Как и микропленки, архивные электронные носители должны храниться при низкой температуре и влажности, и их "читаемость" должна регулярно контролироваться. Для обеспечения 100% надежности обязательно многократное копирование и распределенное хранение. В общей сложности стоимость работ по хранению цифровых копий сравнима со стоимостью хранения архивных микрофильмов.
Кто кого?
В результате переход на цифровое хранение
информации и постепенное вытеснение микропленок – естественный процесс,
связанный с прогрессом технологий. Коммерческие организации уже почувствовали
"ветер перемен" и активно используют конкурентные преимущества, связанные с
электронным хранением. Можно ожидать, что через 5-7 лет их примеру последуют и
государственные учреждения. Микрография, скорее всего, будет и дальше
использоваться как "резервная" технология, позволяющая обеспечить
гарантированную долговременную сохранность страхового фонда в условиях бурного
развития информационных технологий и связанных с этим неопределенностей и
рисков, - но "пальму первенства" она уже уступила.
Календарь мероприятий
Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.
С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.
7 000 компаний