Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Комитет по делам архивов Оренбургской области. Государственный архив Оренбургской области

Тема: Экспериментальное внедрение «Основных правил работы архивов организаций», М., 2002. Опыт и проблемы

Сводная рецензия по разделам 9 и 10. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение. Организация работы архива.

Сообщение заместителя директора Государственного архива Оренбург-ской области по научно-методической работе Ильиной В.А. на заседании  научно-методического  совета архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Кирове 15 сентября 2004 г.

Оренбург 2004

Работа по экспериментальному внедрению «Основных правил работы архивов организаций» (далее – Правила) в практику работы республиканских, государственных, муниципальных и ведомственных архивов Приволжского федерального округа проводилась в соответствии с письмом Федеральной архивной службы России от 01.11.2002 №4/1038-Е и изданными в соответствии с ним Приказами архивных учреждений округа.

Внедряя Правила, архивные учреждения Приволжского федерального округа, отмечают их актуальность в современных условиях социально-экономических изменений, информационного обеспечения, активного применения автоматизированных технологий в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Положителен факт сохранения традиций и преемственности в разделах, которые не утратили практического значения, новой редакции Правил с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986); определение порядка комплектования при ликвидации и реорганизации организации, в том числе и о передаче документов ликвидирующейся без правопреемников организации в архив вышестоящей организации.

Однако, большинство архивных учреждений отмечают, что новые Правила имеют и ряд недостатков – они не несут обучающего начала (полностью отсутствуют примеры), рассчитаны на квалифицированных специалистов со специальным образованием и опытом работы в области документационного обеспечения управления и в архиве организации, что на практике отмечается довольно редко. Отсутствие примеров и отдельных пояснений, в некоторых случаях четкой конкретизации делают внедрение Правил в работу архивов организаций очень сложным. Сотрудники архивных организаций вынуждены, наряду с новыми Правилами, пользоваться «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986).

В целом, «Основные правила работы архивов организаций», по разделам 9 и 10 считаем возможным одобрить.

Раздел 9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение.

В 9-м разделе Правил не отражено решение следующих вопросов:

  • проблема взаимодействия республиканских и муниципальных архивов с организациями федерального и республиканского подчинения, возникающая с принятием нового Федерального закона об архивном деле, определяющего разделение документов Архивного фонда РФ на три вида государственной собственности,
  • заключение трехстороннего соглашения между государственным архивом, организацией-банкротом и новым владельцем об обеспечении сохранности документов по личному составу ликвидируемой (меняемой собственника организации). Например: в 2003 году прекратила свое существование суконная фабрика в п.Золотаревка Пензенской области, поселок райцентром не является, но почти все его население работало на этой фабрике. Перевозка документов в областной или районный архив была признана нецелесообразной, поэтому было заключено трехстороннее соглашение с участием покупателя данного предприятия об обеспечении сохранности документов по личному составу суконной фабрики.
  • разъяснение о работе с документами, включенными в описи с грифами «ДСП» и «Конфиденциально». (В процессе внедрения Правил в работу архивов организаций, сотрудники ЦГА УР, при упорядочении документов в организациях начали указывать в истории фонда сведения о наличии таких документов). По возможности, необходимо определять перечень должностей и организаций, имеющих право доступа к этим документам, оговаривать с руководителем организации, передающей документы на госхранение, сроки ограничения доступа к данным категориям документов. (Эти сроки, по возможности, фиксируются в актах при приеме документов на госхранение в ЦГА УР).
  • передача документов негосударственных организаций и ее сроки, которые определяются в соответствии с договором, и решение этих вопросов, в случае, когда в архивах организации преобладают документы государственной собственности (ЦГА УР).
  • перевод документов по личному составу на постоянное хранение и их передача на хранение в государственные и муниципальные архивы, тем более, что в «Перечне типовых управленческих документов ...» (М., 2000) срок хранения практически всех основных видов данных документов дополнен отметкой «ЭПК» (ЭПМК).

Далее остановимся по пунктам:

  • Пункт 9.2. – предлагаем зафиксировать возможность передачи различных видов документов на различных носителях в иные специализированные государственные (муниципальные) архивы по профилю комплектования (Нижний Новгород).

С принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» следует привести в соответствие положения 9 раздела:

  • Пункты 9.4, 9.6 (рабочей группой допущены технические ошибки)
  • Пункт 9.4. устанавливающий предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях – необходимо изменить срок хранения актов гражданского состояния с 75 лет на 100 лет, так как в соответствии с п.8 ст.1 Федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 29.04.2002 №44-ФЗ срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах записи актов гражданского состояния увеличен до ста лет (Республика Башкортостан, Нижний Новгород, Оренбург, Самара, Республика Татарстан, Удмуртия).
  • Пункт 9.6 следует ссылаться на п.9.4 (устанавливает предельные сроки временного хранения документов в организациях), а не на п.10.3 (контроль за состоянием хранения документов).
  • Пункт 9.5. Положительным моментом является то, что в новые Правила включены положения о порядке передачи на государственное хранение документов ликвидированных организаций и о досрочном приеме документов организаций на договорной основе (Саратов, Республика Чувашия).

Например: реализуя эти положения, в 2003-2004 гг. на постоянное хранение в государственные и муниципальные Саратовской области принято 36 тыс. дел управленческой документации и 74 тыс. дел по личному составу от ликвидированных организаций, не имеющих правоприемника и вышестоящих организаций.

Специалисты Нижегородской области констатируют, что в соответствии со сложившийся в их области практикой, сроки ведомственного хранения документов конкретных организаций продлеваются на основании решения ЭПМК комитета по делам архивов, так как именно орган управления архивным делом субъекта РФ осуществляет Государственный учет документов, находящихся на ведомственном хранении, в соответствии с Регламентом Государственного учета документов Архивного фонда РФ.

  • Пункт 9.7.5 (по организации упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение – осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом) имеющей соответствующую лицензию), по организации упорядочения документов ликвидируемой организации и ввиду отмены лицензирования данного вида деятельности.
  • Пункты 9.7.1 и 9.7.2 отредактировать в части передачи в государственный архив документов по личному составу. Независимо от того, является организация источником комплектования госархива, или не является, ее документы по личному составу в случае ликвидации организации и отсутствия правопреемника и вышестоящего органа должны передаваться на временное хранение в специализированный архив, и только при его отсутствии – в государственный.

Во всех государственных архивах возрастает количество документов по личному составу организаций – не источников комплектования, т.к. в регионах нет областных архивов документов по личному составу, а муниципальные архивы комплектуются документами муниципальных образований.

В противном случае это повлечет за собой резкое увеличение количества запросов социально-правового характера и как следствие: увеличение в несколько раз сроков исполнения запросов, необходимость увеличения штатов, невозможность исполнения госархивом других основных задач и т.д. (Самара).

  • Пункт 9.7.3. Предлагаем уточнить данный пункт. При ликвидации организации без правопреемника документы постоянного хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив, но остается большое количество документов временного срока хранения, срок хранения которых не истек, но из Правил неясно какой орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования должен этим заниматься и каков порядок этой работы (т.е. после проверки налоговыми органами и т.д.).
  • Пункт 9.8. В предложении «В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в 5 лет» считаем целесообразным конкретно оговорить «небольшой объем» ежегодно образующихся документов постоянного хранения (в прежних правилах было не более 200).

Досрочно сдают документы на хранение органы государственной власти и местного самоуправления (Государственное Собрание Республики Мордовия – по 1995 г., Правительство Республики Мордовия – по 1998 г., Октябрьская администрация г.Саранска – по 2000 г., Ленинская администрация г.Саранска – по 2001 г.).

Есть случаи продления сроков временного хранения документов в учреждениях (НИИ гуманитарных наук при Правительстве Республики Мордовия, ФГУ Мордовский государственный природный заповедник им.П.Г.Смидовича, ОАО «ВолговятНИИгипрозем»).

Предлагается раздел 9 дополнить сносками приложений, данных в разделах №2. Экспертиза ценности документов, №3. Комплектование архива. №6. Учет документов в архиве.

  • Пункт 9.7.3 – в конце текста сделать ссылку – см. приложение №12 (форма описи дел).
  • Пункт 9.9 – в конце первого предложения «Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК (ЭПМК) архивного учреждения описям дел», дополнить в скобках приложения NN 1, 3, 14. (N 1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения), (N 3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу), (N 14. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения.).
  • в конце предложения «Прием документов оформляется актом приема-передачи дел» дополнить в скобках приложение №35 (Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение).

В связи с тем, что во все формы бланков, титульный лист описи, внесены изменения, необходимо некоторые вопросы рассмотреть на ЭПК (ЭПМК) архивного отдела и прийти к единому мнению, а затем внедрять соответствующие положения. Так, относительно того, чтобы составлять к годовому разделу описи – предисловие или дополнение к исторической справке, даже Правила не дают конкретного ответа. Так, в разделе 3.7. «Составление и оформление описей документов» в п.3.7.10 указывается, что к первому годовому разделу сводной описи составляется предисловие, а в разделе 9 «Порядок передачи документов на постоянное хранение» в п.9.9 указывается, что составляется историческая справка и при последующих передачах дел дается дополнение к исторической справке.

  • Пункт 9.10. В конце последнего предложения «При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов производится силами организации» дополнить в скобках приложение №37 (Форма акта о неисправимых повреждениях документов).
  • Пункт 9.11. Предложение «Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел» дополнить словами «передается также соответствующий научно-справочный аппарат к документам».
  • Пункты 9.3, 97.2, 9.7.5, 9.8, 9.9 фразу «государственный архив» дополнить в скобках «муниципальный» как в пункте 9.2.

В связи с вышеназванными предложениями необходимо в раздел «Приложения» внести дополнения в соответствующие приложения, оформив их следующим образом:

Стр.84 – Приложение 1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения к п.п.2.4.1; 9.9

Стр.86 – Приложение 3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу к п.п.2.4.1; 9.9

Стр.99 – Приложение 12. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации к п.3.7.2, 9.7.3

Стр.101 – Приложение 14. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения к п.п.3.7.18, 9.9

Стр.131 – Приложение 35. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение к п.п.6.4.1.1., 6.4.1.2, 9.9

Стр.134 – Приложение 37. Форма акта о неисправимых повреждениях документов к п.п.6.4.1.2, 9.10

Предлагается включить в Правила форму акта приема-передачи документов на государственное хранение аналогичную с Правилами работы государственных архивов (М.,, 2002) и форму Договора о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на хранение в государственный архив, одобренные ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 г. №1 (Республика Башкортостан).

Раздел 10. «Организация работы архива».

Данный раздел Правил достаточно четко в соответствии со сложившейся практикой определяет организационные основы работы архива организации.

Специалисты всех архивных учреждений Приволжского Федерального округа отметили, что раздел «Организация работы архива» дополнен совершенно новым пунктом 10.4 «Выполнение платных работ и услуг», что позволяет архивам привлекать внебюджетные средства. Это на данный момент является актуальным. Однако на деле архивы организаций оказанием платных услуг не занимаются.

Наряду с этим, имеются ряд положений не нашедших отражений в данном разделе:

  • Требует четкого разграничения и определения степень ответственности за сохранность документов и работу архива руководителя и архива организации.
  • Целесообразно отразить в разделе 10 вопросы улучшения условий труда, охраны труда и техники безопасности. (Республика Башкортостан, Республика Удмуртия).
  • В разделе 10 не предусматривается передача документов на ответственное хранение из одной организации в архив другой организации, не являющейся правопреемником, при смене вида формы собственности через ликвидацию (федеральная-республиканская, республиканская-муниципальная) или формы собственности при акционировании (государственная-негосударственная) на основе специального договора и акта.

В приложении п.10.2.5. дать форму дневника учета труда, так как он упоминается в тексте (Республика Татарстан).

В подраздел 10.6. участниками внедрения предложено добавить положения, которые были в прежних правилах: «если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствует требованиям настоящих правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих правил и после этого передать документы по принадлежности (Республика Татарстан).

Имеются замечания и предложения по форме «Карточки учета работы с организацией» (Нижегородская область, Оренбургская область). (Приложение №47 к п.10.3.1.). В форме п.4 не даны наименования граф 1, 2.3 и отсутствует графа «Передача дел в госархив», т.е. необходимо уточнить какая информация вносится в графы 1, 2, 3 раздела 4 оборотной стороны карточки.

Карточка неудобна в работе, т.к. недостаточно места для записей по всем пунктам.

В связи с этим предлагаем общие сведения об организации расположить на лицевой стороне первого листа, на оборотной стороне сведениями п.2; на втором листе на лицевой стороне – сведения п.3 и на оборотной – п.4, и дополнить п.5 «Отметка о месте хранения документов организации при ее ликвидации» (Приложение №1).

В связи с тем, что данные регионами заключения содержат кроме замечаний и предложений примеры практической работы, предлагаем их направить в архивные учреждения округа для использования в работе.

Считаем, что замечания и предложения по Правилам исходят из практики работы архивных учреждений и комиссия по их составлению отнесется к ним положительно.

Заместитель директора
Государственного архива
Оренбургской области по
научно-методической работе   В.А. Ильина

Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^