Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Международный совет архивов (Стандарт ISAD(G))

Общий международный стандарт описания архивных документов

Секретариат комиссии MCA
по стандартам описания
Оттава
http://gov.mari.ru/archives/doc_files/doc_1.1.html
1994
Перевод с англ. В.Н.Гармаш
Научный редактор В.Г.Ларина
Источник: ISAD(G): General International Standard Archival Description/
International Council on Archives, Ottawa, 1994.

Специальная комиссия по стандартам описания (Члены комиссии, для которых годы работы в комиссии не указаны, состоят в ней со времени ее образования в 1990 г.)

Кристофер Д.Китчинг (Председатель) Великобритания
Хьюго Стибе (Директор проекта) Канада
Гизлен Брунель 1990-1991 Франция
Майкл Кук Великобритания Жан Дален Швеция
Уэнди Дафф Канада Ана Франквейра Португалия
Педро Гонзалес 1990-1992 Испания
Кристин Петила 1991-1992 Франция
Шарон Д.Тибода США
Хабиба Зон Йахайя Малайзия Крис Херли 1992 Австралия
Кристин Ногаре 1992 Франция
Чарльз Кечкемети – Исполнительный директор МСА
Вольф Бухман – Технический секретарь, Представитель секретариата МСА
Аксель Плат – Представитель программы общей информации ЮНЕСКО

Секретариат (адрес)
National Archives of Canada
Office of Archival Descriptive Standards
395 Wellington Street
Ottawa, Ontario
К1А 0N3
Canada
Телефон (613) 996-7592; Факс (613) 995-2267

Введение

1. Проект общих правил был разработан подгруппой специальной комиссии по стандартам описания. Подгруппа образована на первом пленарном заседании комиссии в Гер-Гренцхаузене (Германия) в октябре 1990 г.

2. В состав подгруппы входят:

Уэнди Дафф – координатор
Майкл Кук
Шарон Тибода
Хьюго Стибе – директор проекта и секретарь

3. В июле 1991 г. группа провела совещание в Ливерпуле (Великобритания) для завершения проекта, который был обсужден, дополнен и представлен на пленарном заседании Комиссии в Мадриде в январе 1992 г. На этом заседании проект был официально утвержден и представлен здесь как Мадридский проект или « ISAD(G): Общий международный стандарт по описанию архивных документов».

4. Вариант описания, подготовленный в Мадриде, был разослан на рецензирование в различные международные архивные учреждения в феврале 1992 г., переведен на рабочие языки МСА и распространен в качестве официального документа на Международном архивном конгрессе в Монреале в сентябре 1992 г., где было проведено обсуждение документа на открытом заседании. Комиссия встретилась вновь в Стокгольме в январе 1993 г. для проверки и доработки документа после получения замечаний и высказанных в ее адрес пожеланий от различных представителей архивов на открытом заседании в Монреале. Представленный документ является результатом работы Комиссии.

5. Пятилетний срок подготовки документов рекомендуется соблюдать при выработке всех других документов МСА, когда они готовятся к публикации.

6. Комиссия МСА по стандартам описания выражает признательность и благодарность ЮНЕСКО за финансовую поддержку настоящего проекта. Она также благодарит Национальный архив Канады за помощь секретариату и ряд других учреждений, помогавших Комиссии в процессе подготовки данного документа, - Национальный архив и Министерство культуры Испании и Национальный архив Швеции.

Предисловие

1.1 Настоящий свод общих правил по архивному описанию является частью работы, которая должна:

а) обеспечить создание последовательных, целесообразных и ясных описаний;

б) облегчить поиск и обмен информацией по архивным документам;

в) создать возможность для распространения данных для пользователей;

г) подготовить интеграцию описаний из различных хранилищ в объединенную информационную систему.

1.2 Будучи общими, настоящие правила предназначены для широкого применения при создании архивных описей независимо от характера или размера единицы описания. Правила определяют подбор информации к 26 (двадцати шести) элементам, которые могут объединяться для составления описания материала, хранящегося в архиве.

1.3 Каждое правило состоит из:

а) названия элемента описания, установленного данным правилом;

б) определения цели включения данного элемента в описание;

в) определения общего правила (правил), применимого к данному элементу;

г) примеров, иллюстрирующих применение данного правила.

1.4 Набор правил отражает структуру для каждого отдельного описания, состоящего из элементов, установленных правилами. (Правила составлены таким образом, что они отражают те основные предпочтительные сведения, из которых должно состоять каждое данное описание). Внутри структуры элементы сгруппированы в 6 информационных разделов:

1. Идентификация (приводится самая существенная информация, необходимая для идентификации единицы описания)

2. Контекст (приводится информация о происхождении и хранении единицы описания)

3. Содержание и структура (приводится информация о предмете описания и систематизации единицы описания)

4. Условия доступа и использования (приводится информация относительно наличия и доступности единицы описания)

5. Сопутствующие материалы (приводится информация о материалах, имеющих важное отношение к данной единице описания)

6. Примечания (записывается особого рода информация и любая другая информация, которая не отражена в других разделах)

1.5 Все 26 элементов, упомянутых в этих общих правилах описания, пригодны для использования, но для каждого отдельно взятого описания требуются только некоторые из них. Всего несколько элементов считаются необходимыми для международного обмена описательной информацией:

а) справочный код

б) название (наименование, заголовок)

в) даты создания материала или даты накопления материала в единице описания

г) величина (параметры, предел, рамки) единицы описания

д) уровень описания.

Если название источника документов не включено в заголовок, тогда тот элемент описания, который содержит это название, будет необходим при проведении международного обмена информацией.

1.6 Иногда требуется расширить рамки архивного описания и включить большее количество элементов, чем это необходимо. Чаще всего это зависит от характера единицы описания и требований информационной системы (будь она ручная или автоматизированная), частью которой эта единица описания и является. Некоторые информационные системы могут включать описания составных частей фондов (например, серии документов или отдельные документы), а также сами фонды. Для обеспечения эффективности и ясности таких систем, при подготовке многоуровневых описаний внутри систем следует руководствоваться правилами, касающимися их связей друг с другом и информационного содержания. Настоящие общие правила касаются вопросов создания многоуровневых описаний.

1.7 При подготовке описаний необходимо прежде всего иметь в виду их широкое применение в международной архивной практике работы. Пока это лишь начальные шаги в области стандартизации описания. Далее должны быть также сформулированы дальнейшие методы ведения описания особых категорий документов (таких как картографические материалы, кинофильмы или электронные файлы, специальные договора, нотариальные акты, имущественные права).

1.8 Статьи об условиях доступа составляются на основе элементов описания. Стоимость доступа определяется администрацией. Так как условия доступности материалов очень важны при проведении поиска документов, то при подготовке международных рекомендаций их необходимо разработать и сформулировать. Специальная комиссия по подготовке стандартов архивного описания составляет стандарт описания документов органов власти. Словари и соглашения, в которых говорится об условиях и сроках доступа к документам должны быть составлены сначала на национальном уровне или отдельно для каждого языка.

Нижеследующие стандарты Международной организации по стандартизации (ISO) необходимы при составлении и подготовке к публикации нормативных словарей:

ISO S9630 -»Документация – Методы проверки содержания документов и выборочного их индексирования»;

ISO 2788 – «Документация – Рекомендации по созданию и совершенствованию монолингвистического тезауруса».

1.9 При цитировании опубликованного источника в любом элементе описания следует придерживаться последней версии стандарта ISO 690 – «Документация -Библиографические ссылки-содержание, форма и структура».

1. Многоуровневое описание

1.1 Введение

Если описывается фонд в целом, то его необходимо дать в одном описании, используя при этом элементы описания, данные ниже в этом стандарте в разделе 3. Если требуется дать описание различных частей фонда, то их можно описывать раздельно с использованием элементов, приведенных также в разделе 3 данного стандарта. Сумма всех полученных описаний, объединенная по иерархическому уровню, как это видно на примере, приведенном в ПРИЛОЖЕНИИ, даст представление о фонде и тех частях, для которых были сделаны описания.

В настоящих правилах приводится так называемая техника МНОГОУРОВНЕВОГО ОПИСАНИЯ.

При проведении иерархии описаний используются четыре фундаментальных правила, изложенные в пунктах 2.1-2.4.

2. Правила многоуровневого описания

2.1 Описание от общего к частному

ЦЕЛЬ: Представить содержание и иерархическую структуру фондов и их частей.

ПРАВИЛО: На уровне фондов дать описание информации, касающейся фондов в целом. На следующем и последующих уровнях дается информация, касающаяся описываемых частей. Описания представляются в иерархической связи от части к целому, чтобы прослеживалась также связь от самого широкого к более конкретному.

2.2 Информация, относящаяся к уровню описания

ЦЕЛЬ: Представить точно контекст и содержание единицы описания.

ПРАВИЛО: Дать только информацию, относящуюся к данному описываемому уровню. Например, не дается подробная информация о содержании дела, если единицей описания являются фонды; не дается административная история всего ведомства, если источником описания является отдельное подразделение этого ведомства или его филиал.

2.3 Связь описаний

ЦЕЛЬ: Определить местоположение данной единицы описания в иерархии

ПРАВИЛО: Установить связь каждого описания с его более высокой единицей описания, если это возможно и определить (идентифицировать) уровень описания.

2.4 Избегать повторения информации

ЦЕЛЬ: Избегать повторения информации при определении иерархического уровня соответствующих архивных описаний.

ПРАВИЛО: На наивысшем последнем уровне дать информацию, которая является общей для составных частей. Не повторять на более низком уровне описания информацию, которая уже дана на более высоком уровне.

3. Элементы описания

3.1 Идентификация

3.1.1 Справочный код(ы)

ЦЕЛЬ: Идентифицировать хранилище и указать на связь между архивным материалом и его описанием.

ПРАВИЛО: Указать (записать) код страны в соответствии с последней версией Стандарта ИСО 3166 «Коды для представления названий стран», а вслед за этим указать код хранилища в соответствии со стандартными названиями архивохранилищ на национальном уровне, после чего указать код местного хранилища, учетный номер или другой опознавательный идентификатор.

Примеры:

Канада – Национальный архив Канады
США – Библиотека Конгресса
Малайзия – Национальный архив

3.1.2 Заголовок (НАЗВАНИЕ)

ЦЕЛЬ: Дать название (заголовок) единице описания

ПРАВИЛО: Если единица описания имеет официальное название, написать его, точно соблюдая слова, их порядок и орфографию, но не обязательно пунктуацию и написание прописными или печатными буквами.

Пример:

Отчет о происшествиях в Пирс-Ривер за 1832 год. Объявления, призывающие к поимке преступников и Газеты полиции за 1828-1842 гг.

Отправка каучука в Италию и Францию и др.

По возможности следует сократить длинный официальный заголовок, если это можно сделать без потери необходимой информации.

Соответственно следует составить краткое (немногословное) и четкое заглавие. На уровне фонда включить название учреждения-создателя документов. На более низких уровнях указывать название учреждения-создателя документов и термин, указывающий тип материала, входящего в единицу описания, и там, где возможно - фразу, отражающую функцию, деятельность, предмет, местонахождение или тематику.

Различия между официальными и новыми краткими заголовками необходимо отражать в национальных или лингвистических справочниках.

Примеры:

Книги протоколов заседаний Женского Христианского Движения Трезвости
Письма пресвитерианских миссионеров, работающих в Манитобе
Видеозаписи политических выступлений Рональда Рейгана
Документы Службы береговой охраны и геодезии
(Наименование фондового уровня)
Документация подразделения суперинтенданта
(Наименование подфондового уровня)
Исходящие письма
Входящие письма
Проекты ежегодных отчетов Конгрессу
(Наименование группового уровня)
Проект первого отчета
(Наименование на уровне дела)
Документы семьи Рокфеллеров
(Наименование фонда)
Документы Джона Д. Рокфеллера
(Наименование подфондового уровня)
Корреспонденция, относящаяся к бизнесу
Корреспонденция, относящаяся к благотворительной деятельности
Личная переписка
(Наименование уровня документов по сериям)
Письма к П. Пьерпонту Моргану
Письма к Теодору Рузвельту
(Наименования отдельных документов)

3.1.3 Даты создания материала, содержащегося в единице описания

ЦЕЛЬ: Идентифицировать и записать дату/ы) составления материала, содержащегося в данной единице описания.

ПРАВИЛО: В единице описания проставить крайние даты создания документов как одну дату или как ряд дат соответственно. Ряд дат, если они есть, всегда следует включать в единицу описания, если только единица описания не находится в текущем делопроизводстве.

Примеры:

1900-1919
Объединенная комиссия по законодательству штата Нью-Йорк для изучения мятежных выступлений населения собрала документы за период 1917-1919. Актуальными датами документов внутри данных серий документов являются 1900-1919 гг., так как здесь находятся оригиналы, собранные комиссией в процессе своей работы.
(Сравните метод, рассматриваемый в 3.2.3)
23 марта 1927
приблизительно 1930
1858
до 1850
1907-1949
1907-
21.2.1915-21.12.1915

Выборочно также следует записать

а) преобладающие даты или большие пробелы. Никогда не записывать преобладающие даты без указания крайних дат.

Примеры:

1703-1908 (преобладают даты 1780-1835)
1923-1945 (отсутствуют даты с 1933 по 1935)

б) даты, которые записываются в хранилище

Примеры:

Содержание 1703-1908 Содержание в хранилище:
1703-1908 (преобладают 1708-1835)
Содержание: 1907 – Размещение в хранилище: 1907-1958 (преобладает 1930-//преобладают 1930-1958)

3.1.4 Уровень описания

ЦЕЛЬ: Идентифицировать уровень систематизации единицы описания

ПРАВИЛО: Записать уровень данной единицы описания

Примеры:

Фонды
Серии
Подсерии
Дело, подшивка документов
Единица хранения (отдельный документ)

3.1.5 Величина единицы описания (количество, объем или размер)

ЦЕЛЬ: Идентифицировать и записать

а. физическую величину

б. тип материала единицы описания

ПРАВИЛА: Записать величину единицы описания, проставив арабскими цифрами количество физических архивных единиц; указать ту особую часть в составе фонда документов, к которому принадлежит данная единица описания.

Примеры:

2 рулона пленки 128 фотографий
19 папок 25 томов
20 конвертов (или других вложений)
20 м 548 артиклей (статей, предметов, пунктов, параграфов)

В качестве альтернативы указывается линейная протяженность данной единицы описания или кубический объем.

Пример:
30 м (300 коробок)

Если величина единицы описания дана в виде линейных характеристик, но необходима дополнительная информация, следует добавить ее в скобках.

Пример:

4 м (10200 наименований)

Если единица описания относится к делопроизводству или продолжает находиться в той части документов, которая активно используется в текущем делопроизводстве, тогда выборочно следует указать – количество документов на настоящий момент) или количество документов, находящихся в хранилище.

Пример:

128 фотографий (на 6 февраля 1990 г.)
Хранилище: 58 фотографий

3.2 Контекст и содержание

3.2.1 Название учреждения-фондообразователя

ЦЕЛЬ: Идентифицировать фондообразователь/фондообразователи единицы описания

ПРАВИЛО: Назвать учреждение (или организацию) или частное лицо (лица), которые ответственны за создание единицы описания, но следить за тем, чтобы эта информация не появилась в заголовке (названии).

1 примечание. Какая-то часть данной информации, например, название фондообразователя и административно-биографическая история может в определенной мере накапливаться в соответствующих связующих административных файлах. См. 1.8.

3.2.2 Административная / библиографическая история

ЦЕЛЬ: Для наилучшей подготовки административной истории или биографических данных создателя данной единицы описания; для помещения материала в контекст и облегчения его понимания.

ПРАВИЛО: Кратко записать любую существующую информацию о происхождении, прогрессе, развитии и деятельности организации/организаций, или о жизни и деятельности лица, обеспечивших создание данной единицы описания. Если имеется дополнительная информация, опубликованная в печати, записать источник.

В отношении лиц или семей записать полные имена и титулы, даты рождения и смерти, место рождения, последовательные постоянные места проживания, род занятий, профессию или должности, начальное имя и любые другие имена, значительные достижения или достоинства и место смерти.

Пример:

Луи Гемон – был французским писателем, родившимся в Бресте (Франция) в 1880 г. Он умер в Канаде в Шапле (Онтарио) в 1913. Изучал юриспруденцию в Сорбонне в Париже. 8 лет прожил в Англии до переезда в Канаду в 1911 г., где он проживал в Монреале и на ферме близ Перибонка (Сент-Жан). За свою краткую карьеру написал несколько книг и статей. Гемон известен как автор «Марии Шапделен», опубликованной впервые в 1916 г.

Для корпоративных органов записать информацию об официальном названии, даты существования, юридического обоснования, функции, цели, развитии данного органа, его административное положение в иерархии и прежние или последующие названия.

Пример:

Бюро по делам беженцев и вольноотпущенников было создано в составе военного министерства в марте 1865 г, для обеспечения всей деятельности, связанной с беженцами, с вопросами конфискации их земель или имущества. Упразднено 10 июня 1872 г., его функции переданы в Отделение по делам беженцев, а после 1879 г. в ведомство по делам «цветных» при Генеральном отделении по личному составу.

Кингстонская пароходная траловая Компания учреждена в 1891 г. «Хеллер Брос» получил большую часть имущества компании в 19(?). Компания была поглощена Ассоциацией рыбных промыслов, когда» Хеллер Брос» присоединился к Ассоциации в 1961 г. Она прекратила торговлю в 1965 и была упразднена в 1972 г.

3.2.3 Даты накопления единицы описания

ЦЕЛЬ: Указать даты накопления единицы описания (например, серий документов или отдельной подшивки) создателем документов (фондообразователем).

ПРАВИЛО: Указывать дату/даты накопления единицы описания фондообразователем в виде одной даты или ряда дат. Записанная здесь дата/даты относится к делопроизводственной деятельности фондообразователя или может предшествовать основанию корпоративного органа или дате рождения лица, ответственных за создание материалов. Эти даты могут отличаться от дат, записанных в п.3.1.3 «Даты составления материала, содержащегося в единице описания» в случаях, когда единица описания является результатом деятельности по накоплению документов, созданных до собрания их в одно целое фондообразователем или предшественником. Примером такого процесса могут быть документы, собранные в момент расследования преступлений или ведения судебного иска.

Примеры:

1917-1919
Объединенная правовая комиссия штата Нью-Йорк создана для расследования мятежных выступлений граждан и сбора материалов за период с 1917-1919. Действительными датами материалов, входящих в эти серии документов, являются 1900-1919, которые отражают создание оригиналов документов, играющих роль доказательных в процессе расследований преступлений, которые проводила комиссия. (См. также 3.1.3).
21.2.1915-21.12.1915

3.2.4 История хранения

ЦЕЛЬ: Дать информацию обо всех изменениях, связанных с владением или хранением единицы описания, которые являются существенными с точки зрения подлинности, недробимости и интерпретации единицы хранения.

ПРАВИЛО: Записать последовательные изменения, связанные с владением или хранением единицы описания, вместе с соответствующими датами, если только они могут быть установлены. Если история хранения неизвестна, указать эту информацию. Если единица описания получена непосредственно от ее создателя, то история хранения не записывается, а дается прямой источник комплектования. (См. 3.2.5)

Примеры:

Документация Корпорации по изучению океанских водопадов и всех ее преемников находились в хранилище «Пэснфик Миллс Лтд» до тех пор, пока мельница и ряд городской территории не перешли в ведение провинциального правительства Британской Колумбии в 1972 г. В 1976 г. документы были переданы в Публичную Библиотеку, которая приступила к пересистематизации документов в их настоящем виде...

Первоначально собраны Георгом Мэдисоном и приведены в порядок его племянником Джоном Феррисом после смерти Мэдисона. Куплены Генри Каппером в 1878, который добавил их к коллекции документов, купленных на аукционах в Филадельфии и Париже в 1878-1893 гг. .

Документы унаследованы Городским районным советом Хофтона в 1937 г. и позже переданы на хранение в отделение документации Дурхэма. Переданы в архивную службу Туне и Веара 28 июля 1976 г.

3.2.5 Прямой (непосредственный) источник комплектования

ЦЕЛЬ: Записать обстоятельства, связанные с прямым (непосредственным) источником комплектования.

ПРАВИЛО: Указать донора или источник, от которого была получена данная единица описания, дату и/или др. метод приобретения, если часть или вся данная информация не является конфиденциальной. Если источник или донор неизвестны, записать эту информацию. Выборочно, проставить номера поступлений и коды.

Примеры:

Получено от Департамента географии 16 июня 1977 г. Подарено сестрами Мистера Питера Коттона: госпожой Мэри Смол из (Солтспрннг Айленд н госпожой Патрисней Джарвнс (Вашингтон) в марте 1983 г.
Куплено на аукционе Сотби 29 марта 1977 г.
Книги приказов получены из пенсионного ведомства в 1909; Переписка получена из госдепартамента в 1915.
Получено от ЕВРО АВ, Мальме. Дата комплектования 1978-10-27.
Получено из Селангорского секретариата из здания Султана Абдул Самада, Куала-Лумпур, 1967.

3.3 Состав и содержание

3.3.1 Состав и содержание. Аннотация

ЦЕЛЬ: Идентифицировать предмет и форму единицы описания для того, чтобы исследователям облегчить поиск и определить релевантность (соответствие) документов.

ПРАВИЛО: Дать краткое резюме о предмете содержания (включая период времени) единицы описания. Включить информацию о форме как это принято для данного уровня описания. Не повторять здесь информацию, которая уже была дана где бы то ни было в описании.

Пример:

Дела и регистры Министерства здравоохранения н Министерства жилищного строительства, относящиеся к процессам проведения основной политики и погашения задолженностей по найму жилья. Дела содержат информацию о пожертвованиях местному правительству ... в 1934 г. Регистры содержат документы о благотворительных взносах в различные органы управления с 1938 по 1955 в соответствии с законом о десятой части (десятине) дохода от 1936 г.

Дело из Управления верховного комиссара (Содружества наций) об отгрузке каучука в Италию и Францию. Дело Содержит переписку Секретаря в F.М.S. и в Управление верховного комиссара по государствам Малайского архипелага, касающуюся экспорта каучука. Имеются наименование судов, их национальная принадлежность, даты плавания, название товара, его количество, место назначения, указан экспортер и грузополучатель.

3.3.2 Информация об экспертизе ценности, уничтожении и плановых сроках передачи документов в архив

ЦЕЛЬ: Дать информацию о любых предпринятых действиях по проведению оценки документов, сроках хранения или уничтожения, плановых сроках передачи в архив.

ПРАВИЛО: Записать любое действие по оценке единицы описания, если это действие влияет на интерпретацию материала.

Там, где это уместно, указать орган, по указанию которого было предпринято это действие.

Пример:

Дела оставляются на хранение каждый десятый год.
Все дела хранятся постоянно в Национальном архиве Малайзии в соответствии с правилом «Постоянное хранение документов», датированных до 31.12.48.

3.3.3 Пополнение фондов

ЦЕЛЬ: Информировать пользователя о возможных изменениях величины содержания единицы описания.

ПРАВИЛО: Указать, если в будущем ожидается пополнение, дополнительные передачи на хранение или депонирование. Если возможно, то указать размер и периодичность пополнений.

Пример:

Документы из Службы помощника по проведению церемонии передаются в архив через пять лет по истечении того академического года, к которому документ относится. В среднем, 40 см документов передается ежегодно 1 августа. Ожидаются пополнения.

3.3.4 Систематизация документов

ЦЕЛЬ: Дать информацию о систематизации единицы описания

ПРАВИЛО: Дать информацию о систематизации единицы описания. Необходимо отметить основные характеристики внутренней структуры, порядка расположения материала; если целесообразно, то указать, как документы были обработаны архивистом.

Примеры:

Документы хранятся в соответствии с их первоначальным порядком происхождения и являются прямым результатом деятельности их фондообразователя: Управления верховного комиссара (Содружества нации).
Дела систематизированы в алфавитном порядке по названиям. Подсерии 17 дел документов (пронумерованы 163) 1-17) относятся к делу 163 и связаны с покупкой морского дока (Seaford Dock).

3.4 Условия доступа и использование

3.4.1 Юридический статус

ЦЕЛЬ: Дать информацию относительно юридического статуса единицы описания.
ПРАВИЛО: Записать информацию относительно юридического статуса единицы описания

Примеры:

Государственные документы переданы в соответствии с разделом 4(1) Закона о государственных документах от 1958 г.
Переданы в соответствии с Законом о национальном архиве №44 от 1966 г.

3.4.2 Условия доступа

ЦЕЛЬ: Идентифицировать любые условия, которые ограничивают или влияют на доступ к данной единице описания

ПРАВИЛО: Дать информацию об условиях, которые ограничивают или влияют на доступ к данной единице описания. Указать длительность периода закрытости информации и дату, когда материал будет открыт.

Примеры:

Никакого доступа к документам не разрешается выдавать без письменного разрешения директора фирмы.
Семейная корреспонденция закрыта до 2010.
Доступ к документам рассматривать в соответствии с Законом о соблюдении частных прав граждан.
Никакого доступа до микрофильмирования.
Материал доступен для всех зарегистрированных исследователей

3.4.3 Авторское право / условия репродуцирования

ЦЕЛЬ: Идентифицировать любые ограничения на использование или репродуцирование данной единицы описания.

ПРАВИЛО: Дать информацию относительно условий использования или репродуцирования данной единицы описания, если доступ к ней открыт. Если условия использования, репродуцирования или публикации данной единицы описания неизвестны или нет никаких специально оговариваемых условий, то никакой информации не требуется.

Примеры:

Права сохраняются за CHYZ-TV
Воспроизведение запрещено без специального разрешения президента компании.
Фотографии разрешается копировать только в справочных целях.
Запрещается использовать фотографии для публикации без письменного разрешения от Кеннет Мак Аллистер.
Закон об авторском праве в Малайзии от 1987 г. устанавливает правила репродуцирования документов в государственных хранилищах страны с разрешения Национального архива Малайзии.

3.4.4 Язык материала

ЦЕЛЬ: Идентифицировать язык(и), почерк и системы символов, используемые в единице описания.

ПРАВИЛО: Указать доминирующий язык материала, входящего в единицу описания. Отметить любые изменения в алфавитах, почерках, в системах символов и сокращений, встречающихся в документах.

Примеры:

На португальском
Основной текст на латинском, передаточная запись на норманнском диалекте французского языка

3.4.5 Физические характеристики

ЦЕЛЬ: Дать информацию обо всех важных физических характеристиках, которые влияют на использование единицы описания.

ПРАВИЛО: Указать все важные детали и данные о физическом и перманентном состоянии материала, которые ограничивают использование единицы описания.

Примеры:

Обесцвеченные (угасшие) изображения
Текст разборчив только при ультрафиолетовом свете

3.4.6 Справочные средства (НСА)

ЦЕЛЬ: Идентифицировать справочные средства для данной единицы описания

ПРАВИЛО: Дать информацию о всех справочных средствах, которым владеет данное хранилище или фондообразователь относительно содержания единицы описания. Если целесообразно, следует включить информацию о том, где можно получить копию.

Примеры:

Внутренняя опись (досл.: перечень содержимого коробки)
Подробные справочные средства, имеющиеся в наличии; учет на уровне дела документов
Справочные средства: Документы о парковых ансамблях Канады (RG-Группа документов 84)) Габриель Блейз. - (Главная опись серии документов/Отделение федеральных архивов). - Оттава: Государственный архив Канады, 1985
Географический указатель
Указатель корреспонденции до 1880

3.5 Смежные материалы (близкие, родственные)

3.5.1 Местонахождение оригиналов

ЦЕЛЬ: Идентифицировать хранилище, учреждение или лицо, где хранятся оригиналы, в том случае, если единица описания представляет собой репродукцию.

ПРАВИЛО: Если единица описания представляет собой репродукцию, а держателем оригиналов документов является другое хранилище, учреждение или лицо, то следует указать название хранилища, учреждения или имя и фамилию лица, если информация не является конфиденциальной. Указать также любые идентифицирующие номера и другую информацию, которые могут помочь установить местонахождение оригиналов документов. Если известно, что оригиналов не существует, записать эту информацию.

Примеры:

Оригинал в Национальном архиве Канады, С2358 Оригиналы уничтожены после микрофильмирования, 1981 Оригиналы хранятся в Обществе друзей Ньюкасла-на-Тине (доступ с разрешения Секретаря Общества).
Оригиналы в штаб-квартире, Национальный архив Малайзии

3.5.2 Наличие копий

ЦЕЛЬ: Указать наличие и местонахождение копий единицы описания

ПРАВИЛО: Если данная единица описания имеется в наличии в другом учреждении или где-либо в другом месте и существует в другом формате, следует дать эту информацию. Указать другой формат вместе с любыми номерами учета, а также местонахождение этого материала.

Примеры:

Дневники и переписка имеются также на микрофильме Фильмы (пленки) имеются в наличии на видеокассете

3.5.3 Смежные единицы описания

ЦЕЛЬ: Идентифицировать смежные единицы описания в том же хранилище

ПРАВИЛО: Если данная единица описания состоит из материала, который имеет прямую и важную связь с другой единицей описания, отметить эту связь. При этом уместно воспользоваться общими вводными фразами. Если данная смежная единица описания является архивным справочным средством (НСА), последует обратиться к элементам описания, приведенным в разделе 3.4.6 СПРАВОЧНЫЕ СРЕДСТВА (НСА), чтобы сделать соответствующую ссылку.

Примеры:

Здесь же находятся многочисленные средневековые счета, схожие с теми, которые хранятся в Е101 и SC6.
Другие документы, относящиеся к имуществу королевы находятся в LR5.
Смежные серии документов находятся в исходящей переписке офиса Генерального менеджера.
См, также дела, относящиеся к экспорту и торговле каучуком:
Экспорт каучука – S116/15, Экспорт каучука в Италию и Францию – Н.С.О.288/15; Отгрузка каучука с одобрения Комитета по экспорту каучука – S388/15; Сельскохозяйственный бюллетень -Misc.390/15; Экспорт каучука в Канаду – S402/15;
Погрузка каучука: 7 тонн от компании «Харрисон и Кроссфилд» к месту назначения-«Алкан и Ко», Париж, нюнь – 5938/15; Отгрузка каучука в Нью-Йорк от 6.9.1915 -Н.С.О.1981/15.

3.5.4 Родственный материал

ЦЕЛЬ: Идентифицировать в других хранилищах наличие родственных материалов, связанных сданной единицей описания принципом происхождения.

ПРАВИЛО: Если материал в другом хранилище связан по происхождению с данной единицей описания, то следует дать информацию об этом родственном материале и его местонахождении.

Примеры:

Фонды Эрнста Баклера хранятся в госархиве Нова-Скотиа.
Дела, относящиеся к торговле, таможне, акцизным сборам, размерам поставок и др. вопросам экспорта каучука, находятся также в филиале Национального архива Малайзии.

3.5.5 Отметка об издании документов

ЦЕЛЬ: Идентифицировать любые публикации, подготовленные на основе использования, изучения или анализа данной единицы описания.

ПРАВИЛО: Записать информацию о всех публикациях, подготовленных на основе использования, изучения или анализа данной единицы описания.

Пример:

Фолианты 23-24 опубликованы в «Хронике... «под ред. Т. Степлтона (1849), стр. 176-182.
 3.6 Примечания

ЦЕЛЬ: Указать информацию, которую нельзя было поместить в других разделах.

ПРАВИЛО: Записать важную, специальную или другую информацию, не нашедшую отражения ни в одном из вышеперечисленных разделов.


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^